Налог на прибыль

Представительские расходы. Оформляем первичные документы

В соответствии с существующим бухгалтерским, а с 1 января 2002г. и налоговым законодательством, организация имеет право включить представительские расходы в себестоимость продукции и учесть данные затраты при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Однако для того, чтобы это сделать, организация должна иметь на руках все перфвичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.

В соответствии с существующим бухгалтерским, а с 1 января 2002г. и налоговым законодательством, организация имеет право включить представительские расходы в себестоимость продукции и учесть данные затраты при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Однако для того, чтобы это сделать, организация должна иметь на руках все перфвичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.

Нужно отметить, что представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.

Попробуем разобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, на основании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласно требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Причем в соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в данном альбоме не содержится необходимой формы документа, который необходим организации, она вправе разработать нужную ей форму самостоятельно. Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документ будет признан первичным учетным документом только при условии того, что он содержит все необходимые реквизиты, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Данное требование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 НК РФ, где указано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством России.

Таким образом, включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ или услуг) возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.

Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:

•  оформление общих документов;

•  оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;

•  оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров).

После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

•  Перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;

•  Порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

•  Порядок расходования таких сумм;

•  Документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;

•  Нормы отдельных видов представительских расходов;

Второй этап документирования представляет собой оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. К таким документам относятся приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров), приказ о направлении приглашения на встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей сторонней организации, и, конечно же, программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.

Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых, на предприятии норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам предприятия под отчет. Следовательно, на предприятии должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.

Ниже приведена примерная форма Приказа по предприятию о представительских расходах:

ООО «Мелена»

г. Москва от 02.01.2004г.

Приказ №__2____

О представительских расходах на 2004г.

Приказываю:

Установить на 2004г. следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов

Расходы на одного человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие)

До 1000

Транспортное обслуживание

До 600

Буфетное обслуживание во время переговоров

До 200

Оплата услуг приглашенного переводчика:

для руководителя делегации;

для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек

До 500

До 400

Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов, заместителя генерального директора Трофимова В.В.

Предоставлять отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.

Генеральный директор

ООО «Мелена» Ерохин И.С.

М.П.

Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.

После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

Из подотчета данные суммы списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом необходимо составление исполнительной сметы или акта по каждому случаю приема делегации по утвержденной руководителем форме. Исполнительная смета должна содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.

Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами предприятий общественного питания, другими первичными учетными документами.

Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.

Отчет о проведении деловой встречи может быть оформлен следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ:

________________

Генеральный директор

ООО «Мелена»

Ерохин И.С.

«_ 05 __» _ февраля _ 2004г.

Отчет

о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Радуга»,

проведенных 03-04 февраля 2004 г.

Участники переговоров:

ООО «Мелена»: ООО «Радуга»:

Ерохин И.С. Иваненко П.П.

Трофимов В.В. Круглов Н.П.

Смирнова Н.Ф. Липатова Г.Н.

Тема переговоров:

Организация совместного производства и реализации мебели

Программа встречи:

03 февраля 2004 г.

9.00 ч. - 12.00 ч. Переговоры

12.00ч. – 13.00ч. Обед

13.00ч. – 17.30ч. Экскурсия по мебельному комбинату, ознакомление участников переговоров с процессом производства.

04 февраля 2004г.

9.00ч – 14.00ч. Переговоры

14.00 - 16.00ч. Обед и заключительный прием по поводу состоявшихся переговоров

Начать дискуссию

За год количество занятых увеличилось до 74 млн человек

В мае 100 тысяч человек нашли работу, общее число трудоустроенных выросло до 74,1 млн.

Госзакупки у малого и среднего бизнеса превысили 4 трлн рублей

Компании с государственным участием обращаются к МСП-поставщикам за услугами по страхованию и финансовому посредничеству.

Ведение бизнеса

Больше 8 тысяч проектов запустили в рамках программы «Мама-предприниматель»

Мамы несовершеннолетних детей могут пройти тренинги и получить грант в 100 тысяч рублей на открытие собственного бизнеса.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Курортный сбор

Туристический налог не войдет в состав ЕНП

С 2025 года вводят новый налог – туристический. Его будут платить отели. Уплата будет идти на отдельный КБК.

Отчетность

Компании могут обязать публиковать нефинансовую отчетность

Мосбиржа хочет обязать эмитентов раскрывать нефинансовую отчетность, при этом для таких данных не будут устанавливать специальный формат.

К процедуре внесудебного банкротства стали обращаться в пять раз чаще

За полгода россияне начали больше 25 тысяч процедур внесудебного банкротства, из них 60% заявлений приходится на пенсионеров и получателей пособий.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Инвестиции

Какая ЗП нужна, чтобы взять ипотеку? Недвижка не падает, обвал акций, доллар, IPO, дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Можете выкидывать калькуляторы, они бесполезны. Теперь чтобы взять ипотеку без льгот, нужно иметь зарплату выше средней по региону в 3–4 раза. Грустно? А ведь это ещё не всё. На рынке произошёл очередной обвал, доллар не хочет расти, везде пессимизм кроме оптимизма у тапателей хомяков.

Какая ЗП нужна, чтобы взять ипотеку? Недвижка не падает, обвал акций, доллар, IPO, дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
Налог на прибыль

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики

Эта статья будет полезна владельцам бизнеса, финансовым директорам и бухгалтерам, занимающимся налоговым планированием. В статье рассматриваются практические методы снижения налогового бремени, связанные с передачей имущества дочерней организации компании-учредителю.

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики

470 тысяч женщин оформили пособие по беременности

Минимальный размер пособия в 2024 году составляет больше 88 тысяч рублей.

По долгам участников СВО приостановили 760 тысяч исполнительных производств

Участникам СВО и их семьям также оказывают бесплатную юридическую помощь и предоставляют иные меры социальной поддержки.

НДФЛ

Работодатель не удерживает НДФЛ с возмещенных сотруднику расходов при переезде за границу

Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ и взносами.

В Московской области число представителей малого и среднего бизнеса выросло на 5%

Показатель роста предпринимательской активности в Подмосковье оказался выше среднего по стране. В сфере малого и среднего бизнеса работает больше 128 тысяч компаний и 297 тысяч ИП.

Налоговые штрафы

Отложенную переплату будут учитывать при начислении штрафов за налоговые долги

За неуплату налога из-за занижения налоговой базы положен штраф 20%. Его не будет, если на ЕНС все время было положительное сальдо. Теперь будут учитывать не только сальдо ЕНС, но и зарезервированные суммы.

Акцизы

Акцизы на алкоголь каждый год будут расти на уровень инфляции

На спирт будет установлена нулевая ставка акциза, если продукция из этанола продается аптекам или для производства парфюмерии, бытовой химии и красок.

Инвестиции

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Продолжаю ежемесячное инвестирование, в июле удалось пополнить брокерский счёт на рекордные 300 000 рублей, а значит можно провести традиционный анпакинг покупок на бирже. Продолжаются распродажи в отделе акций и облигаций, дополнительные скидки дарит дивидендный сезон, так что удалось приобрести много интересного.

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Налог на сахар и пустой дом, загадочная история в финансовом обзоре

Налоговые события в России и мире

Налоговая реформа еще не начала действовать, а у бухгалтеров уже есть вопросы к ФНС про НДС для упрощенцев. 😡«Ночной бухгалтер» № 1723

У бухгалтеров, что называется, наболело. Они хотят получить ответы на вопросы, которые возникли в ходе принятия поправок в НК на 2025 год. Вопросов много, они могут стать большой проблемой для бизнеса в следующем году. Предполагаем, что вместо принятия продуманной редакции кодекса будут снова многочисленные письма и разъяснения.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ЕАЭС

Какую отчетность нужно сдавать ИП на УСН при работе с контрагентом из ЕАЭС

Если ИП начал импортировать товар из любой страны ЕАЭС, то ему придется сдавать особую отчетность. Рассказываем, что должен сдать ИП и какие налоги ему нужно уплатить.

Какую отчетность нужно сдавать ИП на УСН при работе с контрагентом из ЕАЭС

Разбираемся, как заполнить ЕФС-1, проходить проверки, оформлять и оплачивать сверхурочную работу бухгалтера и получать налоговые уведомления через Госуслуги

Новый дайджест подписки Клерк.Плюс! 

Разбираемся, как заполнить ЕФС-1, проходить проверки, оформлять и оплачивать сверхурочную работу бухгалтера и получать налоговые уведомления через Госуслуги

Интересные материалы

Что сдавать ИП и организациям за второй квартал 2024 (полугодие): обзор для всех режимов налогообложения

Что и когда сдавать во втором квартале 2024 года ИП с работниками и без на УСН, ОСНО, ЕСХН и ПСН, а также организациям на ОСНО, УСН и ЕСХН. Мы объединили в обзоре информацию о сроках и формах отчетов (ссылки на бланки и инструкции по заполнению тоже найдете здесь).