Интернет и IT

Десять советов по эффективному управлению электронной почтой

Власти Бразилии в середине октября объявили о желании создать национальную систему электронной почты, которая, в отличие от существующих платформ, сможет защитить своих граждан от слежки со стороны американских спецслужб. Пользоваться этой системой будут, как подчеркивают местные власти, представители федерального правительства.
767 63

Власти Бразилии в середине октября объявили о желании создать национальную систему электронной почты, которая, в отличие от существующих платформ, сможет защитить своих граждан от слежки со стороны американских спецслужб. Пользоваться этой системой будут, как подчеркивают местные власти, представители федерального правительства.

Электронная почта сегодня стала одним из основных средств коммуникации между людьми, компаниями, организациями и правительствами. Наряду с телефонной связью, почта стала одним из главных инструментов для бизнеса. Проблема только в том, что большинство пользователей интернета не знает, как пользоваться ею эффективно. В отличие от телефона, email — сравнительно молодая технология: повсеместно используемой она стала меньше десяти лет назад, да и то не во всех странах на планете. iBusi​ness​.ru собрал рекомендации, которые должны помочь большинству людей лучше справляться с потоками электронных писем и грамотно вести корпоративную и личную переписку.

Имейте несколько аккаунтов электронной почты. Для того, чтобы быть более продуктивным и сосредоточенным, нужно иметь как минимум три электронных ящика. К одному лучше привязать исключительно критически важные онлайн-​счета (электронный счет в банке, Pay­Pal, «Яндекс.Деньги» и т.д.). Проверять его регулярно не стоит — только при проведении определенных транзакций. Второй ящик может быть публичным и должен использоваться для рабочей переписки. Наконец, к третьему нужно привязывать все социальные сервисы и прочие онлайн-​инструменты.

Во-​первых, такая организация рабочей почты позволит в рабочее время не отвлекаться на уведомления из социальных сетей и просмотр разного рода рекламных материалов. Во-​вторых, злоумышленники будут взламывать, скорее всего, либо тот почтовый ящик, который пользователь указывал при регистрации на сторонних ресурсах, либо его публичный e-​mail. Если им это удастся, они хотя бы не получат доступ к деньгам пользователя.

Настраивайте пересылку сообщений с разных ящиков на один. Если вы используете много почтовых ящиков, целесообразно подключить их к основному. В разных почтовых системах настройки различные, однако на уровне идеи есть два способа реализации: либо письма пересылаются с второстепенного ящика в основной, либо робот основного аккаунта подключается к другому ящику и забирает пришедшую туда почту.

Используйте почтовые клиенты на смартфонах. Это позволяет всегда быть на связи — даже в тех случаях, когда пользователь находится не у компьютера. Если приучить своих партнеров и коллег к тому, что вы регулярно отвечаете на их запросы в электронной почте, это избавит от множества отвлекающих телефонных переговоров. К тому же регулярная проверка e-​mail с помощью мобильного телефона избавляет от необходимости регулярного использования ПК вне стен офиса. Большинство отпускников берет с собой на отдых ноутбук именно для того, чтобы всегда иметь доступ к электронной почте. Смартфон избавляет от этой необходимости.

Перечитывайте все сообщения, которые отправляете. Мало что производит столь хорошее впечатление, как грамотно составленные, лишенные грамматических ошибок электронные письма. Это особенно важно для тех менеджеров и специалистов, которые имеют дело с грамотными людьми с гуманитарным образованием.

Вкладывайте файлы в письмо до составления текста. Распространенная ошибка: отправить письмо без вложенного файла, хотя он в нем должен быть. Проблема тут в том, что, разобравшись с электронной почтой, пользователи часто тут же выключают компьютер и собираются домой. А когда получатель письма сигнализирует о том, что не получил вложенного файла, возможности его переслать со смартфона уже нет. Решить проблему можно, установив себе новое правило: сначала приложить к письму нужные файлы, а только затем приниматься за набор текста послания.

Используйте шаблоны для писем. Пользователям часто приходится однотипно отвечать на одни и те же вопросы от разных клиентов и партнеров. Хороший способ сэкономить время — составить несколько писем-​шаблонов с ответами на популярные вопросы, сохранить их в отдельном документе, а затем использовать по принципу «Copy-​Paste». Удивительно, насколько часто игнорируется эта банальная рекомендация.

Группы контактов. Каждый активный пользователь e-​mail рано или поздно сталкивается с проблемой, когда не может вспомнить электронный адрес одного из своих клиентов или партнеров. В этом случае проблему довольно просто решить, взяв за правило регулярную «сортировку» своих контактов в адресной книге по группам. Они должны быть максимально четкими — например, «семья», «друзья», «бизнес», «офисные работники» и т.д. В перспективе это сэкономит массу времени, которая обычно тратится на поиск нужного электронного адреса.

Всегда заполняйте графу «Тема» , чтобы письмо не потерялось в ящике адресата среди сотен других. Если сообщение нуждается в срочной реакции коллеги, можно использовать заглавные буквы в теме письма или многочисленные восклицательные знаки. Это действительно работает.

Не пренебрегайте элементарными правилами хорошего тона. Электронное письмо требует точно таких же норм этикета, как, скажем, телефонный разговор. Если при разговоре по мобильному в вашем кругу общения принято здороваться в начале разговора и заканчивать его словом «спасибо», то эта же норма этикета должна распространяться и на электронную почту.

Отключите уведомления о появлении новых писем. Это отвлекает от работы. Специалисты по личной продуктивности говорят, что электронную почту нужно проверять в рабочее время строго в определенные часы — например, в 12.00, 15.00 и перед уходом из офиса. Уведомления, которые сегодня используют едва ли не все почтовые клиенты для ПК, созданы для того, чтобы не облегчать работу с почтой, а лишь заставлять мозг постоянно на нее отвлекаться. Разбор писем в папке Inbox, скорее всего, не то занятие, за которое вам платят деньги. Поэтому критически важно дозировать время, которое тратится в течение дня на электронную почту. Еще один маленький лайфак — попробуйте не проверять электронный ящик как минимум два часа после начала рабочего дня. Это здорово облегчит выполнение тех задач, которые значатся в органайзере.

Начать дискуссию

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

20
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
12
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

Интересные материалы

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
285