Менеджмент

Купим дорого

Если компания при закупках ориентируется на низкие цены как единственный критерий выбора поставщика, она упускает возможность повысить эффективность основного производства за счет инновационной продукции.
474 0
Купим дорого
Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Если компания при закупках ориентируется на низкие цены как единственный критерий выбора поставщика, она упускает возможность повысить эффективность основного производства за счет инновационной продукции.

Контроль соблюдения закупочных процедур позволяет крупному предприятию экономить немало денег. Однако всякий раз, когда требуется закупить более качественные материалы либо услуги, стоимость которых обычно выше среднерыночной, это превращается в весьма нетривиальную задачу: служба безопасности и внутренний аудит обязательно обратят внимание на увеличение цены и по долгу службы заподозрят неладное. По инерции многие компании подбирают поставщиков и формулируют технические задания, ориентируясь на низшую цену закупки и не принимая во внимание совокупную стоимость владения продуктом или услугой. А именно это должно ставиться во главу угла, ведь зачастую первоначальная цена составляет всего лишь десятки или даже единицы процентов от общей (совокупной) стоимости владения. В компаниях зачастую к этому вопросу относятся очень формально. И такой подход заметно отличается от того, как люди распоряжаются своими личными бюджетами. Убеждая коллег, я очень часто апеллирую к их личному опыту потребителей: чем дороже покупка, тем более взвешенно принимаются решения. Так, когда мы приобретаем автомобиль, нас интересуют далеко не только его цена и внешний вид. Мы внимательно оцениваем все возможные параметры: стоимость страховки, потребление горючего, остаточную стоимость автомобиля через несколько лет эксплуатации, наличие и цену запчастей и т. д. Прежде чем купить автомобиль, мы как минимум предварительно прочитаем пару журналов и посмотрим отзывы людей на форумах. Иными словами, как следует «изучим вопрос» (в компании подобный анализ называется обзором рынка) и только после этого отправимся в автосалон, начнем сравнивать цены и торговаться. Этот процесс, в частной жизни растянутый во времени, на заседании тендерных комитетов в компаниях занимает считанные минуты. Такое противоречие приводит к недальновидной политике в области закупок и гарантирует компании избыточные траты. Однако если компании удается перестроить свою закупочную политику, руководствуясь здравым смыслом, и начать рассматривать закупку с точки зрения совокупной стоимости владения, а не сиюминутного эффекта, то в области сокращения затрат она может получить неожиданные результаты.

Приведу пример. В каждой буровой компании важной статьей расходов являются бурильные трубы. Чаще всего качеству трубы и дополнительным характеристикам уделяется недостаточно внимания, не говоря уже о дополнительных затратах, необходимых на обслуживание и ремонт. Бурильный инструмент эксплуатируют от силы год или два, после чего списывают и утилизируют. Между тем на рынке существуют усовершенствованные аналоги. От традиционных труб их отличают специальное покрытие внутренней поверхности и износостойкие наплавки, которые предотвращают уменьшения диаметра. Все это работает на увеличение сроков эксплуатации продукта в разы. В зависимости от интенсивности использования трубы нового поколения служат от двух до пяти лет. Но и стоимость такой продукции на 30–40% выше. При ближайшем рассмотрении очевидно, что затраты на приобретение несоизмеримы с той выгодой, которую компания получает в будущем в процессе эксплуатации. Причем, как показывает практика, при правильных тендерных процедурах и подготовке оптимального технического задания (не перегруженного дополнительными требованиями, которые сужают круг производителей) возможно удержать закупочную цену. К примеру, в нашем случае компании удалось закупить модернизированные трубы по ценам ниже, чем это делалось раньше, когда закупки производились строго по регламенту, без учета множества факторов.

Подобная проблема распространяется на всю закупку в целом, однако сложнее всего обосновать приобретение более дорогой услуги, ведь в 90% случаев качество услуги можно оценить лишь после ее оказания. Именно на решении этой проблемы обычно «сходят с дистанции» технические специалисты: производственники хотят сделать компании «хорошо», но в результате не могут ничего доказать, опускают руки, а потом получают то, что им полагается по регламенту, и это продолжается из года в год. Как результат — общее снижение качества и серьезные дополнительные затраты для предприятия. Зачастую убытки, связанные с ориентированной на низкие цены закупкой, весомее, чем цена закупаемых материалов и услуг. Снижение качества нередко влечет за собой колоссальный объем проблем, вплоть до таких катастрофических последствий, как появление убыточных проектов, не говоря уже об отдельных случаях банкротства компаний, пострадавших от неправильной политики в области закупки технических услуг.

Еще один пример из практики. Одна из бизнес‑единиц нашей компании, специализирующаяся на капитальном ремонте скважин, довольно длительный период приносила убытки. Во многом это было связано с системой контрактования, которая ориентировалась на поставщиков дешевых транспортных услуг. Бизнес этой компании находится в прямой зависимости от внешнего транспорта, однако услуга предоставлялась некачественная, что, в свою очередь, приводило к длительным простоям основного производства. Ужесточив условия, предъявляемые к транспортным подрядчикам, и одновременно повысив единичные расценки на 15–20%, нам удалось добиться снижения простоев бригад, что в конечном итоге привело к повышению выручки компании. Да, единичные расценки были выше, однако затраты — это всегда цена, умноженная на объем. Качество же услуг подрядчиков позволило нам уменьшить общий объем закупок — и в результате снизить общие затраты на 10%. Для компании, 30% выручки которой уходит на оплату внешнего транспорта, это очень большие цифры. Повысив общую эффективность работы компании за счет бесперебойной работы внешних подрядчиков и уменьшив транспортные затраты в общем весе расходной части, нам удалось вывести компанию на минимальную рентабельность, в то время как раньше она генерировала убытки. Впрочем, в подобных вопросах необходимо руководствоваться принципом «золотой середины»: к примеру, далеко не всегда требуется закупать продукт, имеющий ресурс эксплуатации на десятилетия, если использовать его намерены один год. В жизни подобный выбор мы совершаем каждый день, однако на рабочем месте почему-то действуем по-другому.

Но самой большой сложностью в изменении закупочной политики является преодоление внутреннего сопротивления, которое неизбежно возникает. Необходимо, чтобы люди поверили и согласились работать иначе, притом что всем заинтересованным лицам, независимо от ранга, очень сложно нарушение статус-кво, даже если речь идет о предбанкротном состоянии: люди к нему привыкли, воспринимают его как нечто стабильное и не склонны ничего менять. Кроме того, многие справедливо опасаются зоны турбулентности, в которой неизменно оказывается компания при внедрении изменений. Невозможно предсказать, кому в новой ситуации удастся «выжить» и сохранить свое рабочее место. Вторая причина — консерватизм и неверие в эффективность новых подходов. В результате людей, которые готовы менять «под собой» систему, крайне мало, и превратить их в союзников невероятно сложно.

Должность менеджера по закупкам, безусловно, подразумевает конфликт интересов, однако в этом и большой конструктив для компании. Так, управляемый конфликт интересов между внутренним заказчиком (таковыми выступают производственные подразделения) и исполнителем в лице отдела закупки должен быть обязательно — вплоть до того, чтобы создавать его искусственным образом. В противном случае внутри системы весьма вероятно появление коррупционной составляющей. Ряд мероприятий, направленных на минимизацию рисков злоупотреблений, позволит избежать ситуаций, когда сначала сотрудники испытывают соблазн, а потом к ним возникают претензии. Все начинается с постановки функциональных задач для менеджмента и сотрудников различных подразделений, которые, с одной стороны, должны быть разнонаправленными, с другой — подчиненными общей задаче, сводящейся в конечном счете к извлечению выгоды для компании (критерии могут быть разные — выручка, прибыль и т. д.). Подразделения, которые непосредственно участвуют в закупке, — технические специалисты и сотрудники управления системами снабжения, то есть закупщики как таковые. Упрощенно такую модель можно представить следующим образом. Технические специалисты должны всегда ратовать за материалы и услуги лучшего качества — то, что будет работать дольше всего и создавать как можно меньше проблем. В интересах закупщиков — покупка самых низких по цене и эффективных по стоимости владения продуктов. Интересы этих групп по сути разнонаправленные: сам жизненный опыт подсказывает, что хорошие вещи всегда дороги, а плохие — дешевы. Для того чтобы получить сбалансированное решение, учитывающее оба вектора, необходимо выработать общие критерии запроса, которые затем будут сформулированы в техническом задании. А вот если отдать ТЗ на откуп технарям, а потом на его основе провести тендер, скорее всего, мы получим типичную закупку с сопутствующими ей злоупотреблениями: техническое задание будет нашпиговано параметрами, коим соответствуют один или два подрядчика — те, кто в свое время сумел убедить, что именно это решение единственно возможно и наилучшим образом соответствует поставленной задаче. Но и не слушать технических специалистов нельзя, в противном случае критерии закупки будут сдвинуты в сторону цены. Привлекая к обсуждению обе стороны, можно довольно быстро выработать оптимальный подход к решению и получить закупку с ориентацией на стоимость владения.

Ключевой момент в закупках, позволяющий компаниям быстро реагировать на запросы, облегчать технические вопросы, а также снимать вопросы со стороны контролирующих органов, — прозрачность всех процедур. К сожалению, российским компаниям в случае возникновения спорных вопросов исторически ближе находить виноватого, чем пытаться разобраться в цепочке событий. Чтобы предотвратить обвинения в будущем, необходимо еще на начальном этапе вовлекать в обсуждение и приглашать на переговоры специалистов службы безопасности и внутренних аудиторов. Принцип трех Т, на которых должна базироваться система снабжения (transparency — прозрачность, time — время и trust — доверие), поможет создать эффективную систему снабжения. В быстро меняющейся обстановке современного бизнеса только прозрачность позволяет внедрять изменения. Она увеличивает степень доверия, наличие которого, в свою очередь, также влияет на скорость работы всей системы (недоверие очень сильно тормозит все процессы). Если увязать все эти составляющие в единое целое, можно добиться мобильности и гибкости системы, которая обязательно должна быть живой и быстро реагировать на любые производственные запросы. Если сделать систему закупок прозрачной для руководства и контролирующих внутренних органов, вся система станет «легкой» и малозатратной. И напротив: отсутствие прозрачности приводит к нагромождению процедур, увеличению времени на реагирование — и, как результат, к неудовлетворенности внутренних заказчиков, избыточному контролю со стороны службы безопасности и увеличению затрат. Именно поэтому в последние годы в системе закупок многих компаний происходят серьезные изменения — в первую очередь связанные с автоматизацией, которая обеспечивает прозрачность: в электронных системах фиксируются все этапы закупочных процедур, каждый из которых доступен всем заинтересованным лицам на любой стадии.

Начать дискуссию

Кадры

Новый тренд: не карьера, а дайте больше полномочий

Аналитики выявили на российском рынке труда новый тренд — все больше сотрудников предпочитают не идти вверх по карьерной лестнице, а расширять горизонты уже имеющихся должностных полномочий.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Тает снег, с каждым днём всё теплее и теплее, в том числе на душе, а значит можно потянуться, улыбнуться и пополнить ИИС. Собственно, именно это и было мной проделано. ИИС в этом году пополнен на целевую сумму, половину которой я внёс за январь и февраль, а оставшуюся половину в марте.

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Малого и среднего бизнеса в новых регионах стало в разы больше

На расширенной коллегии Счетной палаты аудитор Светлана Орлова рассказала об особенностях контрольной и надзорной деятельности в новых регионах России.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банки

Суд арестовал имущество исполнительного директора Freedom Holding на 18,9 млн евро и 2 млн долларов

На денежные средства и имущество Тимура Турлова наложили арест по требованию Агентства по страхованию вкладов.

355
Ведение бизнеса

Российским кемпингам будут присваивать звезды: организовать бизнес станет проще

Роскачество и Национальный Союз Профессионалов индустрии Кемпингов и Автотуризма (НСПКА) заключили соглашение о сотрудничестве, направленном на развитие и популяризацию новых видов туризма, повышение качества инфраструктуры кемпингов и безопасности автопутешествий.

ФССП взыскала долги по алиментам на 66 млрд рублей

Приставы вернули на 39% больше долгов по алиментам. Сейчас в работе 772,4 тысячи исполнительных производств.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бесплатно с Компенсации работникам

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения

В 2024 году удаленщикам, которые работают на собственном оборудовании, нужно выплачивать компенсации. Законодательство не ограничивает размер выплаты, но не всегда можно избежать начисления НДФЛ и взносов на нее или учесть ее в расходах. Разберем, как считать налоги и взносы при выплате компенсаций дистанционным сотрудникам и можно ли включать ее в расходы.

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения
Бесплатно с

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс

Как имея общую совместную собственность супруги могут получить налоговый вычет и может ли один из них передать другому остаток имущественного вычета, разбираемся в мини-курсе.

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс
Банки

Банки начали учитывать цифровые активы на отдельных счетах

В бухгалтерском учете кредитных организаций появились отдельные балансовые счета для учета ЦФА. Сейчас в активах банковского сектора на цифровые финансовые активы приходится 7 млрд рублей.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Бюджетным (автономным) учреждениям не стоит бояться перехода на электронное применение первичных документов. Цель использования последних исключительно из-за удобства применения и хранения.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция
Маркетинг

10 трендов в стратегических коммуникациях, которые изменят подход к маркетингу

Мир стремительно развивается и вносит изменения во все сферы жизни, включая методы и подходы к коммуникации. Новейшие технологии и цифровизация создают возможности для инновационного подхода к маркетинговым стратегиям.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

ИИ все же заменит бухгалтеров, говорят осталось чуть-чуть. Сами бухгалтеры так не считают. 🤖«Ночной бухгалтер» № 1644

Тут одно исследование провели и говорят скоро бухгалтеров и кадровиков можно будет заменить искусственным интеллектом без проблем. А вот сами бухгалтеры уверены, что этому не бывать. Ни один ИИ не справится с такими запутанными штуками как ЕНС или НДС.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
653
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Цифровой рубль

Цифровой рубль будет подчиняться антиотмывочному закону

Центробанк будет оценивать подозрительные операции на электронной платформе, блокировать цифровые рубли и отправлять информацию в Росфинмониторинг.

173

Что такое прогрессивное налогообложение, к которому хотят прийти власти

Прогрессивное налогообложение — это система, построенная на принципе увеличения налоговых ставок в зависимости от роста уровня облагаемого дохода налогоплательщика. Чем больше доход получаем, тем больше налога платим.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Охрана труда

Что должен знать сотрудник об охране труда. Какая ответственность грозит за ее нарушение

Для многих «охрана труда» — это всего лишь ежегодное посещение кабинета СОТ (службы охраны труда), чтобы поставить подпись в журнале прохождения инструктажа. На самом же деле это сложная система нормативов и мероприятий, которую контролирует государство. Знать все нюансы от рядового сотрудника не требуется, но ему стоит изучить свои права и обязанности в этой области — ведь речь идет в том числе о его личной безопасности.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: цены на пиво вырастут, IT-специалисты стали чаще брать займы «до зарплаты», каждый 3-й россиянин в группе риска по инсульту

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

233

Контент-маркетинг для чайников. Как использовать посты для увеличения продаж

Бизнесу важно найти своего клиента. Но как зацепить и завоевать его доверие, не вкладывая деньги в рекламу? Чтобы оставаться на плаву, компании необходимо постоянно искать новые способы привлечения клиентов. Один из таких способов — контент-маркетинг. В этой статье разберемся, что из себя представляет контент-маркетинг и какую пользу он может принести.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Сотрудник должен выйти на работу на следующий день после заключения договора

Если в условиях трудового не указана точная дата, с которой работник должен приступить к выполнению своих задач, он обязан выйти на работу на следующий день.

47% работодателей оплачивают для сотрудников курсы повышения квалификации

Большинство компаний тратят на образование сотрудников не менее 10% от своих ежемесячных расходов. Работодателям важно, чтобы персонал умел пользоваться современными инструментами и быстро адаптироваться к изменениям.

Интересные материалы

УК РФ

Будут судить ИП за кражу земельных участков на 530+ млн рублей

В Московской области перед судом предстанет местный предприниматель, обвиняемый в организации преступного сообщества для хищения земельных участков.