Менеджмент

Советы консультанта: Меняем оргструктуру

Способность своевременно диагностировать проблемы и провести преобразования структуры компании во многом определяет успешность того или иного менеджера. Но как можно изменить структуру, складывавшуюся годами и ставшую привычной для сотрудников?
2,6 тыс. 1,1 тыс.

Чарльз Дарвин как-то написал: “В изменяющихся условиях выживают те организмы, которые демонстрируют наиболее благоприятные изменения”. Это утверждение вполне справедливо и для бизнеса. Способность своевременно диагностировать проблемы и провести преобразования структуры компании во многом определяет успешность того или иного менеджера. Но как можно изменить структуру, складывавшуюся годами и ставшую привычной для сотрудников? А главное — как понять, что эти изменения необходимы и без них нельзя эффективно работать и реализовывать стратегию?

Организационная структура в классическом определении — это графическое изображение связей между подразделениями и сотрудниками компании. Однако за квадратиками и стрелочками скрывается целая система взаимоотношений, определяемая регламентами и процедурами. Как часто приходится видеть компании, в которых каждый шаг описан инструкциями, положениями и приказами. Однако если при необходимости любое правило может быть изменено простым звонком руководителю, то эффективность всей системы процедур весьма сомнительна. В немногих организациях существуют “правила игры” для всей компании — единые и обязательные для всех.

В некоторых случаях из-за “исторического развития” организационной структуры в компаниях может существовать банальное дублирование функций. Следует оговориться, что иногда это дублирование сознательно поддерживается руководителями для проверки результатов. Однако в большинстве случаев дублирование происходит случайно — просто кто-то через несколько месяцев случайно узнает, что в соседней комнате делают то же самое, возможно, в несколько иной форме. Или не узнает.

Организационная структура может стать препятствием для реализации стратегических задач. Если не работает какое-либо направление — проанализируйте причины: может быть, у человека, который призван развивать это направление, слишком много времени отнимает основная работа и ему просто некогда уделять время чему-нибудь другому. Да и при оценке его деятельности он всегда найдет оправдание, почему это не получилось. Можно провести аналогию с книжным магазином: вы не продадите много букинистических книг, если они будут лежать на полке вместе с новыми. Хотите их продавать — создайте букинистический отдел. С другой стороны, во многих организациях это понимают буквально, что приводит к росту количества сотрудников, а не к эффективности бизнеса. Ведь создать отдел просто, а вот сократить его потом будет значительно сложнее. Образование новых подразделений должно проходить на основе бизнес-планов и корпоративной стратегии компании.

Иногда сотрудники компании просто не подозревают, что какие-то процессы могут быть организованы более рационально и, проведя преобразования, можно значительно повысить эффективность, а в некоторых случаях и вообще перераспределить функции сотрудников или целых подразделений. Например, на одном из российских заводов в течение пяти лет существует отдел из пяти человек, который занимается только тем, что регулярно готовит довольно трудоемкий отчет для московского офиса компании, владеющей этим заводом. В течение последних двух лет на этот отчет в московском офисе никто не смотрел, а сотрудники завода никогда не интересовались, почему они в течение этих двух лет не получали никаких вопросов и комментариев к их отчету.

Как понять до появления финансовых признаков ухудшения ситуации, что пришло время менять структуру? Прежде всего, по таким факторам, как мнение персонала об их удовлетворенности условиями труда. Не секрет, что рост текучести кадров объясняется и проблемами структурирования организации. Иногда полезно провести опрос персонала — комфортно ли им работать в существующей структуре, довольны ли они процедурами, существующими в компании, или считают их бесполезной тратой времени, быстро ли принимаются решения в компании и что, по мнению сотрудников, можно усовершенствовать для более эффективной работы. Понятно, что опрос чаще всего служит лишь подтверждением определенных подозрений и грамотный менеджер может и без опроса понять настроения в коллективе, общаясь с персоналом или наблюдая скорость и качество выполнения собственных поручений.

В некоторых случаях для определения необходимости изменений, особенно в отношении тех подразделений, которые непосредственно общаются с клиентами, полезно узнать мнение клиентов об их опыте взаимодействия с организацией. Например, удобно ли клиенту открывать депозит на первом этаже, а закрывать его на втором, как это организовано в одном из московских банков? Как вы правильно понимаете, пластиковую карточку в этом банке клиент получает на третьем этаже. Подобные несовершенства организационной структуры и бизнес-процессов можно выявить и без опроса клиентов, диагностировав их собственными силами или воспользовавшись услугами внешних экспертов.

Многие изменения структуры носят качественный характер и оценить экономический эффект от их проведения сложно. Однако по некоторым преобразованиям можно посчитать прямой экономический эффект от их внедрения, например по проведению централизации или децентрализации функций, по продаже непрофильных активов, по использованию сторонних организаций для выполнения работ и т. д. Чем точнее будет моделирование сценариев изменений, тем больше шансов провести преобразования и получить согласие всех заинтересованных сторон на проведение преобразований, ведь такая математика — это очень сильный аргумент.

Итак, мы привели некоторые основные проблемы построения структуры, которые руководитель любой компании должен вовремя продиагностировать и понять необходимость их усовершенствования. Кроме того, мы определили, когда следует проводить преобразования. В следующей статье мы расскажем об основных правилах, которым желательно следовать при проведении изменений организационной структуры.

Евгений Логовинский
Анна Тимошина

Авторы — менеджер “ПрайсуотерхаусКуперс”, кандидат экономических наук, младший менеджер “ПрайсуотерхаусКуперс”

Начать дискуссию

НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

За уклонение от исправительных работ будут чаще сажать под стражу

Минюст разработал законопроекты, регулирующие вопрос заключения под стражу осужденных, которые уклоняются от принудительных работ.

«Утренний бухгалтер» № 5608. Будут изменения по имущественным налогам

Законопроект уже внесен в думу.

Лучшие спикеры, новый каждый день
УСН

⚡ Срочное разъяснение ФНС: как заполнить уведомление о переходе на УСН

В форме 26.2-1 ювелиры должны ставить код налогоплательщика — 4 но можно и 3.

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
8
257
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
349

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

130

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

3
176

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

186
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
139

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
278
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

3
83
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Интересные материалы

НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.