Как оформить и оплатить однодневную командировку в 2025

Что такое однодневная командировка
Однодневная командировка — это поездка по рабочим вопросам, которая начинается и заканчивается в течение одного дня. Сотрудник выезжает из места постоянной работы, выполняет необходимые задачи в другом месте и возвращается в тот же календарный день, даже если это командировка в другое государство.
Длительность командировки определяют именно по дате и времени отправления транспорта к месту командирования и дате и времени прибытия обратного транспорта. Поэтому командировка, которая затрагивает разные даты, будет считаться двухдневной, даже если она продолжалась меньше 24 часов. Например, сотрудник отправился на поезде из Москвы в Тверь 30 января 2025 года в 23:45, а поездом Тверь — Москва вернулся в столицу 31 января 2025 года в 15:15.
Через сервис Trivio вы можете подобрать удобные рейсы, комфортабельные отели без скрытых комиссий и получить отчетность по поездкам
Как оформить однодневную командировку: пошаговая инструкция
Оформляют однодневную командировку так же, как и многодневную:
Шаг 1. Издайте приказ о направлении в командировку. Форма приказа — произвольная или унифицированная T-9 или Т-9а.
В приказе о командировке укажите ФИО и должность работника, куда, на какой срок и зачем он едет. Если есть другие важные детали, например, кто оплачивает поездку или из какого источника финансирования, тоже укажите их.

Скачать шаблон приказа на командировку.
Зарегистрируйте приказ в журнале регистрации. Отдельный журнал для приказов на командировки можно не вести. Их можно объединить в одну книгу вместе, например, с приказами на отпуск, так как у них одинаковый срок хранения — 5 лет (ст. 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Но если речь идет о командировке сотрудника, который работает на вредной или опасной работе, то такой приказ нужно зарегистрировать в журнале с приказами, срок хранения которых — 50 и 75 лет.
Шаг 2. Получите согласие сотрудника на командировку, если планируете командировать:
родителей-одиночек с детьми до 5 лет;
матерей с детьми до 3 лет;
инвалидов;
лиц, ухаживающих за инвалидами;
родителей детей до 14 лет (при отсутствии второго родителя, его вахтовой работе или мобилизации);
родителей троих и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14;
на выходные дни.
Также сообщите работнику о праве отказа.
Шаг 3. Выдайте сотруднику аванс на командировочные расходы наличными из кассы предприятия или перечислите деньги на карту. Основание для аванса — приказ о командировке или заявление работника. Обязанность работодателя — взять на себя все расходы, связанные с командировкой. В случае с однодневной поездкой по России из числа командировочных расходов исключаются суточные. При однодневных загранкомандировках работодатель обязан выплатить половину нормы суточных (п. 20 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Какую сумму выдать, также зависит от того:
1. Как решен вопрос с проездом. Если билеты оплачены работодателем заранее, то на проезд деньги не выдавайте.
С Trivio компании экономят время на оформление поездок. Не нужно искать билеты по разным сайтам: сервис предлагает 500+ авиакомпаний и более 2,5 млн объектов размещения.
Синхронизация с учетными программами позволяет бухгалтеру быстро получать закрывающие документы.
2. Какие задачи у сотрудника в командировке, могут ли ему понадобиться деньги для решения рабочих вопросов в поездке.
Шаг 4. Сделайте отметку в табеле. Если используете унифицированную форму Т-12 или Т-13 день поездки обозначьте символом «К» или кодом «06». Если командировка пришлась на выходной, то кодами «РВ» или «03».
Шаг 5. Получите от командированного документы, подтверждающие траты, и авансовый отчет с расчетом суммы к доплате или возврату.
Удобные командировки для каждого
Помогаем оформлять деловые поездки быстро и выгодно

Как оплатить командировку на один день
Командировку в будни даже на один день нужно оплачивать исходя из среднего заработка работника (ст. 167 ТК) за предшествующие 12 месяцев.
Например, Петрова едет в командировку 7 февраля 2025 года. В расчет пойдет ее зарплата за февраль 2024 года — январь 2025 года.

Если командировка выпала на выходной или нерабочий праздник, то вместо среднего заработка работнику положена двойная оплата рабочего времени или одинарная с последующим предоставлением отгула (ст. 153 ТК).
Оплата дня командировки подпадает под удержание НДФЛ и обложение страховыми взносами. Ставка НДФЛ в отношении оплаты командировки подчиняется общим правилам прогрессивной шкалы НДФЛ и зависит от суммы заработка командированного с начала года:
Доход с начала года, рублей | Ставка, % |
До 2 400 000 | 13 |
2 400 000 — 5 000 000 | 15 |
5 000 000 — 20 000 000 | 18 |
20 000 000 — 50 000 000 | 20 |
Более 50 000 000 | 22 |
На сумму оплаты за однодневную командировку работодатель начисляет:
страховые взносы на травматизм по тарифу, установленному в компании;
страховые взносы по единому тарифу, а также дополнительные страховые взносы, если сотрудник работает на вредном или опасном участке. Ставка взносов по единому тарифу — 30%, пока доход работника с начала года не достигнет 2,759 млн рублей. После лимита ставка снижается до 15,1%.
Если однодневная командировка проходила за пределами России, и сотрудник получил суточные, то с суммы, которая превышает 2 500 рублей, нужно удержать НДФЛ (ст. 217 НК), а также начислить на нее страховые взносы (ст. 422 НК).
При оформлении и оплате однодневной командировки есть нюансы, которые необходимо знать бухгалтеру. Неправильно составленные документы, ошибки в расчетах и несоблюдение требований закона могут привести к доначислению НДФЛ, страховых взносов и штрафам. Упростить работу бухгалтера и сэкономить время помогает сервис Trivio: интеграцию с любыми учетными системами можно подключить всего за 5 минут. Если вы работаете в программах «1С:Бухгалтерия» или ERP, загрузка всех данных по оформленным услугам и формирование авансового отчета происходит автоматически. Все документы вы получаете в нужном формате и в установленный срок. Интеграция с 1С:ЗУП позволяет синхронизировать список сотрудников и создавать структуру компании всего в пару кликов.
Управляйте командировками с Trivio: устанавливайте лимиты стоимости билетов, проживания, трансферов и такси, настраивайте исключения для руководителей, вносите коррективы в план поездки круглосуточно. Наша поддержка 24/7 поможет оперативно сдать или обменять билеты, перенести бронирования отелей и подобрать удобные стыковочные рейсы.
Простая бухгалтерия для командировок
Автоматизируйте документооборот с удобным сервисом

Реклама: АО «Тривио», ИНН 7713459640, erid: 2W5zFJYSBzx
Комментарии
4А как быть с командировками в выходные? Учитывая, что выплата двойной оплаты рабочего времени предусмотрена по ТК, не возникает ли путаницы в расчетах, если человек работает в выходной день и еще в командировке?
Время, отработанное в командировке, обозначается в табеле кодом «К» или «06» без указания отработанных часов. Если дни работы в командировке сотрудника пришлись на выходной день или нерабочий праздничный день, это время дополнительно отмечайте в табеле кодом «РВ» или «03». Работа в такие дни должна оплачиваться в повышенном размере.
Как работу в выходной или праздник с соответствующей оплатой следует отмечать в табеле и день выезда в командировку или приезда из нее, если он совпал с выходным или нерабочим праздничным днем (решение ВС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ2002-663).
Не понял, почему суточные не положены при поездке по России?
Суточные нужны, чтобы компенсировать проживание и питание работника вне дома. Для однодневных командировок по России такая выплата не предусмотрена законом. Но работодатель может по собственному решению выплатить сотруднику вместо суточных компенсацию за однодневную командировку. Размер компенсации определяется коллективным договором или локальными нормативными актами (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в ред. от 01.03.2023, ст. 168 ТК).