Первичные документы

Как утвердить первичные документы

Арбитры уделяют большое внимание тому, насколько первичный документ выполняет функцию подтверждения совершения хозяйственной операции "Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10 января 2014 г. № 09АП-41883/2013-ГК (включено в нормативную базу электронного журнала).". Об особенностях разработки и утверждения форм «первички» – в статье.
4,1 тыс. 314

Арбитры уделяют большое внимание тому, насколько первичный документ выполняет функцию подтверждения совершения хозяйственной операции. Об особенностях разработки и утверждения форм «первички» – в статье.

Особенности составления «первички»

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется с помощью первичного документа. Об этом сказано в части 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ). Проанализируем, каковы требования и особенности составления «первички».

Обязательные реквизиты

Налоговики не вправе устанавливать обязательные формы первичных документов. Поэтому расчеты налоговой базы должна подтвердить в том числе бухгалтерская «первичка». И согласны с этим не только чиновники (письма Минфина России от 5 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31261, от 22 февраля 2013 г. № 03-03-06/1/5002), но и судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 декабря 2013 г. № 09АП-35547/2013).

Но для этого в «первичке» обязательно должны быть указаны ее наименование, дата составления, содержание факта хозяйственной жизни, включая его величину в натуральных или денежных единицах измерения с указанием самих единиц. Также в первичном документе отражается название компании. Обязательным является и указание должностей и наличие подписей соответствующих ответственных лиц. О том, что все эти сведения необходимы, сказано в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Дополнительные сведения

При разработке форм первичных документов можно включить в них и дополнительные данные. Финансисты отмечают, что законодательством о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в «первичку» таких сведений (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Дополнение может происходить по мере необходимости, например в связи с характером факта хозяйственной жизни, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления или технологией обработки учетной информации.

Возможность объединения данных

Бывают ситуации, когда возможно составление единой формы на основе объединения нескольких других. Так, в приложении № 1 к письму ФНС России от 21 октябВ­ря 2013 г. № ММВ-20-3/96@ чиновники предложили рекомендательную форму универсального передаточного документа. Она разработана на основе счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, а также ранее обязательных для применения документов по передаче материальных ценностей (формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1, товарный раздел ТТН). По мнению налоговиков, такой документ дает возможность одновременно учитывать оформленный факт хозяйственной жизни, а также использовать право на вычет по налогу на добавленную стоимость и подтвердить затраты. Отметим: форму универсального передаточного документа организация может разработать самоВ­стоятельно, при условии, что будут соблюдены требования Закона № 402-ФЗ и главы 21 Налогового кодекса РФ.

Как утверждается «первичка»

Первичные документы составляются по формам, которые определены руководителем. Делается это по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Об этом говорится в части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Финансисты уточняют: руководитель не просто утверждает формы, но и определяет состав «первички», а также перечень лиц, имеющих право их подписывать (информация № ПЗ-10/2012).

На практике формы разрабатываются бухгалтерией, после чего происходит их утверждение. Для этого оформляются отдельные приказы или распоряжения в рамках учетной политики либо выпускается самостоятельный внутренний документ, посвященный организации первичного учета и документирования фактов хозяйственной жизни,

Стоит отметить, что в учетную политику необходимо включить в качестве ее приложения полный перечень всех первичных учетных документов, которые будут применяться, и привести их образцы с пояснениями по заполнению.

Также нужно определить круг лиц, которым доверено право подписи первичных документов.

Помимо этого разрабатывается график документооборота. В нем указывается, кто и при каких обстоятельствах составляет каждый вид документа, сколько экземпляров нужно выписать и кому их требуется передать. Также требуется привести подробное описание того, каким образом происходит обработка и хранение первичных документов.

Причем целесообразно сделать так, чтобы фрагмент графика документооборота прилагался к каждой должностной инструкции.

В этом случае работники точно будут знать, с какими первичными документами они должны работать и как это следует правильно делать.

Когда применяются унифицированные формы

Применяются не только самостоятельно разработанные формы, но и унифицированные. Используются также и формы, принятые органами негосударственного регулирования бухучета, и иные рекомендованные документы. Например, предусмотренные приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н для субъектов малого предпринимательства (информация № ПЗ-10/2012).

Причем некоторые унифицированные формы нужно использовать в любом случае. Обязательными к применению продолжают оставаться те документы, которые установлены и регулируются нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами на основании законодательства. Например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, расчетно-платежные и платежные ведомости.

Важно запомнить

Компания может пользоваться унифицированными формами первичной документации, а также теми, которые рекомендованы ФНС России, утвердив то, что ей необходимо, в учетной политике. Кроме того, «первичку» можно разработать и самостоятельно, при условии, что документирование не регламентируется какими-либо нормативными актами (например, для кассовых операций).

Опубликовано в журнале «Учет в торговле» № 2, февраль 2014 г.

Комментарии

1
  • IT Avenue
    Первичные документы- неотъемлемая часть бухгалтерского учета. Очень важно знать как правильно составлять их. Спасибо за нужную статью.

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
95

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
108

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
191
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

47
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
53
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.