Подотчет, командировки

Расходы на загранкомандировки

В случае направления сотрудника в служебную командировку за границу работодатель обязан возместить ему понесенные расходы, так же как и при подобной поездке первого для выполнения задания в пределах нашей страны. Это оплата проезда, найма жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные с разрешения руководства. Порядок и размеры возмещения перечисленных зарубежных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
20,4 тыс. 5

В случае направления сотрудника в служебную командировку за границу работодатель обязан возместить ему понесенные расходы, так же как и при подобной поездке первого для выполнения задания в пределах нашей страны. Это оплата проезда, найма жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные с разрешения руководства. Порядок и размеры возмещения перечисленных зарубежных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Налоговый учет

Отправить работника в командировку можно для выполнения различных заданий. Например, для решения вопросов по изготовлению и продаже товаров или по приобретению основных средств или материально-производственных запасов. А также для посещения сотрудником образовательного семинара. В первом случае командировочные затраты признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во втором — увеличивают первоначальную стоимость основных средств (п. 1 ст. 257 НК РФ) или включаются в цену приобретенных товаров или материалов, если они учитываются в составе материальных затрат (п. 2 ст. 254 НК РФ). В то же время плата за участие в семинаре включается в состав расходов по повышению квалификации «штатников» согласно подпункту 23 пункта 1 и пункту 3 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137).

В налоговом учете отражаются затраты по командировкам, которые обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ). По непроизводственным командировкам затраты для целей налогообложения не учитываются. Однако данные поездки следует отличать от тех, которые не дали конкретного результата. Последние носят производственный характер независимо от достигнутой цели. Если расходы на командировки были направлены на получение прибыли (данные обстоятельства документально зафиксированы, например, в задании или приказе на данную поездку), то их можно признать экономически обоснованными и оправданными.

Документальное подтверждение

То, что поездка для выполнения служебного поручения носит производственный характер, может следовать из следующих документов:

  1. приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;
  2. командировочного удостоверения по форме № Т-10. Фактическое время пребывания в месте назначения определяется по отметкам в этом удостоверении о днях прибытия и выбытия в (из) него;
  3. служебного задания и отчета о его выполнении по форме № Т-10а.

Это говорится в письме УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 № 21-11/003922.

Однако работнику, направленному в другую страну с визовым режимом въезда, достаточно оформить приказ, в котором будет указана цель поездки и ее длительность. А для документального подтверждения расходов на командировку фирме достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств. Таким образом, нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при поездке за границу (см. письмо Минфина России от 17.05.2006 № 03-03-04/ 1/469, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2005 № А56-2639/2005).

Кроме того, сотрудник должен отчитаться по произведенным расходам, предоставив оправдательные документы. Если они оформлены на иностранном языке, то к ним необходимо на отдельном листе приложить построчный перевод на русский язык. Такое требование вытекает из статьи 68 Конституции РФ и непосредственно установлено в пункте 1 статьи 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Работник для поездки в командировку может приобрести электронный авиабилет, который не имеет документарной формы. В таком случае основанием для признания расходов для налогообложения прибыли могут являться распечатка электронного документа на бумаге и посадочный талон (письмо Минфина России от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717).

Все оправдательные документы должны быть приложены к авансовому отчету. Обычно его составляют и сдают в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возвращения командированного сотрудника из поездки. Это общий порядок, установленный в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 и доведенного письмом Банка России от 04.10.93 № 18, действующего в настоящее время. Поскольку в данном нормативном акте не уточняется, к каким командировкам относится трехдневный срок — по России или за ее пределы, то получается, что он распространяется на все поездки.

Для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздники, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в эти дни (письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393).

Итак, в состав авансового отчета в общем случае войдут: приказ о направлении в командировку; служебное задание; копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы; чеки, счета, билеты и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Кроме того, к нему сотрудник должен приложить отчет о выполненном задании в другой стране. Его форма № Т-10а аналогична той, что используется при данных служебных поездках по территории РФ. Отчет может быть и в виде очень подробного отдельного документа.

Суточные

Отметки в загранпаспорте с датами пересечения границ каждого иностранного государства служат основанием для выплаты суточных работнику. Если они отсутствуют, то данные выплаты можно рассчитать на основании документов, которые подтверждают время нахождения командированного в той или иной стране. Это приказ руководителя организации о командировании сотрудника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице (письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/ 660).

Работодатель самостоятельно устанавливает размер возмещения затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, и фиксирует порядок и основания их выплат во внутренних документах организации: положениях, инструкциях. А также в трудовых договорах, заключаемых с сотрудником (ст. 168 ТК РФ). Однако для расчета налога на прибыль данные затраты включаются в расходы в ограниченном размере (см. постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93). То есть их следует определять по величине, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ. Норма, установленная при командировках в пределах России, применяется при расчете суточных со дня пересечения границы при въезде в РФ. Если работник при этом находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую данные затраты выплачивают по значению, установленному для выплаты в стране, в которую он направляется. Такой порядок прописан в совместном письме Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. При этом момент выбытия из одного государства в другое следует определять по отметке в загранпаспорте работника. Днем пересечения границы РФ, если подтвердить документально эту дату не представляется возможным, следует считать: при выезде — момент отъезда работника из пункта отправления в России, а при въезде в нашу страну — день его выезда из пункта командировки (см. письмо Минфина России от 14.12.2004 № 03-05-01-04/ 105).

Помимо этого в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 нормы дифференцированы по размеру в зависимости от срока зарубежной командировки. В случае направления сотрудника за границу для выполнения служебного задания на срок более 60 дней размер суточных, на которые можно сократить налогооблагаемые доходы организации, уменьшается с 61-го дня пребывания в такой поездке. Об этом говорится в письме Минфина России от 02.11.2007 № 03-03-06/1/764. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся оттуда в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов установленной нормы. Затраты в пределах норм включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Суммы же затрат, которые превышают установленный лимит, не уменьшают базу по налогу на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Норма расходов на проживание вне места постоянного жительства установлена только для расчета базы по налогу на прибыль. При обложении НДФЛ она не применяется. Ведь с 2008 года предельный размер суточных, которые не облагаются этим обязательным платежом, составит 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за границей, и 700 рублей — за каждые сутки данной служебной поездки в пределах РФ. Это предусмотрено Федеральным законом от 29.07.2007 № 216-ФЗ.

Суточные, рассчитанные в пределах установленных законом ограничений, не подлежат обложению единым соцналогом (абзац 10 подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Превышение этих сумм также не облагается единым социальным налогом. Но уже на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса.

Другие расходы

Кроме выплат на проживание вне места постоянного жительства сотрудника в расходах на командировки, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, перечислены также следующие затраты:

  • на проезд, жилье;
  • на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • на оформление и выдачу виз, паспортов и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, плата за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и т. д.
налог на прибыль

Перечисленные выше затраты учитываются при расчете налога на прибыль без ограничений. При этом, как уже было сказано, необходимо иметь документы и факты, подтверждающие их экономическую оправданность. При соблюдении данных условий даже платежи по договорам с другими фирмами на оказание услуг по организации командировок могут быть учтены при определении базы по «прибыльному» налогу в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Об этом говорится в письме Минфина России от 21.12.2007 № 03-03-06/1/884.

НДФЛ

При рассмотрении вышеперечисленных затрат в качестве объекта обложения НДФЛ следует обратить внимание на то, что в базу по НДФЛ не войдут фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

  • на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные платежи, на доставку в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также затраты, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При этом если работник не представил документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, то данные суммы освобождаются от налогообложения в ограниченном размере. То есть не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Расходы организации по оплате услуг зала официальных делегаций, помещения багажа в камеру хранения подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Ведь они не поименованы в перечне затрат по командировке, с суммы возмещения которых НДФЛ не удерживается (письма Минфина России от 06.09.2007 № 03-05-06-01/ 99, от 24.08.2007 № 03-04-06-02/164). Суммы компенсации стоимости ресторанного питания и поездок на такси в командировке, кроме компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в такси в аэропорт или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, являются доходом, полученным плательщиком НДФЛ в натуральной форме. Они также подлежат обложению данным налогом в общеустановленном порядке. Об этом написано в письме УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/ 62271.

ЕСН

Компенсации, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, в том числе возмещением работнику командировочных расходов, не облагаются единым социальным налогом (абзац 10 подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Работник опять-таки должен подтвердить данные затраты. Но если фирма все-таки выдаст компенсацию сотруднику, который не представил необходимые документы для подтверждения своих расходов, то и в этом случае ей не придется платить ЕСН. Ведь данные затраты не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Налоговый статус

Для расчета НДФЛ налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Таким образом, при определении статуса командированного работника организации необходимо учитывать 12-месячный период, определяемый на дату получения дохода физическим лицом, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде (календарном году) и продолжающийся в другом.

Командированные работники могут быть как российскими гражданами, так и подданными другого государства. Например, иностранцем может оказаться учредитель или генеральный директор организации. Тогда статус иностранного сотрудника в качестве налогового резидента Российской Федерации определяется исключительно по дням его нахождения на территории нашей страны. Периоды присутствия за ее пределами независимо от цели выезда не учитываются, за исключением случаев выезда сотрудников за территорию России для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения (письмо Минфина России от 30.10.2007 № 03-04-06-01/366).

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
95

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
106

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
190
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

47
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
53
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.