Н.В. Афанасьева, эксперт «УНП»
При постоянных наличных расчетах рано или поздно каждый кассир обнаруживает поддельные денежные купюры. Хорошо, если это случилось непосредственно в момент расчета с покупателем. Тогда фальшивые деньги просто не принимаются в оплату за товары (работы, услуги). А как быть, когда фальшивки выявлены после того, как покупатель уже окончательно рассчитался?
Пример 1.
В конце рабочего дня выручка в размере 12 000 руб. сдана в банк через инкассатора. При пересчете денег банк выявил, что две купюры достоинством 1000 руб. фальшивые.
В учете бухгалтер сделал следующие записи:
Дебет 50 Кредит 90 12 000 руб.
- поступила наличная выручка в кассы организации (основание - приходный кассовый ордер);
Дебет 57 Кредит 50 12 000 руб.
- сдана выручка в банк (основание - копия препроводительной ведомости, расходный кассовый ордер).
Итак, выручка сдана инкассатору. Проводка по зачислению выручки на расчетный счет делается на основании выписки из банка. Но в ней будет значиться меньшая сумма, чем та, что отражена в кассовой книге:
Дебет 51 Кредит 57 10 000 руб.
- зачислена выручка на расчетный счет.
Получается, что по кассе недостачи нет. Но фактически она присутствует. Как и в какой момент бухгалтеру ее отразить в бухгалтерском учете?
Если работник банка при пересчете денег обнаружил купюры, вызывающие сомнения, то составляются акт и мемориальный ордер (п. 10.3 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 09.10.02 № 199-П). А сами купюры направляются на экспертизу в расчетно-кассовый центр Банка России. Если подтвердится, что купюра на самом деле поддельная, то она изымается, а банк должен выдать организации копию акта экспертизы. На его основании бухгалтер сделает следующую проводку:
Дебет 94 Кредит 57 2000 руб.
- отражена недостача.
Обратите внимание: эта проводка делается только после того, как получен акт экспертизы. А до этого времени вызывающие сомнения купюры числятся на счете 57 как денежные средства в пути.
Хотелось бы предупредить бухгалтеров об ошибке, которая часто совершается при сдаче наличной выручки в банк кассиром организации. Для упрощения учета некоторые бухгалтеры не отражают операции по сдаче денег в банк через счет 57. То есть сразу делается проводка:
Дебет 51 Кредит 50
- сдана выручка в банк.
Такой порядок учета может привести к неприятным последствиям. При обнаружении сомнительных купюр кассир переписывает объявление о взносе наличных денег на расчетный счет на меньшую сумму. Соответственно по возвращении кассира из банка бухгалтер сделает проводку:
Дебет 51 Кредит 50 10 000 руб.
- сдана выручка в банк.
Как видите, в этом случае остаток денежных средств в кассе увеличится на 2000 рублей. И нет никакой гарантии, что эта сумма уложится в установленный лимит остатка кассы. Более того, бухгалтер не сможет учесть денежные средства, находящиеся на экспертизе и правильно отразить возникшую недостачу. Ведь сделать проводку Дебет 94 Кредит 50, пока деньги находятся на экспертизе, нельзя.
А теперь рассмотрим, за счет каких источников можно покрыть недостачу.
Как правило, с кассиром при приеме на работу одновременно заключается два договора. Один - трудовой, второй - договор на полную материальную ответственность (п. 32 Порядка ведения кассовых операций*, п. 1 ст. 243 ТК РФ). То есть кассовый работник по определению несет ответственность за недостачу на подведомственном ему участке работы. Но из каждого правила бывают исключения.
Прежде чем наказать рублем провинившегося кассира, нужно установить причины происшествия. А для этого с работника нужно взять письменные объяснения (ст. 247 ТК РФ). И если выяснится, что фальшивые купюры приняли, например, из-за отсутствия в организации детектора валют, то руководитель может и не наказывать работника.
В этом случае недостача списывается за счет собственных средств предприятия:
Дебет 91-2 Кредит 94 2000 руб.
- списана недостача за счет собственных средств организации.
Но ситуация меняется, если рабочее место кассира было снабжено устройством, которое устанавливает подлинность купюр. То есть фальшивые деньги можно было выявить посредством применения этого оборудования. Значит, вина кассира налицо. И он должен возместить ущерб:
Дебет 73 Кредит 94 2000 руб.
- отнесена на взыскание с кассира недостача;
Дебет 70 (50) Кредит 73
2000 руб.
- возмещена недостача (удержана из заработной платы или внесена непосредственно в кассу).
Заметьте, погасить недостачу за счет покупателя (даже если вы точно знаете, что фальшивые деньги поступили от него) не удастся. Дело в том, что после того, как кассир поставил свою подпись на приходном кассовом ордере, за все последствия отвечает только сам кассир. Поэтому доказать виновность покупателя будет весьма проблематично.
- Утвержден Решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.
Начать дискуссию