Подотчет, командировки

Служебная поездка на один день

Бывают случаи, когда работнику нужно съездить по делам фирмы в другую местность буквально на один день. Считаются ли такие поездки командировками? Как их оплачивать? Можно ли возместить работнику оплату проезда, если он воспользовался услугами такси?
10,6 тыс. 4,2 тыс.

"Учет в туризме" №2, 2005

Бывают случаи, когда работнику нужно съездить по делам фирмы в другую местность буквально на один день. Считаются ли такие поездки командировками? Как их оплачивать? Можно ли возместить работнику оплату проезда, если он воспользовался услугами такси?

Командировкой не являются

...служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Например, работа водителей и курьеров.

Признается ли однодневная поездка командировкой?

Определение служебной командировки приведено в статье 166 Трудового кодекса РФ - это "поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".

При этом конкретный срок командировки (ни минимальный, ни максимальный) не определен. В принципе возможна и однодневная поездка.

Как оформлять однодневные командировки?

Чтобы направить работника в командировку (даже в однодневную), руководитель турфирмы должен издать приказ по форме № Т-9 или № Т-9а, если в поездку направлено несколько работников. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

А вот выписывать командировочное удостоверение на однодневные командировки необязательно. Это следует из пункта 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР"). Она применяется до сих пор, правда, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

И конечно же, вернувшись из командировки, работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные билеты, документы на провоз багажа и т. д.)x.

Оплата расходов по однодневной командировке

По общему правилу, прописанному в статье 168 Трудового кодекса РФ, командированному работнику возмещаются расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- произведенные работником с разрешения работодателя.

Конечно, при однодневной командировке этот список несколько сокращается, к примеру, работнику не будет оплачиваться жилье. Но давайте разберем все по порядку.

РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД

В пункте 12 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" прописано, что расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются работнику только в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования.

А в пункте 13 этой Инструкции указано, что, если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство может предложить сотруднику воспользоваться каким-то определенным транспортом. Например, чтобы проезд обошелся дешевле, предложить ему поехать на электричке, а не на маршрутке.

При этом Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР" не разрешает оплачивать работнику проезд на такси (прямой запрет на это - в п. 12). Хотя Трудовой кодекс РФ такого ограничения не устанавливает.

Нет его и в Налоговом кодексе РФ. В частности, в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли принимаются все расходы на проезд командированного работника к месту командировки и обратно.

Тем не менее Минфин России в письме от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15 также указывает на то, что расходы по проезду на такси в целях налогообложения прибыли не учитываются. Хотя стоит напомнить, что несколько лет назад он придерживался иной точки зрения. Так, в письме от 14 ноября 2001 г. № 04-04-06/472 минфиновцы указывали, что проезд на такси можно отнести к компенсационной выплате командированному работнику и, согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, не удерживать с такой оплаты налог на доходы физических лиц. В принципе выводы, приведенные в этом письме, хотя они касались налога на доходы физических лиц, справедливы и для налога на прибыль, и для ЕСН (а также для страховых взносов в ПФР). База для начисления взносов в ПФР та же, что и по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Как лучше оформить поездку на личной машине

Если сотрудник решил воспользоваться в командировке личным транспортом, с ним следует заключить договор аренды или договор безвозмездного пользования его автомобилем. Тогда бухгалтер турфирмы сможет включить стоимость бензина и ГСМ, израсходованных за время командировки, в состав прочих расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли. Такую операцию можно оформить и как использование личного транспорта работника в служебных целях. В этом случае работнику положена фиксированная компенсация, которая принимается в целях налогообложения прибыли по нормам, установленным в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Отметим, что эти выводы справедливы и для турфирм, применяющих "упрощенку" (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Но здесь есть одно существенное "но". Даже если вы решите руководствоваться ранней позицией Минфина России, вам необходимо документально подтвердить проездные расходы работника: квитанциями, кассовыми чеками, билетами.

Поэтому если работник воспользовался услугами частника, который, конечно же, не выдаст ему никаких документов об оплате проезда, тогда не может идти речи и о том, чтобы в целях налогообложения считать такие выплаты компенсационнымиx.

Пример

Сотрудники турфирмы "Мир" (туроператор) Муратов и Рубашина были направлены в однодневную командировку из Кургана в Тюмень. Туда и обратно они были доставлены на такси фирмы "Городок". У бухгалтера турфирмы "Мир" имеется договор с фирмой "Городок", а также акт об оказании транспортных услуг и кассовый чек, подтверждающий оплату за проезд на такси. Его стоимость составила 3000 руб.

В учете турфирмы "Мир" бухгалтер отразит данную операцию следующими проводками:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 3000 руб. - выданы подотчетным лицам деньги на такси;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 3000 руб. - отражены расходы на проезд в такси в составе командировочных расходов работников (после утверждения авансового отчета).

Без счета-фактуры НДС с расходов к вычету из бюджета не принимается.

СУТОЧНЫЕ

Как следует из пункта 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР", если работник направлен в однодневную командировку, суточные ему не выплачиваются. Если же они были выплачены, их сумму следует включить в совокупный доход работника для целей исчисления налога на доходы физических лиц (как его дополнительный доход). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

Начать дискуссию

По какой ставке ЦБ надо рассчитывать неустойку за несданный вовремя строительный объект

После длительных судебных разбирательств Верховный суд РФ занял сторону ответчика-застройщика, который нарушил срок передачи жилья по ДДУ, из-за неправильно указанной истцом ключевой ставки ЦБ.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Отчетность в СФР

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Для чего нужен регистрационный номер в СФР и как его узнать, рассказываем в сегодняшнем мини-курсе.

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Правительство, регионы и инвесторы готовятся к созданию круглогодичных морских курортов России

Заместитель председателя правительства Дмитрий Чернышеко заявил, что «Пять морей и озеро Байкал» — это сейчас самый масштабный туристический проект в новейшей истории России.

18
Лучшие спикеры, новый каждый день

Как инвестору проводит проверку бизнеса перед заключением договора инвестирования

Инвестиции в бизнес путем предоставления займа — один из способов пополнения оборотных средств для заемщика, приобретение новой линии оборудования или открытие нового филиала в другом регионе без изъятия финансов из оборота.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения

Как ИП не оказаться на грани лишения преимуществ патентной системы налогообложения. Узнайте из статьи, как соблюдать установленные лимиты и о возможностях сэкономить. А также выясните как оптимально снижать размер платежей по патенту на страховые взносы.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения
3
35

Роскомнадзор дал 3 памятки, как настроить приватность и ограничить сообщения от незнакомцев

При общении в мессенджерах и социальных сетях Роскомнадзор рекомендует проявить особую осторожность, так как их часто используют злоумышленники для вовлечения в противоправные действия: террористическую деятельность и другие серьезные преступления.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Автоматизация для многих бухгалтеров кажется чем-то сложным и непонятным, но компания Северсталь ЦЕС в своем блоге докажет, что цифровые продукты и IT-сервисы существенно облегчают бизнес-процессы.

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Можно ли удержать с сотрудников стоимость обучения

Работодатели готовы оплачивать учебу, но встает вопрос и о защите средств. Часто — если сотрудник увольняется преждевременно, с него пытаются возместить стоимость. Законно ли это?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Верховный суд: ВТБ будет платить НДС за лицензии Microsoft

Поставщик программного обеспечение выиграл суд с банком ВТБ. После изменения налогового законодательства ему пришлось заплатить НДС по сублицензионному договору. Теперь программный НДС будет возмещать ВТБ.

46

Часть команды, часть корабля? Как теперь сотрудничать с самозанятыми без штрафов и доначислений в налоговую: 3 совета от юриста

С первого марта вступил в силу новый приказ Минтруда, и он серьезно затронет ваш бизнес, если вы работаете с самозанятыми. Государство решило заняться теми, кто пытается обходить налоги, и ваши отношения с самозанятыми исполнителями будут под особым контролем.

До 1 апреля надо сдать бухотчетность за 2023 год

Организации на всех режимах налогообложения должны сдавать бухгалтерскую отчетность не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного года. Крайний срок сдачи за 2023 год – 01.04.2024 включительно.

68
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
ПСН

🔨 ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП. Эксперт: достаточно спорная позиция Минфина

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

136

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

В 2023 году количество малых и средних предприятий в России увеличилось на 500 тыс. — до 6,3 млн. Это стало рекордом за всю историю существования реестра МСП.

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году

В этой статье мы собрали платные и бесплатные курсы по 1С:Документообороту.

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году
Банки

Клиенты ВТБ будут получать кешбэк в рублях

ВТБ по программе мультибонусов будет начислять кешбэк в реальных рублях. Клиенты могут установить избранные категории товаров для получения повышенных бонусов до 25% с покупок.

62

🏃 Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом. Эксперт: допвыплаты на уровне закона были бы странными

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

159

Руководители рассказали, почему готовы отказаться от должности. Исследование

Больше трети руководителей в России готовы отказаться от своей должности, чтобы начать строить карьеру в новой профессии.

Инвесторы жалуются на «Лукойл» из-за сокрытия финансовой отчетности

Компания в отчетности по МСФО за 2023 год не сравнила результаты с прошлым годом, ссылаясь на постановление, которое перестало действовать.

43

Интересные материалы

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию 

Перевод бизнес-процессов в цифровое поле — больше, чем просто тренд. Это принятие вызовов времени и необходимость для тех компаний, которые ориентированы на масштабирование и активное развитие.

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию