Клерк.Ру

Документирование. Факторы, влияющие на структуру документооборота

  • проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота
  • обоснование предварительного анализа документооборота для наведения порядка в «ручном документообороте»
  • цель анализа состояния ДОУ и организации документооборота
  • таблицы для фиксирования собираемой информации
  • используемые программные средства и предлагаемые экранные формы

Применение технологий электронного документооборота относят к радикальным управленческим нововведениям, вызывающим одновременно качественные изменения во всех областях современного управления документацией как сферы профессиональной деятельности.

Значение эффективного документооборота резко возрастает в свете поставленной Президентом Российской Федерации задачи расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, что требует соответствующего мировым стандартам документационно­информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла.

📌 Реклама

В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота и системы документационного обеспечения управления (ДОУ), в целом призванных сократить издержки на осуществление процессов формирования и использования документационно­информационных ресурсов организации при одновременном улучшении их качественных параметров.

Важно подчеркнуть, что возможности повышения эффективности систем ДОУ, а значит, и документооборота существенно расширяет ориентация разработчиков проектов на использование современных информационных технологий, внедрение автоматизированных систем, особенно при реализации таких проектов, как «Электронная Россия» и «Электронное правительство».

Как показывает практика, без тщательной проработки принципов организации документооборота и ДОУ в целом очень сложно, а в большинстве случаев невозможно внедрить в любой организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления. Автоматизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются.

Чтобы навести порядок в «ручном документообороте» его нужно предварительно проанализировать.

Анализ состояния ДОУ в целом и организации документооборота в частности является сложной задачей. Но ее решение позволяет определить:

  • место службы ДОУ;
  • выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией;
  • состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления;
  • состав выходной информации, оформляемой в виде документов;
  • выявить документы, «живущие» только в электронном виде;
  • определить используемые регистрационные формы и технологии при регистрации документов;
  • оценить объем документооборота, подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются;
  • как систематизируются документы и формируются дела;
  • как организуется текущее и долговременное хранение документов.

Анализ организации документооборота, то есть анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении или на предприятии, имеет целью:

📌 Реклама

  • выявить документопотоки и оценить их интенсивность (или наполняемость);
  • описать наиболее стабильные маршруты движения входящих, исходящих и по возможности внутренних документов;
  • выявить наличие возвратных движений в каждом маршруте.

Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу предприятия или организации, и особенностях их движения, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа, зафиксировать все операции, через которые проходит каждый документ. С этой целью предлагается использовать таблицы 1–4, которые после заполнения будут содержать сведения обо всех поступающих и создаваемых документах и всех особенностях этапов их оформления и движения (подписания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и т. п.)

Каждый раздел таблицы должен заполнить документовед или сотрудник, ответственный за делопроизводство. В таблицы включаются все документы, сопровождающие работу подразделения. Это документы по основной производственной деятельности организации, документы по личному составу, документы, связанные с материальным обеспечением подразделений, и т. д. Движение этих документов в различных потоках и образует документооборот подразделения и организации в целом.

📌 Реклама

На каждый документ заполняется строка в каждой таблице, поэтому в таблицах 2–4 повторяются номер и наименование вида документа по порядку заполнения.

Сведения из таблиц необходимы для анализа, систематизации и унификации создаваемых документов. Они позволят определить наиболее загруженных специалистов и оптимизировать маршруты движения документов.

В дальнейшем оптимизированные данные о документах могут быть перенесены в систему электронного документооборота (СЭД). Анализ организации документооборота и состояния ДОУ в целом даже в небольшой организации — это достаточно трудоемкая задача. Для ускорения сбора и последующей обработки и анализа данных предлагается использовать программные средства Microsoft Access. Этот выбор обоснован тем, что пакет Microsoft Office является достаточно популярным. База данных (БД) Access удобна и проста в работе.

Экранные формы (пример на рис. 1) разработаны на основе предложенных таблиц 1–4.

Работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel. Это позволяет легко получить требуемые отчеты и диаграммы для анализа.

БД Access поддерживает различные форматы данных. Можно связать таблицы таким образом, чтобы, работая с формами, отчетами и страницами доступа к данным в Access, одновременно получать доступ к данным из других баз (например, БД Microsoft SQL Server).

Даже в случае подготовки исходных данных для анализа в рукописном виде их перевод на машинный носитель с помощью интерфейса БД Access также существенно упрощается.

Разработанные и описанные выше таблицы и экранные формы для ввода данных о состоянии документооборота в организации рассчитаны на неквалифицированного пользователя в области информационных технологий, не имеющего специальных навыков в работе с персональным компьютером.

📌 Реклама

Цели анализа организации документооборота и состояния ДОУ в целом достигаются с помощью запросов, реализуемых в БД. Виды предусмотренных запросов представлены в таблице 5.

Таким образом, формирование отчетов в БД позволяет выявить факторы, влияющие на структуру документооборота:

1. количество видов документов, сопровождающих работу организации (предприятия);

2. объем документооборота в подразделениях и в целом в организации;

3. время, затрачиваемое на создание каждого вида документа (подготовка проекта, согласование, подписание, утверждение, регистрация и т. д.);

4. количество документов, подготавливаемых каждым должностным лицом (как исполнителем) за конкретный период;

5. количество документов, подписываемых каждым должностным лицом за конкретный период;

6. количество документов, которые согласуются с каждым должностным лицом за конкретный период;

📌 Реклама

7. количество документов, утверждаемых определенным должностным лицом за конкретный период;

8. количество применяемых систем регистрации;

9. количество применяемых регистрационных форм;

10. время, затрачиваемое на регистрацию одного документа по видам документов;

11. количество учреждений, куда направляются документы из исследуемой организации;

12. количество подразделений, куда направляются подписанные документы;

13. количество применяемых в организации унифицированных систем документации;

14. количество применяемых в организации унифицированных форм документов;

15. количество возвратных движений документов (неоднократное прохождение через одну и ту же инстанцию);

16. общее время движения документов (по видам);

17. количество мест хранения документов (по видам, по авторам, по корреспондентам).

Анализ перечисленных факторов при последовательном выполнении всех этапов исследования документооборота в различных организациях позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой. Можно будет действительно организовать движение каждого документа через минимальное (но обоснованное) количество инстанций. Это, в свою очередь, облегчит процесс принятия решений руководителями и подготовит, как уже отмечалось, условия для внедрения компьютерных технологий.

Наименование подразделения ____________________________________________________________________

Таблица 1. Cведения о документах подразделения (часть 1)

№ п/п

Наименова­ние вида документа

Заголовок к тексту

(о чем?)

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)

В каком случае создается документ

(постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)

Ко­ли­чест­во доку­мен­тов в месяц

Кто готовит проект документа (должность, ФИО)

Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)

Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2. Cведения о документах подразделения (часть 2)

📌 Реклама

№ п/п

Наименование вида документа

Основное должностное лицо, которое подписывает документ

(должность, ФИО)

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО)

С кем согласуется содержание документ

(подразделение, должность, ФИО)

Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)

 

 

 

 

 

 

Наименование подразделения ____________________________________________________________________

Таблица 3. Cведения о документах подразделения (часть 3)

📌 Реклама

№ п/п

Наименование вида документа

Кто утверждает документ

(подразделение, должность, ФИО)

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО)

Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется)

(подразделение, должность, ФИО)

Кто регистрирует документ, если это необходимо

(подразделение, должность, ФИО)

 

 

 

 

 

 

Таблица 4. Cведения о документах подразделения (часть 4)

№ п/п

Наименование вида документа

Кому адресуется подписанный документ

(подразделение (организация), должность, ФИО)

Сколько экземпляров документа создается

Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров

(подразделение)

Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)

Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

 

 

 

 

 

 

 

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(подпись) (Расшифровка подписи)

Таблица 5. Виды и назначение запросов, реализуемых в БД

п/п

Вид запроса

Назначение запроса

1.

По составу документов каждого подразделения

Оценка количества видов документов, сопровождающих работу

2.

По объему документов каждого вида

Оценка общего документооборота, а также трудозатрат по оформлению каждого вида

3.

По количеству и составу документов, создаваемых каждым должностным лицом

Оценка степени напряженности труда сотрудников и реального распределения выполняемых функций

4.

По месту и объему регистрации входящих и создаваемых документов

Оценка применяемой системы и форм регистрации, а также затрат времени на регистрацию

5.

По адресатам создаваемых документов

Оценка количества и состава организаций и структурных подразделений, в которые направляются подписанные документы

6.

По наличию и составу используемых унифицированных форм

Оценка уровня работ по унификации и стандартизации, проводимых в организации

7.

По маршруту движения каждого документа

Оценка количества возвратных движений и общего времени движения документа

8.

По месту хранения входящих и созданных документов

Оценка обоснованности системы хранения и качества номенклатуры дел

__________________________________________

  1. Ларин М. В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления / М. В. Ларин // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности : материалы ХIV Междунар. науч.­практ. конф. — М.: ВНИИДАД. — 2008. — С. 285–293
  2. Фионова Л. Р. Проведение аудита документов / Л. Р. Фионова, Ю. А. Тимофеев // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : сб. ст. IX Междунар. науч.­практ. конф. — Пенза : АНОО ПДЗ, 2009. — С. 23–27.
  3. Фионова Л. Р. Обследование ДОУ предприятия. Организационное проектирование: отчет по НИР, регистрационный № 01200952839, договор № 08/81у от 14.05.2008 г. с ООО «Горводоканал» г. Пенза / Л. Р. Фионова, Ю. Г. Кирюхин, И. В. Усманова и др. — Пенза, 2009. — 256 с.

Подборка полезных мероприятий

Разместить
📌 Реклама