Управление персоналом

Как построить домашний офис

Компания должна иметь разветвленную информационную систему, которая делает доступными на расстоянии электронные документы или электронные взаимодействия. Если технологические трубы не наполнены содержанием, то говорить о домашнем офисе бесполезно: человеку все равно придется работать с бумагой и ехать за ней в офис.
1,2 тыс. 483

Вторая часть статьи, посвященной домашнему офису. Первая была опубликована 30 сентября.

Чтобы построить современный домашний офис, необходимо выполнение несколько условий. Остановимся на самых важных из них.

Компания должна иметь разветвленную информационную систему, которая делает доступными на расстоянии электронные документы или электронные взаимодействия. Если технологические трубы не наполнены содержанием, то говорить о домашнем офисе бесполезно: человеку все равно придется работать с бумагой и ехать за ней в офис.

Какие операции сегодня может осуществлять из дома, например, сотрудник Cisco - скажем, из отдела продаж? Перечислим лишь несколько пунктов:

  • просматривать всю информацию о размещаемых заказах, проблемах с ними, скидках;
  • получать детальную информацию о производимых компанией продуктах (более 25 000 модификаций, 15 больших продуктовых семей) ;
  • заполнять прогнозы продаж;
  • проходить дистанционное обучение в электронной форме;
  • заполнять командировочную отчетность и организовать поездку;
  • находить любого сотрудника компании по нескольким критериям поиска и связываться с ним или с группой людей примерно 10 разными способами в зависимости от характера передаваемых сведений;
  • производить диагностику и обслуживание персонального компьютера;
  • связываться с отделом кадров для получения справки;
  • закупать офисное оборудование по каталогу;
  • прослушивать и просматривать видеосообщение от генерального директора.

Квартира сотрудника должна быть оборудована скоростным доступом в Интернет - или по телефонной линии ADSL, или по кабелю, по все более популярной технологии metro ethernet. Если персональный компьютер подключен к Интернету через публичную Сеть, благодаря технологии криптования данных Virtual private Network (VPN) выстраивается защищенный виртуальный туннель до информационных систем офиса компании. Таким образом, сотрудник подключается к внутренним информационным системам компании, как будто он в офисе, где бы в данную минуту он ни находился - дома, в дороге и даже на борту самолета.

Для полной мобильности даже внутри дома (например, чтобы работать на балконе или в саду) нужно поставить домашнюю беспроводную сеть Wi-Fi стандарта 802. 11b (например, компании Linksys) , которая обеспечит повсеместный доступ к офисным информационным ресурсам отовсюду внутри квартиры, дома или даже из "околоквартирного" пространства. Стоимость такого оборудования меньше $200.

Но, создавая домашний офис, важно помнить, насколько сложно бывает преодолеть психологические барьеры домашней работы: чувство неуверенности, оторванности от рабочего процесса, нехватку общения с коллегами, опасения за карьерное продвижение. Решить эту проблему могут как виртуальные, так и традиционные способы организации труда - от виртуальных конференций и еженедельных отчетов по факсу или электронной почте до периодических собраний и живого общения. Во многих региональных офисах Cisco руководитель офиса периодически рассылает видеопослания, адресованные всем сотрудникам с информацией о ситуации на рынке, внутри компании, о стоящих перед всеми задачах. Распространена и система менторинга, или опекунства, когда сотрудник со стажем (неиерархический руководитель) опекает молодого коллегу, помогая ему или ей преодолеть первый тяжелый период интеграции.

"Что нельзя командовать шепотом, это доказано опытом", - говорил Козьма Прутков. Новые инструменты коммуникаций являются залогом сохранения и поддержания управляемости географически распределенных компаний, нейтрализуя расстояние, которое способно свести любую команду к шепоту.

Как показывает опыт организаций, где перед персоналом поставлены четкие задачи во времени (МВО, management by objectives) или сотрудники ориентированы на выполнение конкретных заданий, исполнение которых легко контролируется, потребности в ограничениях нет - люди сами найдут наилучший способ организации труда и своего времени. В то же время если основным критерием оценки является пребывание на рабочем месте, то ограничения, наверное, будут резонными.

К "пришествию" домашнего офиса должна быть готова кадровая служба организации (обеспечивая соответствующие инструменты оценки и управления работой сотрудников) , дирекция по информационным технологиям (внедряя технологические инструменты домашней работы). Принципиальное решение о его приемлемости для организации - за генеральной дирекцией. Риск - проигрыш в производительности, в уходе сотрудников, в необоснованных расходах на офисные помещения.

Помимо электронной почты в современных корпорациях внедряются инструменты электронной коммуникаций, которые являются ее существенными дополнениями, лишенными ряда ее недостатков. Они позволяют руководству компании держать руку на пульсе и сохранять управляемость на расстоянии:

  • унифицированная голосовая почта (проще в использовании и оперативнее для руководителя) , стирающая границы между голосовой и электронной почтой и позволяющая переадресовывать сообщения;
  • мгновенная почта - чат типа AOL Instant Messenger или Sametime (мгновенная реакция, почти как телефонный разговор) ;
  • автоматизированное согласование места и времени встречи;
  • телеконференции;
  • обмен программами и материалами через Интернет или Интранет;
  • виртуальный класс;
  • видеоконференции;
  • видео по заказу, короткие презентации с видеорядом, хранящиеся на внутреннем портале предприятия и доступные по желанию пользователя;
  • внутреннее вещание и рассылка видеосообщений на компьютеры сотрудников;
  • IP-телевидение (т. е. телевидение, использующее стандарты Интернета для передачи звука и изображения по компьютерным сетям) , поступающее на экран компьютера индивидуального сотрудника.

Какие это имеет практические последствия для современной организации?

Современный офис не должен изначально проектироваться как лабиринт из коридоров и кабинетов. В последних архитектурных решениях, скажем в новом офисе Cisco рядом с лондонским аэропортом Хитроу, кабинеты составляют не более 10% площади, а комнаты для собраний, кафе, места для встреч - более 50%. Все остальное - открытые площади с незакрепленными рабочими местами, которые могут быть зарезервированы через Интранет заранее. Установленный на рабочем месте изначально "анонимный" IP-телефон будет звонить с номером сотрудника в указанные им в своей виртуальной резервации часы (место можно заранее заказать через Интранет) , либо когда в начале дня он сам введет в него свои координаты.

Автор - консультант группы интернет-бизнес-решений компании Cisco Systems

Начать дискуссию

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Маяковский считал, что театр — это не отображающее зеркало, а увеличительное стекло. Если продолжить эту мысль поэта, то юмор —это не отображающее зеркало и даже не увеличительное стекло.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

Лучшие спикеры, новый каждый день

За уклонение от исправительных работ будут чаще сажать под стражу

Минюст разработал законопроекты, регулирующие вопрос заключения под стражу осужденных, которые уклоняются от принудительных работ.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть

Обновил дивидендный календарь, оставил дивиденды, которые утверждены на апрель, а также известные дивиденды на май, а то в апреле дивидендов совсем уж мало. Возможно, ещё появятся, ведь начинается главный дивидендный сезон, когда компании начинают выплачивать финальные годовые дивиденды, у многих из которых нет промежуточных.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть

«Утренний бухгалтер» № 5608. Будут изменения по имущественным налогам

Законопроект уже внесен в думу.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УСН

⚡ Срочное разъяснение ФНС: как заполнить уведомление о переходе на УСН

В форме 26.2-1 ювелиры должны ставить код налогоплательщика — 4 но можно и 3.

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
297
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

360
ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
359

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

136

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

3
189
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

200
УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
142

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Интересные материалы

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
294