Как известно, время – деньги. В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле.
Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?
Справка
| Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой1. |
Правовая основа
Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:
Фрагмент документа
Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки» 2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. |
Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются также некоторые международные конвенции, участницами которых выступает Россия. Так, в Будапештской конвенции о договоре перевозки грузов по внутренним водным путям (КПГВ) от 22.06.2001 г. установлено, что подпись грузоотправителя на транспортном документе может быть проставлена от руки, в виде факсимильной печати, пробита или проштемпелевана, проставлена в виде символов или нанесена при помощи любого другого механического или электронного средства, если это не запрещается законодательством государства, где выдается транспортный документ.
Когда можно использовать факсимиле
Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.
Использование факсимиле при заключении договоров
Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:
Фрагмент документа
Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки» 1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. |
Судебно-арбитражная практика
Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007 Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений. В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом. В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений. |
Аналогичная позиция изложена в определении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.02.2008 г. по делу № 653/08, которая в силу правил ст. 16 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации является обязательной при проверке кассационной инстанцией законности обжалуемых судебных актов.
Проиллюстрировать данную ситуацию также можно следующим примером.
Пример 1
ООО «Ромашка» сдало в аренду ООО «Арго» нежилое помещение. При этом между сторонами был подписан договор аренды, а также составлен акт приема-передачи помещения. Когда срок договора закончился, стороны решили его пролонгировать, при этом было заключено дополнительно соглашение о повышении ставки арендной платы. ООО «Арго» заключило указанное соглашение путем проставления факсимиле (при этом в соглашении не было предусмотрено использование факсимиле) и продолжило платить аренду по старой ставке. В связи с тем, что нарушаются условия договора, ООО «Ромашка» подало в суд на арендатора, требуя взыскания неоплаченной части аренды. Тем не менее требования арендодателя удовлетворены не были по причине отсутствия оригинальной подписи арендатора. Суд признал дополнительное соглашение об установлении более высокой арендной ставки незаключенным в связи с несоблюдением письменной формы сделки. |
Случаи принятия судами противоположного решения имеют место, но это лишь редкое исключение из правил. Так, некоторые суды полагают, что если получен договор, подписанный факсимильным способом, и при этом контрагент его безоговорочно акцептовал (то есть выполнил определенные встречные обязательства), то это означает его согласие на проставление факсимиле и на все условия данного договора. Кроме того, если ни одна из сторон не заявляет о недействительности договора по причине использования факсимиле, то это должно означать, что в данном вопросе достигнуто согласие, хотя и отсутствует письменное соглашение. Следовательно, договор заключен и влечет правовые последствия.
Судебно-арбитражная практика
Постановление ФАС Московского округа от 25.06.2007 г. по делу № КГ-А40/5478-07 Арбитры указали на пункт 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика, проблема снимается. Кроме того, необходимо учитывать специфику отношений между контрагентами. Постановление ФАС ДО от 03.05.2007 г., 25.04.2007 г. № Ф03-А51/07-2/893 по делу № А51-13268/2006-24-417 На спорных документах имелась подпись продавца, выполненная путем факсимиле, которое, как подчеркнул суд, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи и использование которого допускается в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. В этой связи суд пояснил, что в рассматриваемом случае использование факсимильной подписи было обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в т.ч. и географической отдаленностью участников сделки, что, по мнению суда, не противоречило названной норме ГК Р |
Использование факсимиле при совершении иных сделок
Вышеуказанные условия использования факсимиле касаются договоров, заключенных в письменной форме. Но как быть при совершении других сделок?
Руководствуясь той же статьей ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в законе либо ином нормативном акте. Так, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 г. по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).
К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что само по себе обязывает подписывать доверенность лично руководителем.
Итак, если о применении факсимиле в гражданско-правовых отношениях правовая позиция отражена более ярко, то о его использовании в отношениях, не регламентированных гражданским законодательством, прямо ничего не говорится.
Ведь согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.
При этом действовать в рамках закона возможно, руководствуясь общепринятым принципом «все, что не запрещено – разрешено», не допуская расширительного толкования правовых норм. В данном случае в нормативно-правовых актах зачастую дается прямое указание на содержание в документе личных подписей ответственных лиц.
Так, согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в письме от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.
Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива.
Судебно-арбитражная практика
В постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 г. № Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п. 6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС. Однако ФАС ДО в своем постановлении от 21.02.2007 г., 14.02.2007 г. № Ф03-А73/06-2/5431 по делу № А73-2444/2006-16 придерживается прямо противоположной позиции: как разъяснил суд, действующим законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относятся счета-фактуры, поскольку являются первичными документами, подтверждающими обоснованность применения налогового вычета. ФАС ЗСО в постановлении от 29.01.2007 г. № Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу № 23-1356/05 придерживается примерно аналогичной позиции. При этом суд установил, что часть изображений подписей руководителей некоторых юридических лиц на счетах-фактурах была нанесена при помощи клише высокой печати (факсимиле). Сославшись, в частности, на ст. 160, а также на п. 3 ст. 2 ГК РФ, суд разъяснил, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В определении ВАС РФ от 02.06.2008 г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков. |
Кроме того, нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 Трудового кодекса. Руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.
Согласно установленным нормам российского законодательства, а также в соответствии с судебной практикой факсимиле нельзя ставить на векселе. Данная норма установлена пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 г. № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 г. № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом.
Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.07.1997 г. № 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации), но в нормативном порядке иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.
Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.
Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.
В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 г. № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.
А в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 г. № 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».
Инструкция Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим указанием Банка России от 21.06.2003 г. № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.
На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г. № 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.
Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.
Как избежать неблагоприятных последствий
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.
Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.
Мнение
Елена Юсипова, заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией: Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде. Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью. Исходя из личного опыта многолетней работы с документами в крупных компаниях, могу сказать, что необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен. Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах. Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом. Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства. Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).
|
Начать дискуссию