Клерк.Ру

О корпоративной переписке, Или шесть рекомендаций с двумя идеями

E-mail остается ключевым инструментом рабочих процессов, как бы ни круто был автоматизирован бизнес специальными IT-приложениями. Понятно, что много данных вводится в обязательном порядке именно в специализированные программы, но если почта перестает работать, то многое впадает в состояние близкое к дизастеру. Почему так?

Наверное потому, что все нюансы и отклонения от массового бизнес процесса в специальном софте никогда не реализованы полностью, не потому что невозможно, а потому что, во-первых, все меняется очень быстро и, во-вторых, стоимость перфекционизма (реализации всего-всего в приложениях) неразумно велика.

Это значит, что, во-первых, не будем лукавить, почта входит в список бизнес-критичных приложений, а, во-вторых, умение грамотно формулировать сообщение и грамотный выбор кому адресовать рабочую почту — важный бизнес-навык. С учетом того, что деловой этикет окончательно оставил за голосовыми звонками нишу экстренной связи, а частота проверки почты и прочих обновлений на своем смартфоне, по-моему, по статистике сейчас в среднем где-то раз в 10 минут, то получается, что навык становиться все более важным.

Количество ежедневных имейлов в крупных иерархических организациях традиционно растет с уровнем позиции сотрудника, и на уровне топ- и топ-мидл менеджмента уже составляет оценочно порядка 150-200 сообщений в день и более. Осмысленно переварить это уже практически невозможно.

Понятно, что e-mail-этикет вряд ли является ключевым преимуществом в конкурентной борьбе, но серьезным резервом повышения эффективности, наверное, да.

Несколько практических наблюдений, возможно банальных:  

1. Далее сабжа и обрывка начала сообщения, отображаемого в списочном виде почтового ящика, многие сообщения даже не читаются, если глаз не зацепился. То есть суть обращения надо уместить в сабже.

2. Дискуссия в почте типа Re:Fw:Re:Re:Re: контрпродуктивна, после второго круга ее надо останавливать и выводить либо на другую цифровую площадку, типа внутреннего форума, либо на очную встречу.

3. Неувядающая, классическая, универсальная компоновка тела письма: о чем, суть вопроса, варианты, какое действие ожидается.

4. Наличие многих адресатов в поле «to» в письме? предполагающем действие не приведет ни к какому действию, ибо все упомянутые в «to» сочтут это не своим делом.

5. Эмоции не приветствуются, можно не попасть в аудиторию, но индивидуальный стиль изложения, не в ущерб компактности — очень хорошо и это запоминается.

6. Почта — не лучшее место для регулярной новостной и информационной коммуникации, не предполагающей немедленные действия адресатов. Такое следует переносить на внутренние порталы.

Состав и стилистика переписки — косвенный, но неиссякаемый и честный источник измерения делового здоровья организации, порядка и организованности, эффективности, качества IT-решений, умения оперативно меняться. Однако, взять эти знания из него не так-то просто.

Отсюда две идеи:

Первая. Рекомендательный цифровой сервис (плагином в почтовый клиент) по улучшению качества корпоративных имейлов. 

Вторая. Аналитический инструмент, выуживающий настораживающие сигналы о здоровье бизнес-процессов из потока корпоративной почты.