Большинство компаний ищут пути снижения своих издержек. Основной вопрос, который стоит перед руководителем – какие расходы можно сократить без ущерба для рабочего процесса?
Одна из затратных статей, которую можно безболезненно уменьшить на 30-60%, это расходы фирмы на сотовую связь. На деле многие руководители не используют эту возможность. Причины – запутанность тарифных предложений операторов, сложность учета, а главное - незнание инструментов, которые созданы для решения подобных задач.Давайте рассмотрим, какие шаги нужно предпринять, чтобы построить правильную систему управления корпоративной сотовой связью.
Во-первых, необходимо установить правила, по которым будут осуществляться расчеты между организацией и сотрудниками. Другими словами, нужно решить, какие из услуг оплачивает организация, а какие – сам работник. Разделение расходов может быть организовано на разных принципах:
1. Компания устанавливает лимит компенсации расходов по каждому сотруднику. Сумму в пределах лимита оплачивает организация, сверх лимита – сотрудник.
2. Компания оплачивает звонки, совершенные по служебной необходимости, личные звонки оплачивает работник.
3. Предприятие оплачивает переговоры, произведенные в рабочее время.
Во-вторых, необходимо заказать у оператора связи ежемесячную рассылку детализированного счета на e-mail. Детализация - подробная расшифровка всех звонков и других услуг по каждому номеру в электронном виде.
Наконец, важно организовать ежемесячную, системную работу с полученными счетами: анализ данных, проведение взаиморасчетов с сотрудниками, включение данных в бухгалтерскую отчетность.
Итак, перейдем к рассмотрению тех способов и механизмов, которые позволяют решить задачу снижения корпоративных мобильных расходов:
1. Установление контроля над звонками и другими услугами сотрудников, а также назначение простых и понятных правил для взаиморасчетов, будет поощрять работников использовать мобильную связь именно в производственных, служебных целях. При этом предприятию не нужно будет оплачивать личные звонки сотрудников и другие услуги (например, сообщения на «короткие» номера).
2. Расходы на связь в производственных целях, подкрепленные соответствующими документами, могут и должны быть списаны на затраты предприятия и соответственно уменьшать налоговую нагрузку на фирму. В соответствии с п.1 статьи 252 НК, письмом Минфина от 27 июля 2006 г. №03-03-04/3/15, письмом Минфина от 5 июня 2008 г. №03-03-06/1/350, для того, чтобы обосновать отнесение затрат на служебную связь к прочим расходам, достаточно подготовить следующие документы:
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- приказ руководителя об утверждении перечня должностей работников, которые в силу исполнения ими обязанностей используют сотовую связь, при необходимости можно указать суммы ежемесячных лимитов;
- если расчеты с сотрудниками построены по принципу разделения служебных и личных переговоров – детализированные счета оператора связи с выделением служебных звонков
3. Выбор наиболее выгодного тарифного плана и подключение дополнительных услуг, подходящих для конкретного телефонного номера. Операторы постоянно вводят новые тарифы, опции, проводят всевозможные маркетинговые акции для привлечения абонентов. Грамотное использование всех этих услуг позволяет значительно сократить расходы на связь. Главная сложность – оптимальные тарифы и опции для разных абонентов даже внутри одной организации серьезно отличаются, и их разбор «вручную» почти невозможен. Здесь нужно довериться специализированным программам, которые вычислят оптимальный тариф, основываясь на статистике звонков за прошлые периоды.
В последние два года на рынке появились несколько компьютерных программ, которые позволяют свести к минимуму количество ручного труда при обработке электронных детализаций. Сравним несколько популярных решений. Все описанные ниже программы «умеют» читать детализированные отчеты за сотовую связь разных форматов, позволяют вести адресную книгу, делать разнообразные выборки и отчеты, создавать правила лимитов и компенсаций для разных групп абонентов. Рассмотрим характерные особенности каждой из них.
«Анализатор счета» – программный комплекс, который предлагает своим корпоративным клиентам компания «Билайн». Единственное в России решение непосредственно от оператора связи. Программа написана на базе 1С внедренческим центром «РАРУС», выпущена в 2007 году.
Преимущества:
- позволяет загружать данные непосредственно с сервера оператора, без промежуточного заказа детализированных отчетов;
- осуществляет обмен данными с типовыми конфигурациями «1С: Зарплата и кадры 7.7», «1С: Зарплата и управление персоналом 8», «1С: Бухгалтерия 7.7», «1С: Бухгалтерия предприятия 8»;
- позволяет рассылать отчеты для ознакомления сотрудникам по электронной почте.
Недостатки:
- работает только с детализациями «Билайн»;
- требуется установка MS SQL сервера;
- нет функции подбора оптимальных тарифных планов;
- высокая цена – от 1000 до 8000 рублей в месяц, в зависимости от количества номеров в организации;
- низкая скорость работы.
«Анализ расходов на мобильную связь».Выпущен компанией Mtsoft в 2007 году
Преимущества:
- бесплатная версия поддерживает до 10 телефонных номеров;
- работает с большинством форматов детализаций;
- может хранить данные в нескольких базах;
- позволяет строить графики расхода средств;
- стоимость – 5000 руб. независимо от количества номеров.
Недостатки:
- нет функции подбора оптимальных тарифов.
Корпоративная версия программы «Tarifer». Разработана компанией Tarifer.ru и запущена в коммерческую эксплуатацию в середине 2008 года, но несмотря на «юный» возраст, обладает, пожалуй, наибольшим функционалом.
Преимущества:
- поддерживает наибольшее число форматов детализаций операторов РФ и Украины;
- позволяет вычислять оптимальные тарифные планы и опции по каждому номеру. База данных тарифов обновляется ежедневно;
- содержит базу междугородних и международных кодов и кодов операторов связи, благодаря которым автоматически определяется направление звонка, можно строить отчеты по МГ и МН связи;
- обладает наибольшей скоростью загрузки детализаций и построения отчетов;
- стоимость – от 100 до 900 рублей в месяц (в зависимости от количества номеров);
- позволяет строить произвольные выборки и отчеты (содержит мастер построения отчетов).
Недостатки:
- бесплатная версия для частных лиц обладает урезанным функционалом и ограничением в 5 номеров.
Построение грамотной и экономически эффективной корпоративной связи не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное в этом деле - понимание основ бухучета, использование современных инструментов, и …желание добиться успеха!
Начать дискуссию