Готовим годовой отчет: Многолетняя практика главного бухгалтера

ГОТОВИМ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ Многолетняя практика главного бухгалтера

Опубликовано: Журнал "Двойная запись" N 2-2003 год

Несмотря на то, что регулярно выходит масса разъяснений, статей, книг и комментариев по составлению годовой отчетности, нет гарантии того, что у бухгалтера не возникнет проблем с налоговиками при ее сдаче. Главбух крупного московского предприятия поделился с нами своим опытом по «стратегии и тактике» сдачи годового отчета.

У бухгалтера есть выбор

Для любой фирмы составление годовой отчетности – своеобразный этап, пройдя который, можно судить о том, как развивалась компания в минувшем году. Поэтому к этому делу необходимо подходить со всей ответственностью. Многие бухгалтеры (особенно небольших компаний) рассматривают подготовку годового отчета лишь как пару дней рутинной работы, главная цель которой – поскорее отделаться от ИМНС и Госкомстата и получить заветные штампы на первой страничке баланса. Для других бухгалтеров подготовка годового отчета – важнейшая процедура, поскольку его данные используются не только налоговиками и статистиками, но и акционерами, руководством фирмы, банкирами, вышестоящими организациями и т. д. И дело здесь уже не столько в отметке инспектора, сколько в том, чтобы показатели были сформированы действительно правильно и точно. Ведь в противном случае можно потерять не только премию, но и работу.

Единого мнения относительно принципов подготовки годового отчета не существует – у каждого свои хитрости, ноу-хау и аргументы в пользу того или иного подхода к сдаче отчетности. Все зависит от деловых качеств и психологических особенностей конкретного специалиста, а также от его загруженности: кто-то возглавляет бухгалтерию в одной небольшой торговой фирме, а кто-то ведет учет 5–10 отдельных компаний. Разные требования и у самих руководителей организаций: иногда начальство требует сформировать полный пакет документов, например, к 20 января, когда бухгалтерия еще не успела перевести дух после сдачи деклараций по НДС и налогу с продаж.

Самая горячая пора работы над отчетностью приходится на период с 20 января до конца февраля. За это время опытный бухгалтер успевает не только проанализировать законодательство, собрать недостающие документы, посетить пару-тройку полезных семинаров и т. д., но и изучить печальный опыт «торопливых» коллег. К концу февраля они приходят в инспекцию с хорошо проработанным отчетом. И даже если что-то будет не так, у них еще останется целый месяц на то, чтобы исправить ошибки.

Но это в идеале. В жизни не всегда все получается так гладко. И поэтому баланс обычно сдается либо в середине января (если учет несложный), либо в конце марта.

Сдаем отчетность раньше всех

Часть бухгалтеров пытаются еще к Новому году максимально «причесать» учет во всех вверенных им фирмах, разобраться в неясных, сложных и нетипичных моментах. Они заносят все данные по основным участкам: банку, кассе, реализации, затратам, подотчету, по возможности начисляют зарплату и т. д.

Сразу после праздников такие специалисты в принципе уже готовы делать отчет. Остается лишь учесть данные по нескольким последним дням ушедшего года и провести сверки (например, по авансам, расчетному счету, реализации и т. д.). Казалось бы: что может быть проще? Отстрелялся в первых рядах, и спи спокойно до следующего отчетного периода.

Однако на деле прорыв в первые ряды может вызвать дополнительный и совсем не нужный интерес налоговиков. Ведь таких «ранних пташек» обычно бывает немного, и у инспектора появляется лишнее время для более подробного анализа годовой отчетности. Естественно, он откопает что-нибудь «неправильное или неполное».

Два года назад такая неприятность случилась со мной. Годовой отчет по двум небольшим фирмам я сдал 12 января (вместе с НДС), как говорится, «впереди планеты всей». Мало того что сотрудница налоговой долго не соглашалась принять у меня отчет в принципе, так еще буквально через пять дней раздался звонок от инспектора, проводившего камеральную проверку, который чересчур активно стал интересоваться показателями моей отчетности. Ничем особо страшным это не обернулось (мои ответы инспектора удовлетворили, и выездной проверки не последовало), однако камеральная проверка годового отчета в середине января – событие не для слабонервных. Ведь все привыкли, что отчеты годами вообще не заносятся в лицевые счета и программы, теряются и находятся спустя пару кварталов.

Необходимо еще учитывать и пристрастие налогового ведомства и депутатов выпускать пред- и постновогодние документы. И если к моменту выхода «чего-то новенького» бухгалтер уже успел сдать свой годовой отчет, то налоговики могут потребовать подогнать его под «свежевыжатые» нормативы.

Ждем до последнего

Есть и такие бухгалтеры, которые сдают отчетность в последние дни, да еще и составленную на скорую руку. Как правило, из-за спешки в отчетности и декларациях встречаются ошибки, поэтому приходится посылать уточненные и дополнительные расчеты. А налоговики этого очень не любят: они сами путаются в декларациях и могут просто дважды забить в свою программу одни и те же показатели – один раз из годового отчета, второй – из уточненного расчета. Кроме того, инспекторы следуют неписанному закону, согласно которому налогоплательщики, слишком часто представляющие уточненные расчеты, в первую очередь подвергаются выездным проверкам. Предполагается, что в таких фирмах либо запущен учет, либо неопытен и «слаб» бухгалтер. Так что бухгалтер, небрежно составляющий отчеты, кроме того, что сам «закапывается» в уточненных расчетах и корректировочных проводках, привлекает к себе излишнее внимание налоговиков.

О том, какие очереди образуются в последние дни сдачи отчетов на почтах и в ИМНС, напоминать нет необходимости. Порой заветный штамп инспекции о сдаче отчетности получить вообще не удается из-за того, что налоговая закрывается в 18-00. Опоздавшие бегут в почтовые отделения, которые работают обычно до семи или даже до восьми вечера. Но и там в отделы заказных и ценных отправлений стоят такие же, как в ИМНС очереди. Если не удается прорваться и на почту, впереди – серьезные санкции.

Однако из любого положения есть выход. Мне самому не раз в силу серьезных жизненных обстоятельств не удавалось сдать декларации в срок, а однажды даже и годовой отчет в одну из ИМНС Московской области. Пакетик с коньяком, фруктами, ветчиной и конфетами (для инспектора-женщины обязательно и букетик цветов) решает, если не все, то по крайней мере многие проблемы. Если вы придете в первых числах апреля и попросите чтобы на вашем отчете «засияла» отметка о его принятии 30 марта, то вам скорее всего пойдут навстречу.

К тому же почта 30 марта обычно работает не до 20-00, а гораздо дольше. А если на двери красуется замок, можно попробовать пройти через служебный вход. Я лично неоднократно добивался того, что ценные и заказные отправления у меня принимали уже после закрытия почты. Главное, не забыть тот самый пакет с подарками. В самом крайнем случае можно прийти на почту рано утром на следующий день, прямо к открытию (но не позже!) и обратиться к почтальонам с просьбой поставить на письме более раннюю дату. Тогда придется готовить подарок «посерьезнее» и, вероятнее всего, идти к старшему смены или даже к начальнику почтового отделения.

Наконец, в Москве и ряде других крупных городов существуют фирмы, каким-то образом достающие «подлинные» почтовые квитанции со штампами, а также чеки о приеме любых отправлений на любые адреса, датированные любым интересующим вас числом. Стоят их услуги недешево – около 100 долларов за одно отправление. Но я бы не советовал пользоваться таким способом, лучше уж честно прийти в ИМНС и покаяться…

Безграничная фантазия ИМНС

Для бухгалтеров не станет откровением то, что практически всегда человека, пришедшего сдавать годовой отчет в свою ИМНС, ждет масса неприятных сюрпризов: на щитах и рядом с окошками приема документов висят такие немыслимые и неожиданные требования, что порой приходится бессильно возмущаться и удивляться.

Очень часто налоговая требует перед сдачей отчета пройти сверку по начислениям и платежам в отделе учета, отчетности и анализа. Только получив штамп в этом отделе, можно занимать очередь перед окошком для сдачи отчетов. Ну а поскольку объявление о необходимости такой сверки обычно помещают возле заветного окна, бухгалтер узнает об этом, отстояв уже всю очередь. В итоге, несолоно хлебавши, он отправляется в свою фирму, так как на сверку без платежек приходить бесполезно. Значит, надо все же прорваться к окошку и внимательно прочитать все, что там написано. А встав в «живую» очередь, нелишним будет прислушиваться к тому, о чем говорят соседи.

Конечно, в очереди на сверку можно и не стоять (ИМНС не вправе обусловливать прием отчетности прохождением каких-либо сверок). Но тогда придется идти к руководителю налоговой и попросить дать мотивированный ответ относительно отказа инспектора принять отчетность. Но кому хочется ссориться с налоговиками, тем более если фирма планирует достаточно долго с этой ИМНС общаться?

Сверками фантазия налоговиков, конечно, не ограничивается. В некоторых московских инспекциях требуют, чтобы отчетность была представлена в файловых папках, в папках-скоросшивателях и даже в папках «Корона» (стоимостью 100–150 рублей). Некоторые налоговики просят скреплять декларации и отчеты не степлером, а обычными скрепками, причем каждую форму. А иные, наоборот, не берут разваливающиеся отчеты. В ряде ИМНС до сих пор требуют наличие штампа органа статистики на балансе (почтовая квитанция не годится!). Бывает, что к декларациям надо прилагать платежки, подтверждающие фактическую уплату налогов.

Особенно важно знать требования вашей ИМНС к представлению пояснительной записки к годовому отчету. Одни налоговые требуют пояснительную записку на 10 листах (на 90 процентов дублирующую по составу показателей представляемые формы № 1–5 по ОКУД), другие разрабатывают собственные формы пояснительной записки и не принимают отчеты без своей «самопальной» бумажки. Некоторые инспекторы вывешивают примерный список показателей, которые должны, по их мнению, содержаться в пояснительной записке (перечень налогов, которые не уплачиваются и по которым не представляются декларации, личные данные на руководителя и главбуха, прогнозные данные на будущий год и т. д.). А в ряде ИМНС, напротив, при виде пояснительной записки сотрудники делают круглые глаза. Им, видишь ли, нужны только декларации и отчеты. Так что пояснительную записку придется оформлять именно так, как того требует ваш инспектор.

Лучше всего заранее позвонить в налоговую и спросить, каков порядок сдачи отчета либо проконсультироваться у коллег, которые уже имели дело с вашей ИМНС. Рекомендации друзей, «прописанных» в другой налоговой, не пригодятся.

Те, кто не хочет стоять в очередях, могут воспользоваться услугами почты. Однако ИМНС требуют, чтобы корреспонденция пересылалась в виде «заказного отправления с описью вложения». Но на почте о таком понятии вообще не слышали! Есть «заказное письмо», но работникам почты никто не давал распоряжения составлять к нему опись. Правда, некоторые из них делают это в обход внутренних инструкций. Если же штамп на описи не поставлен, то налоговики всегда могут заявить, что не хватает какой-либо декларации, нет какой-то формы или вообще станут утверждать, что получили пачку чистой бумаги или газет. На почте могут отправить ваши документы ценным отправлением. Хотя в таком случае на описи обязательно будет штамп, налоговики имеют полное право не забирать такие письма. И ваши конверты спустя месяц вернутся по указанному обратному адресу.

Некоторые бухгалтеры подстраховываются, высылая одинаковые комплекты и заказным, и ценным письмом. Однажды я попробовал последовать их примеру, но через месяц выслушал по телефону такую гневную тираду от своего инспектора (получившего два совершенно одинаковых комплекта моей отчетности и внесшего их один за другим в свою базу), что так «страховаться» расхотелось раз и навсегда.

Что же касается сдачи отчетов по электронной почте, то это возможно только в ИМНС крупных городов. По-моему, эксперимент пока не дал положительных результатов. Помимо того что это стоит немалых денег (подключение, установка программного обеспечения и ежемесячная абонентская плата), налоговики еще толком не умеют обращаться со своими же программами и все равно просят прикладываться к отчетам их бумажные копии или дискеты (1). Поэтому главную цель – не видеться лишний раз с налоговиками – реализовать все равно не удастся.

------------------