Расходы на мобильную связь без детализированного отчета учесть все-таки не получится

Минфин России пришел к выводу, что для учета расходов на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения прибыли детализированный отчет оператора связи не обязателен. Это новое, положительное для налогоплательщиков мнение. В то же время ведомство по-прежнему настаивает, что для решения вопроса об освобождении от обложения НДФЛ требуется анализ звонков на предмет их производственной направленности. Получается, что детализированный отчет все же необходим. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 13.10.10 № 03-03-06/2/178)

Скачать ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 13.10.10 № 03-03-06/2/178

МОБИЛЬНЫЕ РАСХОДЫ
Организацию, обратившуюся в главное финансовое ведомство, интересовали два вопроса. Первый из них: необходим ли детализированный отчет оператора сотовой связи для правомерного учета расходов на оплату его услуг в целях налогообложения в пределах утвержденных лимитов?

Минфин России ушел от прямого ответа, высказав лишь соображение, что в целях налогового учета предприятию требуется иметь:

- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу их обязанностей необходимо использовать сотовую связь;

- договор на оказание услуг;

- счета оператора связи.

Из комментируемого письма можно сделать вывод, что детализированный отчет не нужен. И соответственно анализировать его нет необходимости.

Отметим, что такое выгодное для налогоплательщиков мнение финансового ведомства достаточно ново. Ведь еще совсем недавно его специалисты указывали обратное*¹.

*¹ В письме Минфина России от 19.01.09 № 03-03-07/2 высказана мысль, что для признания расходов на оплату услуг сотовой связи детализированный отчет оператора необходим.

Что касается налоговой службы, то она считает, что для учета таких расходов детализированный отчет должен быть. Это следует из писем налоговиков*² и из конфликтных ситуаций с налогоплательщиками, в которых впоследствии разбираются суды.

*² См. письма УФНС России по г. Москве от 18.06.09 № 16-15/061735, от 20.09.06 № 20-12/83834.

Арбитражная практика по рассматриваемому вопросу, к сожалению, неоднозначна. В большинстве случаев судьи занимают сторону налогоплательщиков. Арбитры исходят из того, что перечень документов для отнесения расходов, связанных с оплатой услуг телефонной связи, компания вправе определять самостоятельно.

В то же время законодательство не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку при отнесении стоимости услуг к расходам, уменьшающим прибыль (ст. 252, 264 НК РФ, ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). То есть действующее законодательство не связывает право организаций на учет в целях налогообложения расходов на услуги связи с наличием либо отсутствием детализированных счетов операторов*³.

*³ См. постановления ФАС Московского от 29.01.10 № КА-А40/14759-09-2, от 15.10.09 № КА-А40/10671-09, от 06.08.09 № КА-А40/7416-09, Центрального от 06.03.09 № А35-4080/07-С8, Поволжского от 23.05.08 № А55-10554/07 округов.

Судьи согласны даже с тем, что в целях налогообложения без детализированного отчета оператора данные расходы имеют право учитывать налогоплательщики, применяющие УСН (постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.01.09 № А56-6560/2008).

Однако есть и случаи, когда судьи поддерживали налоговые органы в требовании представить детализированные счета для подтверждения производственной направленности разговоров*⁴.

*⁴ См. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.08 № А29-2210/2007.

Особое мнение
В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ расходы на телефонные переговоры производственного характера в целях налогообложения учитываются, а на личные разговоры нет. Строго говоря, для того чтобы доказать, каков был характер разговора, нужен детализированный отчет и запись самих разговоров. Одной лишь детализации, то есть указания на номера, с которыми зафиксированы соединения, недостаточно. Ведь она не раскрывает содержание разговоров.

Это значит, что сам по себе детализированный отчет не подтверждает и не опровергает производственную направленность и экономическую обоснованность расходов на телефонные разговоры. С чем, кстати, согласны и некоторые судьи (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.03.10 № 09АП-2368/2010-АК).

Получается, что для подтверждения нужна запись разговора. Однако в силу статьи 63 Федерального закона от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи» содержание телефонных переговоров составляет охраняемую законом тайну связи. Также следует учитывать, что затраты по организации и ведению контроля за содержанием телефонных переговоров (путем записи и прослушивания) не должны превышать расходы на сами разговоры, иначе затраты на контроль не будут экономически целесообразными.

Для разрешения этой проблемы можно исходить из того, что любой звонок на номер контрагента по бизнесу (с которым заключен договор либо планируется его заключение) является производственным. Соответственно его стоимость учитывается в целях налогообложения прибыли. И наоборот, любой звонок на домашний номер, на номера друзей, родственников считается личным, и расход по нему не учитывается.

Согласно пункту 1 статьи 65 Арбитражного процессуального кодекса РФ, каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений. Поэтому, для того чтобы выиграть спор, организации необходим детализированный отчет оператора связи и анализ этого отчета. Если в отчете будут указаны номера телефонов контрагентов по бизнесу, то такой спор налогоплательщик выиграет.

Более действенным способом минимизации затрат по контролю за телефонными разговорами сотрудников является установка обоснованных размеров (лимитов) расходов на сотовую связь.

Лимиты для сотрудников
Организация, обратившаяся в Минфин России с запросом, так и поступила: она установила своим сотрудникам, пользующимся сотовой связью, лимиты.

Лимит расходов конкретного работника - это не весь усредненный расход на его телефонные разговоры за какой-либо период времени, например за месяц. Это именно рассчитанный усредненный расход на ведение исключительно производственных переговоров. Понятно, что лимит сам по себе не гарантирует, что сотрудник ведет по телефону разговоры исключительно на производственные темы. Он не доказывает ни производственное, ни личное содержание переговоров.

Такое ограничение следует определять эмпирическим путем: время от времени надо запрашивать детализированные отчеты у оператора связи и затем сверять все номера контрагентов, отсеивая таким образом номера близких людей сотрудников.

Финансовое ведомство не против установления подобных лимитов. В комментируемом письме его специалисты обратили внимание на то, что лимит должен быть экономически обоснован, то есть рассчитан исходя из анализа проведенных разговоров в служебных целях, основанного на детализированном отчете оператора мобильной связи.

Мы согласны с этим подходом, ведь он минимизирует издержки.

Между тем, чтобы организация могла чувствовать себя при проверках уверенно, лимиты необходимо контролировать. Делать это нужно в отношении всех сотрудников, за которыми закреплены сотовые телефоны. Контроль заключается в определении общего среднего расхода на связь и соотношения производственных и личных разговоров. Обычно, чем дольше сотрудник работает в компании, тем выше общий расход на связь, а также доля личных разговоров в общем объеме звонков.

Если налогоплательщик время от времени анализирует отчеты операторов, то, возможно, конфликтной ситуации с налоговиками или вовсе не будет, или же возникший спор удастся легко выиграть в суде.

Конечно, хорошо, что в большинстве случаев арбитры встают на сторону компаний, но некоторые суды в таких ситуациях все же поддерживают налоговиков. Поэтому нужно быть готовым представить детализированные отчеты либо обоснованные лимиты.

Два варианта: выбирай любой
В комментируемом письме Минфин России благосклонно высказался о возможности установления работникам лимитов на оплату услуг связи. И даже предложил два варианта учета сверхлимитных расходов:

- сверхлимитные расходы на услуги сотовой связи не возмещаются;

- сотрудники возмещают предприятию сверхлимитные расходы.

В первом случае превышение расходов в целях налогообложения прибыли не учитывается. Во втором расходы на услуги связи учитываются полностью (как в пределах, так и сверх лимита).

Поскольку вариантов два, то можно зафиксировать в учетной политике тот, который будет фактически применяться.

СОТОВАЯ СВЯЗЬ И НДФЛ
Второй вопрос, который волновал компанию: правомерно ли включать в налоговую базу по НДФЛ сотрудникам только суммы, превышающие установленные им лимиты?

Налоговым кодексом предусмотрено, что при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им в денежной или натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).

К доходам, полученным работником в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него товаров (работ, услуг или имущественных прав), в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Таким образом, если сотрудники ведут личные телефонные разговоры, то расходы на услуги связи, которые берет на себя организация, являются не чем иным, как доходом, полученным в натуральной форме, и облагаются НДФЛ.

Как показывает арбитражная практика, конфликтные ситуации, связанные с неудержанием НДФЛ со стоимости расходов на связь, возникают. Если доказательств использования телефонов в личных целях нет, то суд встанет на сторону организации*⁵.

*⁵ См. постановления ФАС Северо-Западного от 23.06.08 № А42-5160/2007, Московского от 04.10.07 № КА-А40/10197-07-П-1,2 округов.

По мнению Минфина России, выраженному в комментируемом письме, для того чтобы решить, удерживать НДФЛ или нет, организация должна:

- запросить от оператора детализированный отчет о звонках;

- проанализировать данный отчет.

Это необходимо сделать, чтобы выяснить, какие именно звонки были личными, а какие производственными. В налоговую базу по НДФЛ попадают первые. Мы согласны с такой точкой зрения ведомства.

Если сотрудник использует телефонную связь в личных целях, то соответствующие расходы образуют у него доход в натуральной форме, подлежащий налогообложению НДФЛ на основании статьи 211 НК РФ.

Расчеты с сотрудниками могут осуществляться следующим образом:

- сверхлимитные расходы возмещаются организации путем внесения денег в кассу;

- превышенные расходы удерживаются из зарплаты;

- сверхлимитные расходы не возмещаются (не удерживаются).

Облагаемый НДФЛ доход возникает только в третьем случае.

Если лимит рассчитан эмпирически (так, как мы указали выше) и он периодически перепроверяется и корректируется, то расходы сверх лимита несильно отличаются от затрат на разговоры в личных целях.

Исходя из сказанного, по нашему мнению, правомерно включать в налоговую базу только превышение расходов над установленным лимитом.

При этом нужно быть готовым к тому, что организации придется доказывать, что лимиты экономически обоснованы и рассчитаны персонифицированно. То есть они учитывают, например, необходимость переговоров с контрагентами, разъездной характер работы, частоту контактов со сторонними организациями и т. п.