Клерк.Ру

Навыки дружбы со временем

Когда мы плывем на лодке по реке, можем ли мы управлять рекой? Точно так мы не можем управлять временем. Мы можем дружить со временем и управлять собой. Большинство людей счастливы и живут в гармонии с собой тогда, когда им не приходится выбирать, чем пожертвовать. Человек, эффективно использующий свое время, лучше работает и отдыхает, а также получает больше положительных эмоций от хобби, встреч и общения с близкими.

Когда мы плывем на лодке по реке, можем ли мы управлять рекой? Точно так мы не можем управлять временем. Мы можем дружить со временем и управлять собой. Так из ситуации выбора «или/или» (семья или работа, успех или счастье, работа или учеба) вы перейдете к варианту «и/и». Большинство людей счастливы и живут в гармонии с собой тогда, когда им не приходится выбирать, чем пожертвовать. Человек, эффективно использующий свое время, лучше работает и отдыхает, а также получает больше положительных эмоций от хобби, встреч и общения с близкими.

1. Приоритеты: время продуктивное и непродуктивное

Есть хорошо известная матрица Эйзенхауэра, или так называемая «матрица приоритетов». Она предполагает разделение задач по двум осям — срочное и важное. Но как именно определять, что именно является срочным и важным? Вот один из вариантов интерпретации.

Важное — то, что одновременно значимо для результатов и сложно в исполнении.

Например, вам необходимо пригласить партнера компании на празднование юбилея фирмы. Повлияет ли текст приглашения на результаты бизнеса? Нет. Следовательно, вы можете поручить секретарю составить такое приглашение. Другой вариант: необходимо написать письмо дистрибьютору с сообщением о повышении цен на следующий год, причем важно сохранить с ним позитивные отношения. Может ли письмо повлиять существенно на бизнес? Да. Сложно ли это? Да. Поэтому вы будете делать это сами.

📌 Реклама
Отключить

Срочное. При определении срочности большинство людей учитывают только удаленность срока, к которому необходимо выполнить задачу, а также время на ее реализацию. Этого недостаточно. Нужно такжеучитывать длительность других дел, которые запланированы у вас на данный период, а также свободное время других людей, если их помощь или информация понадобятся вам для реализации задачи.

Таким образом, ситуация может выглядеть примерно так. Сегодня 15-е число, а к 25-му вам необходимо подготовить отчет. Время на подготовку отчета — 5 рабочих часов. Срочное ли это дело?

  • A. Несрочное, так как у вас нет других запланированных дел с точным сроком исполнения.
  • Б. Срочное, так как 17-го вы уезжаете в командировку, и у вас не будет возможности готовить отчет.
  • B. Срочное, так как для подготовки отчета вам необходимо 2 часа времени аналитика, который сможет поработать с вами только 16-го числа.
Такая схема оценки срочности задачи будет значительно более эффективной, чем просто расчет длительности дел.

📌 Реклама
Отключить

2. Как делегировать, если делегировать некому?

Первое, о чем говорят на тренингах по тайм-менеджменту — делегируйте все неважное, оставляя себе только наиболее важные дела. Однако что делать, если делегировать работу некому или все подчиненные перегружены?

В течение дня, недели или месяца у нас есть время продуктивное и непродуктивное. Степень продуктивности времени могут определять разные факторы: биологические часы, степень усталости, цейтнот, шум, привычный рабочий ритм, время в дороге и пр.

Идея здесь проста: в наиболее продуктивное время планируйте дела самой высокой важности. Чем ниже продуктивность, тем ниже степень важности планируемых дел. Такой подход избавит вас от необходимости делегировать менее важные дела.

Иными словами:

  1. Определите критерии продуктивности своего времени.
  2. Научитесь определять приоритет (важность) основной массы своих дел.
  3. Распределите дела в прямой зависимости: важность дела — продуктивность времени.
  4. Регулярно отслеживайте эффективность системы.
3. Запланированное и стихийное время

📌 Реклама
Отключить

Запланированное время — время, в течение которого только вы влияете на то, чем вы заняты:

  • вы — бухгалтер и понимаете, что в эти часы сотрудники не будут обращаться к вам с вопросами или задачами;
  • вы — менеджер по подбору персонала, и эти часы вы выделили для просмотра накопленных резюме;
  • вы — руководитель, и весь сегодняшний день вы отвели на корректировку бизнес-плана;
  • вы — дома и хотите приготовить праздничный ужин: ничто вас не отвлекает, никого рядом нет;
  • вы решили дочитать сегодня нужную книгу и заранее договорились с супругой или супругом, что он(а) возьмет на себя ужин и детей.
Стихийное время — время, в течение которого занятость зависит не от вас, а от других людей и/или обстоятельств:

  • входящие звонки от коллег или клиентов;
  • вы решаете сложную или конфликтную ситуации и не можете спрогнозировать затраты времени;
  • вы подбираете персонал: интервью может длиться десять минут или полчаса, если кандидат вас заинтересовал;
  • вы убираете дом, а вокруг вас вертится маленький ребенок с постоянными просьбами.
Чтобы понять, какими видами времени вы располагаете, сделайте «фотографию» своего времени — не только рабочего, так как личное время можно планировать по тем же принципам. Чем больше срок замера (день, неделя, месяц, тем больше всего учтете и будет лучше результат.

📌 Реклама
Отключить

Как использовать это знание::

  1. Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период, который относится к запланированному времени. Если ваш восьмичасовой рабочий день состоит из двух типов времени 50/50, то вы можете жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. В остальные 4 часа лучше выполнять резервные дела, которые можно сделать в любое время. Аналогичный принцип распространяется и на личное время.
  2. Лучшую эффективность и удовлетворенность делами дает уменьшение процента стихийного времени в пользу увеличения запланированного.
Достичь увеличения запланированного времени можно, например, так:

  • распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум стихийных факторов приходились на строго определенные часы, а все остальные дела, на которые влияете только вы — на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временная закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня) или вы можете повлиять на свои «приемные часы»;
  • попробуйте использовать табличку «извините, в настоящее время я занят(а) на Х час(ов)», когда вы выполняете особенно важную работу;
  • сокращайте количество отвлекающих факторов. Например, во время важной работы можно выставлять автоответчик и перезвонить позже, а также не отвлекаться на каждое входящее сообщение.

Мероприятия

Разместить

Блоги компаний

Создать блог
📌 Реклама
Отключить