Недавно к нам обратился клиент с запросом на автоматизацию этого процесса. Задача звучала так: за день до наступления срока оплаты система должна автоматически отправлять письмо клиенту и его персональному менеджеру. В письме обязательно должны указываться номер, дата и сумма УПД, а также крайний срок оплаты.
Рассказываем, как мы реализовали этот функционал в 1С:ERP, с какими скрытыми ограничениями типового функционала столкнулись и как их решили.
Этап 1. Базовая настройка почты и оповещений
Любую автоматическую рассылку мы начинаем с фундамента.
Настройка почтового сервера: Внесли учетные данные корпоративной почты в 1С:ERP и ограничили права профиля только на отправку сообщений (в целях безопасности).
Создание групп и видов оповещений: Сформировали группу рассылки и создали вид оповещения. За основу взяли типовой шаблон «Приближение плановой оплаты».
Казалось бы, стандартный функционал 1С позволяет решить задачу «из коробки». Но на практике мы столкнулись с рядом нюансов, которые потребовали вмешательства программиста.
Этап 2. Доработка шаблона: борьба за корректные данные
Типовой шаблон «Приближение плановой оплаты» не смог корректно вытащить из документа реализации нужные нам реквизиты (дату, сумму и контрагента в привязке к УПД). Сообщения просто не формировались.
Нам пришлось решить три нестандартные задачи:
Задача № 1. Выгрузка данных по УПД
Чтобы в теле письма автоматически подставлялись точные данные по Универсальному Передаточному Документу (сумма, дата, номер), мы написали небольшую доработку, которая «подтягивает» эти реквизиты напрямую из графика оплаты и документа-основания.
Задача № 2. Правильный номер документа для клиента
В 1С номер документа «Реализация» и номер «Счет-фактуры» отличаются. При формировании УПД клиенту присваивается номер счета-фактуры. Если бы мы оставили стандартную логику, клиент получил бы письмо с непонятным внутренним номером реализации. Программист доработал шаблон так, чтобы в текст письма подставлялся именно «внешний» номер счета-фактуры/УПД, который знаком клиенту.
Задача № 3. Защита от «спама» при консолидации заказов в одну реализацию
В практике 1С:ERP часто встречается сценарий: менеджер формирует один документ «Реализация» на основании сразу нескольких «Заказов клиентов», у которых изначально были разные сроки оплаты. Однако при переносе данных в итоговый документ реализации, в графике оплаты эти суммы выстраиваются на одну и ту же дату.
Из-за этой особенности типовой механизм оповещений «видел» несколько строк графика на одну дату и генерировал по отдельному письму на каждую сумму, даже если документ реализации был один.
Чтобы не спамить клиента и менеджера тремя одинаковыми письмами, мы внедрили алгоритм агрегации. Теперь система «понимает», что это один документ, суммирует раздробленные платежи с одинаковой датой и формирует одно аккуратное письмо с итоговой суммой к оплате.
Этап 3. Запуск автоматизации (регламентные задания)
Чтобы система работала как часы без участия человека, мы настроили цепочку из трех регламентных заданий:
Анализ графиков оплаты. Система ежедневно сканирует базу и выявляет, у кого завтра наступает срок платежа.
Формирование данных для оповещений. На основе анализа создаются черновики писем с подтянутыми суммами и номерами УПД.
Отправка и получение писем. Финальный этап, который физически рассылает сформированные уведомления по email.
Важный нюанс: гигиена данных в 1С
Хочется обратить внимание коллег на одну деталь, о которой часто забывают. Для корректной работы рассылки критически важно, чтобы в карточках Контрагентов и Пользователей (менеджеров) были заполнены адреса электронной почты. Если email не указан, письмо просто не уйдет. Мы рекомендуем внедрить правило: не заводить нового клиента или не допускать сотрудника к работе, пока его контактные данные не внесены в систему.
Запишитесь на консультацию по автоматизации бизнес-процессов
Оставьте контакты и наши менеджеры с вами свяжутся:
Итоги проекта
В результате клиент получил полностью автономный механизм контроля дебиторской задолженности.
Менеджеры избавлены от рутины и ручной сверки таблиц в Excel.
Клиенты получают вежливые и прозрачные напоминания с точными реквизитами УПД.
Финансовый отдел видит, что деньги поступают точно в срок, а кассовые разрывы сокращаются.
Нужна помощь с автоматизацией учета, настройкой рассылок или доработкой типового функционала 1С? Свяжитесь с нами, и мы подберем оптимальное решение для вашего бизнеса!
Реклама: ООО «Трио», ИНН 6322039268, erid: 2W5zFGg5XBP
