В ходе камеральных или встречных проверок налоговая инспекция запрашивает у налогоплательщика некоторый перечень документов. Ранее, получив требование через спецоператора связи или по почте, налогоплательщик направлял документы в виде бумажных копий. На сегодняшний день вот уже более года у каждого бухгалтера есть выбор: представить документы в налоговую на бумаге или же направить их в электронном виде через интернет. О плюсах и минусах того и другого способов читайте ниже.
Представление в электронном виде
Право представлять документы по ТКС закреплено за налогоплательщиком ст. 93 Налогового кодекса. При этом в статье указано, что документы можно направить только в утвержденных ФНС xml-форматах. Однако Приказом от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465 Служба утвердила xml-формат электронной описи документов, тем самым позволив направлять через интернет и бумажные документы в виде скан-образов. Это не противоречит Налоговому кодексу: налогоплательщик при представлении скан-образов направляет в налоговый орган формализованный электронный документ — опись в xml-формате. А истребованные документы идут как вложения к этой описи.
Все налоговые инспекции уже более года активно принимают и обрабатывают документы в электронной форме. Для налогоплательщика, уже имеющего опыт сдачи электронной отчетности, процесс представления документов по ТКС не покажется сложным. Согласно порядку представления, утвержденному Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, после получения электронного требования (которое налоговая направляет через систему спецоператора связи налогоплательщика) бухгалтеру надлежит:
- в той же системе сформировать и отправить в налоговую квитанцию о приеме, которая служит уведомлением о доставке требования;
- составить в xml-формате электронную опись, к которой необходимо прикрепить документы. Электронные документы в утвержденных xml-форматах можно прикрепить к описи сразу же: все данные распознаются автоматически. Электронные же документы в произвольных форматах придется сначала распечатать и вместе с бумажными снова отсканировать. Скан-образы затем нужно перевести в форматы .tif или .jpg и для каждого документа дополнительно указать тип, номер и дату его составления, суммы, реквизиты участников сделки и т.д. (сведения определяются типом документа и перечислены в Приказе № ММВ-7-6/465@);
- после формирования весь пакет документов подписать сертификатом квалифицированной электронной подписи и направить в инспекцию по ТКС*.
В результате исчезает необходимость физической передачи документов, что значительно ускоряет их доставку. Кроме того, представление документов через спецоператора упрощает подготовку и формирование пакета документов. Система электронной отчетности «Контур-Экстерн», например, после получения требования позволяет в несколько шагов отправить квитанцию о приеме, сформировать опись и прикрепить к ней электронные и бумажные документы, подписать пакет и направить его в инспекцию. При этом происходит проверка на соответствие утвержденным форматам и отсутствие ошибок, а для бумажных документов реализован механизм распознавания данных: система самостоятельно переводит скан-образы из любого формата в формат .jpg, собирает все страницы документа в отдельный файл и заполняет поля дополнительной информации к документу. Налогоплательщику не придется вбивать данные вручную.
По мнению Ларисы Бровиной, главного бухгалтера ЗАО «Юг Руси», электронный документооборот (ЭДО) значительно повышает эффективность работы бухгалтерской службы с МИФНС и позволяет избавиться от затрат на печать и пересылку документов. А бухгалтер по налогам компании METRO Cash&Carry Елена Пацева считает, что представление документов по ТКС очень напоминает представление электронной отчетности и при получении требования в электронном виде гораздо проще отвечать через интернет, так как в компании уже давно сканируют все бумажные документы для упрощения их поиска и обработки.
В пользу электронного представления высказываются и представители налоговых органов, что неудивительно: электронный документооборот автоматизирует процесс представления, ускоряя сроки доставки документов и снижая затраты на их обработку. Так, представленные документы не нужно заносить в базу данных вручную. А для документов в xml-форматах в программных комплексах налоговых органов в будущем предполагается настройка автоматической сверки данных документов с данными деклараций. Заместитель начальника Управления информатизации ФНС России Д.А. Краснов в рамках дискуссионного клуба «Юридически значимый электронный документооборот: год в России» отметил, что Служба тесно сотрудничает с бизнесом и готова рассматривать любые предложения, направленные на упрощение перехода налогоплательщиков на ЭДО. По его мнению, активная позиция всех участников ЭДО позволит быстрее и безболезненнее преодолеть этап внедрения электронных документов в России. Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Ростовской области № 6152, полагает, что при электронном взаимодействии с налоговым органом для налогоплательщика снижаются расходы на изготовление копий истребованных или направляемых с декларацией документов. К плюсам для налоговых инспекций она относит снижение затрат на прием, обработку, учёт и хранение получаемых документов. При этом документы, представляемые в электронном виде, более динамичны в части возможности проведения анализа содержащихся в них сведений.
Плюсы электронного представления:
- ускорение доставки документов;
- уменьшение расходов на бумагу и печать;
- ускорение проверки представленных документов на стороне налоговой инспекции за счет полуавтоматической обработки;
- сокращение времени на поиск при хранении скан-образов бумажных документов в электронных архивах;
- упрощение подготовки и формирования пакета истребуемых документов при представлении через спецоператора, снятие с налогоплательщика большей части ответственности за соответствие форматам и отсутствие ошибок.
Минусы электронного представления:
- если требование изначально было направлено на бумаге, то представить документы по ТКС не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Дело в том, что xml-формат описи предполагает наличие так называемого идентификатора файла документа, к которому формируется опись. Этого идентификатора нет на бумажном требовании, а без него опись не выгрузится в систему инспекции;
- согласно формату описи сегодня представить по ТКС можно ограниченный перечень документов (всего 14 типов), который обозначен в Приложении к Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@.
Представление на бумаге
Порядок истребования и представления документов в рамках налоговых проверок закреплен ст. 93 Налогового кодекса РФ и полностью описывает случай представления документов в виде бумажных копий. Так, налоговый орган передает налогоплательщику требование «лично под расписку» по ТКС или же заказным письмом, причем в последнем случае оно считается полученным по истечении шести дней. Налогоплательщик собирает необходимые документы, делает и заверяет копии. При этом если у налогоплательщика есть электронные документы, чтобы представить их на бумаге согласно неоднократным разъяснениям Минфина (Письмо МФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521), документы нужно распечатать и также заверить. После составления сопроводительного письма налогоплательщик вместе со всеми копиями направляет его в налоговую инспекцию – лично или по почте.
По мнению Ларисы Сиволобовой, заместителя начальника отдела камеральных проверок Инспекции ФНС России №49, при представлении документов на бумажном носителе в большом объеме налогоплательщик несет достаточно ощутимые временные, трудовые и материальные затраты, в то время как при электронном документообороте затраты минимальные и для налогового органа, и для налогоплательщика.
Плюсы «бумажного» представления:
- представить можно любые документы;
- отработанная практика представления в виде бумажных копий.
Минусы «бумажного» представления:
- увеличение срока подготовки пакета документов из-за необходимости поиска документов в архивах и заверения каждой копии;
- усложнение проверки документов налоговым органом вследствие необходимости их ручной обработки;
- увеличение срока доставки документов (физическая доставка занимает от одного до пяти дней).
Вместо заключения
Электронные требования о представлении документов сегодня приходят большинству налогоплательщиков, а практике электронного представления уже более года. Электронное взаимодействие действительно существенно упрощает работу и бизнесу, и налоговикам. Через СКБ Контур, например, представление документов по ТКС активно практикует около 1000 компаний.Это в разы сократило их время на обработку и доставку документов и ускорило выполнение требования.
Начать дискуссию