Менеджмент

Как обуздать холдинг?

Компания динамично развивалась и достигла уровня холдинга, в структуру которого входит множество компаний самого разного профиля: производство, переработка, сервис, финансы. Помимо несомненных плюсов диверсификации и вертикальной интеграции, такая бизнес-модель обладает существенным минусом: низкая степень управляемости
2,1 тыс. 823

Слиньков Д.

Опубликовано в номере: Менеджмент в России и за рубежом №5 / 2002

Как не столкнуться с типичными ошибками топ-менеджеров, выстраивающих вертикально-интегрированную структуру? Как избежать чрезмерных затрат при попытке ликвидировать управленческий хаос в стремительно развивающейся компании? Несколько осознанных шагов к повышению уровня управляемости финансово-промышленной группой.

«Кто не знает, куда идет, вероятно, придет не туда»

Лоренс Питер

Шаг № 0. Определить проблему

Компания динамично развивалась и достигла уровня холдинга, в структуру которого входит множество компаний самого разного профиля: производство, переработка, сервис, финансы. Помимо несомненных плюсов диверсификации и вертикальной интеграции, такая бизнес-модель обладает существенным минусом: низкая степень управляемости. Каждый из контролируемых бизнесов обладает своей собственной спецификой: конкурентная среда, поведение потребителя, жизненный цикл продукта, стандарты качества, требования к квалификации персонала и так далее. Известно, что менеджеры финансово-промышленных холдингов тратят несравнимо больше сил на планирование и контроль деятельности вверенных им предприятий, чем их коллеги, управляющие гораздо более крупными, но однородными компаниями.

Итак, проблема роста и диверсификации — низкая степень управляемости.

Шаг № 1. Разработать единые стандарты

Путь к восстановлению порядка лежит через написание правил. Если руководство финансово-промышленного холдинга почувствовало, что может столкнуться с проблемами управляемости, самое время подумать о разработке единых стандартов управления разнородными бизнесами.

Разработка корпоративных стандартов обычно позволяет сократить время, затрачиваемое менеджментом на приведение данных о деятельности каждой из подконтрольных компаний к единому знаменателю — некоему консолидированному представлению о состоянии дел по холдингу в целом.

Стандарты представляют собой текстовые и графические описания процедур регистрации, хранения, обработки и анализа информации.

Стандартизации подлежат три фазы управления:

  1. Планирование.
  2. Учет и сбор данных.
  3. Контроль и анализ.

Стандарты планирования

Стандартизации подлежат одновременно стратегическое и оперативное планирование деятельности Холдинга. Стандарты стратегического планирования с горизонтом планирования 3—5 лет должны включать в себя как минимум следующее:

  • порядок формирования, контроля за исполнением и пересмотром бизнес-планов Холдинга;
  • порядок формирования, рассмотрения, контроля за исполнением и пересмотром бизнес-планов, контролируемых Компаний, или новых направлений бизнеса.

Стандарты оперативного планирования (часто называемого бюджетированием) с горизонтом планирования 1 год должны включать в себя:

  • порядок формирования и обоснования бюджетов;
  • порядок пересмотра и коррекции бюджетов.

Пересмотр и коррекция бюджетов должна включать в себя такие редко применяемые, но весьма эффективные технологии, как скользящее бюджетирование, прогнозирование, анализ «что если», версии бюджета и т.п.

Обязательным считается проработка стандартов в части сопряжения стратегических и оперативных планов. Например, каждая бюджетная форма должна обеспечивать пользователя информацией о том, насколько составляемый бюджет приближает компанию к стратегическим целям.

Стратегическое и оперативное планирование не должны ограничиваться только финансовыми показателями. Необходимо планировать изменения таких аспектов, как рынки, внутренние процессы, а так же квалификация и рост.

Многоаспектное планирование основывается на управлении с помощью системы сбалансированных показателей деятельности. Данная система позволяет каждой стратегической инициативе Холдинга (например, добиться увеличения прибыльности) сопоставить перечень измеряемых целей (увеличить количество сделок на 15% ежемесячно; повысить ежемесячный объем продаж до $250000; уменьшить себестоимость продаж до 35% и т.д.). Каждая из целей, в свою очередь, подкрепляется набором конкретных показателей (объем продаж, зарплата персонала и т.п.) Все цели и показатели делятся на группы, и каждой группе назначается свой контролер, который должен быть материально мотивирован на то, чтобы вверенные ему цели планомерно достигались.

Еще на этапе разработки стандартов планирования необходимо рассмотреть вопросы информационного обеспечения процедур, регламентируемых стандартом. В идеале, все процедуры должны быть автоматизированы. Например, процесс формирования бюджетов может быть автоматизирован с помощью специализированной системы документооборота. А бизнес-планирование и бюджетирование не должны ограничиваться только использованием менеджерами среднего звена персональных таблиц Excel. Стандарты планирования должны формулировать требования к тем компьютерным системам, которые будут функционировать в Холдинге.

Стандарты учета и сбора данных

Подобно тому, как бухгалтер разрабатывает учетную политику и неуклонно ей следует, менеджменту Холдинга необходимо разработать и принять политику управленческого учета. Наличие в коммерческой организации двух систем учета хозяйственных операций подразумевается даже опытом западных компаний, поскольку управленческий и бухгалтерский учеты служат принципиально разным целям.

Наличие единого стандарта управленческого учета особенно остро необходимо финансово-промышленным холдингам, чтобы избежать неоднозначных толкований операций, осуществляемых организациями разного профиля, и чтобы впоследствии эти операции было легко консолидировать.

Стандарты сбора данных в Холдинге описывают процесс консолидации финансовой и количественной информации со всех предприятий холдинга. Процедуры такой консолидации должны регламентировать, как минимум, следующие аспекты:

  • агрегирование и распределение информации при переходе с одного уровня организационной структуры на другой;
  • обработка внутрикорпоративных оборотов (например, калькуляция трансферных цен)
  • конвертация валют;
  • агрегирование доходов в соответствии с долей участия в акционерном капитале;
  • автоматическая генерация и маршрутизация управленческой отчетности.

Как и в случае с планированием, регламенты учета и сбора данных должны включать в себя требования к системам управленческого учета, бухгалтерского учета, а так же к системе консолидации и хранения данных.

Стандарты контроля и анализа

Большинство аспектов контроля формулируются уже на стадии разработки стандартов планирования. Любой стандарт планирования разрабатывается с учетом того, насколько эффективным сможет быть контроль исполнения того или иного планового показателя.

Высший и средний менеджмент финансово-промышленного холдинга должен получить в свои руки методику анализа управленческой отчетности. В самых преуспевающих компаниях мира такие методики представляют собой очень компактные и практичные материалы, обучающие основным навыкам чтения информации: на какие показатели следует обращать внимание прежде всего, как интерпретировать те или иные итоговые цифры и т.п. Идеальной формой методики анализа является «инструкция по задаванию вопросов составителю отчета». Потому что правильно составленный и вовремя предоставленный отчет не должен вызывать дополнительных вопросов.

Информационное обеспечение контроля и анализа продумывается вкупе с соответствующими разделами стандартов планирования и учета. Очень важно, например, чтобы будущая автоматизированная система управленческого учета обеспечивала функции оперативного контроллинга, основная задача которого обеспечить контроль расходования материальных или денежных средств в соответствии с заданными лимитами.

Шаг № 2. Подготовить персонал

Все предстоящие изменения в Холдинге должны стать достоянием гласности. Каждый сотрудник, в меру своих полномочий, получит представление о том, какова его роль в предстоящих изменениях, и что от него требуется.

Очень важно разработать план образовательных мероприятий, направленных на повышение квалификации персонала.

Еще на стадии разработки единых стандартов в холдинге создается соответствующая рабочая группа, куда должны войти, помимо топ-менеджмента Холдинга, представители всех контролируемых предприятий. Такая рабочая группа должна стать ответственной и за внедрение разрабатываемых стандартов.

Шаг № 3. Разработать план автоматизации функций управления

Требования к информационному обеспечению, сформулированные на этапе разработки корпоративных стандартов, становятся основой для выбора соответствующих программных приложений.

Единые стандарты корпоративного управления подразумевают наличие единой интегрированной системы автоматизации управленческих функций. Обычно, интегрированная система управления (ИСУ) представляет собой комплекс нескольких специализированных программных приложений:

  1. Приложение для финансового управления.
  2. Приложение для ведения бухгалтерского учета;.
  3. Приложение для комплексного управления ресурсами предприятий.
  4. Приложения для автоматизации документооборота.
  5. Специализированные приложения для автоматизации технологических операций (POS-терминалы, АСУТП и т.д.).

Типичная конфигурация программного обеспечения, функционирующего в Холдинге в период стремительного роста: контролируемые предприятия и центральная компания используют программы для ведения бухгалтерии, расчета зарплаты и учета кадров. Процессы бюджетного планирования, если и поставлены, то на базе электронных таблиц Excel. Возможно, также автоматизирован учет складских операций с помощью бухгалтерских модулей или программ, написанных штатными разработчиками. Очевидно, что в такой ситуации руководство Холдинга зачастую сталкивается со следующими проблемами:

  • слишком большие сроки получения управленческой отчетности;
  • отсутствие аналитических возможностей;
  • несогласованность учетных данных (например, разные планы счетов и/или несколько справочников номенклатурных единиц);
  • невозможно сравнить фактические показатели с плановыми и т.п.

Достижение качественно нового уровня автоматизации управления осуществляется путем последовательного внедрения программных приложений. Порядок внедрения программных приложений должен отражать последовательность фаз управления. В первую очередь охватываются процессы планирования, затем учета и только потом построение ИСУ увенчивается автоматизацией функций управленческого анализа.

При разработке плана автоматизации необходимо добиваться того, чтобы перед началом каждого нового этапа руководство Холдинга могло оценить экономическую эффективность от реализации предыдущего этапа.

Шаг № 4. Автоматизировать бюджетное планирование  документооборот

Менеджмент Холдинга прямо на первом этапе автоматизации в кратчайшие сроки должен получить программное приложение, автоматизирующее сам процесс принятия управленческих решений, то есть получить приложение «для себя». Руководству динамично развивающегося холдинга жизненно необходимо постоянно повышать эффективность управления посредством:

  • оперативного процесса составления, изменения и обоснования бюджетов как предприятия в целом, так и всех его подразделений;
  • своевременной консолидации финансовых и количественных данных в сколь угодно сложной и непрерывно изменяющейся организационной структуре предприятия;
  • автоматического предупреждения об отклонениях от планов с возможностью незамедлительного анализа причин;
  • многовариантного прогноза развития событий по принципу «что если»;
  • широкого вовлечения сотрудников предприятия в процесс достижения корпоративных целей за счет применения технологии единого информационного пространства.

И, наконец, «система для себя» должна быть интуитивно понятной и позволять любому неискушенному в компьютерных технологиях менеджеру самостоятельно, без привлечения технических специалистов, составлять аналитические отчеты и генерировать всевозможные прогнозы.

Все предприятия холдинга должны на данном этапе превратиться в единое информационное пространство в результате внедрения таких технологических средств, как маршрутизация и хранение электронных документов.

Продолжительность данного этапа не должна превышать более чем 4—6 месяцев. Достигнутый уровень автоматизации обеспечит Холдинг масштабируемыми технологиями, эластичными по отношению к любым темпам организационного роста. Но максимальную эффективность использования приложения бюджетного планирования можно добиться только путем внедрения на всех предприятиях Холдинга комплексного приложения, предназначенного для управления ресурсами предприятий.

Шаг № 5. Автоматизировать комплексное управление ресурсами

Приложения по автоматизации управления ресурсами предприятий используются производственными и торговыми предприятиями. Минимально необходимый набор функций таких приложений:

  • Производственное планирование (MRP).
  • Управление цепочкой поставок (SCM).
  • Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
  • Управленческий учет.
  • Контроллинг.
  • Персонал.
  • Проекты.
  • Управление знанием (Knowledge Management).

Внедрение таких приложений позволит полностью реализовать разработанные ранее корпоративные стандарты управления и получить колоссальный экономический эффект за счет достижения следующих показателей:

  • Уменьшения страховых запасов на складах.
  • Уменьшения складских площадей.
  • Увеличения оборачиваемости товарно-материальных запасов.
  • Увеличения поставок точно в срок.
  • Снижения задержек с отгрузкой готовой продукции.
  • Уменьшения сроков закрытия учетного периода.
  • Увеличения оборачиваемости средств в расчетах.
  • Уменьшения затрат на административно-управленческий аппарат.
  • Устранения ручной подготовки и сопровождения документов.
  • Уменьшения финансовых потерь за счет повышения точности учета затрат.
  • Уменьшения объема неликвидных активов.
  • Уменьшения потерь от ошибок инвестиционного планирования.
  • Уменьшения потерь от ошибок бюджетного планирования.
  • Увеличения объема свободных денежных средств.
  • Уменьшения дебиторской задолженности.            

Дополнительные выгоды стандартизации и автоматизации

Опыт тысяч преуспевающих компаний из многих стран мира показывает, что внедрение корпоративных стандартов и автоматизация позволяют не только стремительно развиваться, но и увеличивать стоимость управляемого бизнеса. Потенциальный инвестор, в первую очередь, интересуется тем, насколько быстро он сможет начать управление объектом инвестиций. Использование современных технологий, признанных во всем мире, убедит его в том, что приобретаемый объект имеет дополнительную ценность. При покупке автомобиля за выбор улучшенной системы рулевого управления и повышенный уровень безопасности обычно принято доплачивать!

Итак, чтобы обуздать растущий на глазах Холдинг, нужно:

  • Шаг № 0. Идентифицировать управленческие проблемы.
  • Шаг № 1. Разработать единые стандарты управления.
  • Шаг № 2. Подготовить персонал.
  • Шаг № 3. Разработать план автоматизации функций управления.
  • Шаг № 4. Автоматизировать бюджетное планирование и документооборот.
  • Шаг № 5. Автоматизировать комплексное управление ресурсами.

Как подписаться >>>

Начать дискуссию

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Автоматизация для многих бухгалтеров кажется чем-то сложным и непонятным, но компания Северсталь ЦЕС в своем блоге докажет, что цифровые продукты и IT-сервисы существенно облегчают бизнес-процессы.

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Можно ли удержать с сотрудников стоимость обучения

Работодатели готовы оплачивать учебу, но встает вопрос и о защите средств. Часто — если сотрудник увольняется преждевременно, с него пытаются возместить стоимость. Законно ли это?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Лучшие спикеры, новый каждый день

Верховный суд: ВТБ будет платить НДС за лицензии Microsoft

Поставщик программного обеспечение выиграл суд с банком ВТБ. После изменения налогового законодательства ему пришлось заплатить НДС по сублицензионному договору. Теперь программный НДС будет возмещать ВТБ.

Часть команды, часть корабля? Как теперь сотрудничать с самозанятыми без штрафов и доначислений в налоговую: 3 совета от юриста

С первого марта вступил в силу новый приказ Минтруда, и он серьезно затронет ваш бизнес, если вы работаете с самозанятыми. Государство решило заняться теми, кто пытается обходить налоги, и ваши отношения с самозанятыми исполнителями будут под особым контролем.

До 1 апреля надо сдать бухотчетность за 2023 год

Организации на всех режимах налогообложения должны сдавать бухгалтерскую отчетность не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного года. Крайний срок сдачи за 2023 год – 01.04.2024 включительно.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
ПСН

🔨 ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП. Эксперт: достаточно спорная позиция Минфина

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

107

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

В 2023 году количество малых и средних предприятий в России увеличилось на 500 тыс. — до 6,3 млн. Это стало рекордом за всю историю существования реестра МСП.

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году

В этой статье мы собрали платные и бесплатные курсы по 1С:Документообороту.

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году
Банки

Клиенты ВТБ будут получать кешбэк в рублях

ВТБ по программе мультибонусов будет начислять кешбэк в реальных рублях. Клиенты могут установить избранные категории товаров для получения повышенных бонусов до 25% с покупок.

🏃 Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом. Эксперт: допвыплаты на уровне закона были бы странными

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

149

Руководители рассказали, почему готовы отказаться от должности. Исследование

Больше трети руководителей в России готовы отказаться от своей должности, чтобы начать строить карьеру в новой профессии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Инвесторы жалуются на «Лукойл» из-за сокрытия финансовой отчетности

Компания в отчетности по МСФО за 2023 год не сравнила результаты с прошлым годом, ссылаясь на постановление, которое перестало действовать.

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию 

Перевод бизнес-процессов в цифровое поле — больше, чем просто тренд. Это принятие вызовов времени и необходимость для тех компаний, которые ориентированы на масштабирование и активное развитие.

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию 

Верховный Суд поддержал рекомендации Роспотребнадзора обеспечивать водой и спецодеждой работающих в жару

ВС РФ признал законными Рекомендации по работе в условиях сильной жары и повышенных температур, изданные Роспотребнадзором.

Бесплатно с Кадры

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Обо всех изменениях кадрового законодательства, нововведениях в ТК, нюансах заполнения ЕФС-1 и новых формах налоговой отчетности рассказываем в мини-курсе.

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Обновления на «Клерке». Все уже заметили?

Даже самый качественный сайт со временем устаревает. Нужны обновления и модернизация. Сегодня на «Клерке» все это произошло. Кто самый наблюдательный? Кто заметил? Что бы вы еще хотели поменять?

Обновления на «Клерке». Все уже заметили?

Прокуратора может изъять акции «Макфы» в пользу государства

Прокуроры доказывают в суде, что производство макаронных изделий под брендом «Макфа» имеет коррупционное происхождение. Их бенефициары вели бизнес, работая в органах госвласти.

115
ЭДО

Минтранс хочет провести эксперимент с переходом на ЭДО грузоперевозок на всех видах транспорта

Проведение эксперимента по переходу на электронный документооборот затронет грузоперевозки автомобильным, морским, речным, железнодорожным и воздушным видами транспорта.

Интересные материалы

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов

Лекарство от негатива. Тирамису — самый популярный в мире десерт.

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов
141