Анализ текущей структуры и состояния бухгалтерской службы предприятия

В ходе аудиторских проверок я обратила внимание, что у большинства предприятий за последние 1-2 года значительно вырос численный состав бухгалтерии, это привело к увеличению числа функциональных обязанностей в рамках одного отдела, что, как правило, отрицательно сказывается на результатах и эффективности работы бухгалтерии в целом.

Бухгалтерия отвечает главным образом за выбор учетной политики и организацию учетной деятельности. Она также ответственна за достоверное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций, предоставление данных учета внутренним и внешним пользователям, правильность ведения налогового учета.

В структуру бухгалтерии (финансово-экономической службы) могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого и налогового учетов. Для изменения ситуации требуется упорядочить и четко разграничить функциональные задачи бухгалтерии (финансово-экономической службы) и отразить это в организационной структуре. Как правило, организационная структура бухгалтерии отражает состав всех функциональных подразделений предприятия и определяет координацию их совместной деятельности.

Причинами реформирования бухгалтерии могут быть оптимизация затрат на финансово-экономическую службу (как правило штат бухгалтерии «раздут»), усиление контроля за расходованием денежных средств, правильности оформления первичных документов с целью минимизации налоговых рисков и т.д. Что, как следствие, приводит к перераспределению функций (пересмотру функциональных обязанностей), унификации регламентов, оптимизации управления денежными потоками и к высвобождению сотрудников с низкими квалификационными требованиями.

С чего начать?

Экспресс-диагностика предприятия предполагает изучение текущих (тактических) аспектов деятельности предприятия и бухгалтерской службы, которая предназначена для поиска и выделения наиболее важных и сложных проблем в управлении и контролем над финансами, что является первым этапом в подготовке информации для принятия управленческого решения – анализ текущей структуры и состояния бухгалтерской службы. По моему опыту на предприятиях с оптимальной численностью персонала проведение анализа текущей структуры и состояния бухгалтерской службы возможно только с привлечением внешних консультантов.

Работа внешних консультантов, как правило, начинается с получения и изучения предварительной информации:

  • Организационная структура бухгалтерской службы;
  • Положение о бухгалтерской службе;
  • Должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы и т.п.
После чего формируется Техническое задание, перечень и структура информации, необходимой для изучения при выезде консультантов к заказчику. Далее проводиться интервьюирование сотрудников бухгалтерской службы.

На основании вышеизложенного, составляется Отчет для заказчика, в котором описана фактическая занятость каждого сотрудника бухгалтерской службы со слов самого сотрудника. Также в состав Отчета входит аналитическая записка консультантов с указанием и обоснованием избыточности и дублирования при исполнении служебных обязанностей сотрудников бухгалтерии.

 К чему стремиться?

Во-первых, сформировать оптимальную численность бухгалтерской службы, а также отобрать наиболее способных сотрудников по квалификационным требованиям из существующих штатных работников.

Во-вторых, составить подробные должностные инструкции для каждого сотрудника (категории сотрудников), согласно обновленной концепции построения бухгалтерской службы.

В-третьих, обеспечить взаимозаменяемость сотрудников. Это приводит к большей управляемости персоналом: увольнение сотрудника или уход в отпуск больше не ставит под угрозу своевременность отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете.

При частном ситуативном подходе к построению организационной структуры бухгалтерской службы важно сохранить функциональность, то есть возможность эффективного управления финансово-экономической деятельностью. На предприятиях большого масштаба служба может содержать большое число групп, бюро, отделов. Предприятие малого масштаба может иметь службу, где функции и обязанности секторов или групп могут совмещаться и осуществляться меньшим числом работников, но и в этом случае необходимо поддерживать функциональность данной службы.

Бухгалтерская служба призвана обеспечивать оперативность и эффективность управления предприятием, реализацию управленческих решений на любом уровне.

Другим требованием к организационной структуре бухгалтерской службы, по моему мнению, является ее оперативная адаптация к постоянно изменяющейся внутренней и внешней среде. Структура бухгалтерской службы должна своевременно модифицироваться в систему, отражающую новые тенденции развития предприятия.

Соответствие бухгалтерской службы стоящим перед предприятием целям и задачам, во многом способствует успеху деятельности предприятия.

Гость, 1 июня старт важнейшего курса повышения квалификации про все 5 новых ФСБУ!

Все действующие в 2022 году ФСБУ изучите на курсе. Разберем «Аренду», «Запасы», «ОС», «Документооборот», «Капложения».

Скорее идите записываться, пока остались свободные места! Программу курса смотрите по ссылке.

 

Подборка полезных мероприятий

Разместить