Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Подготовка приказа включает:
- Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
- Подготовка проекта приказа
- Согласование проекта со специалистами
- Подписание приказа руководителем
Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.
Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).
Приказ включает такие реквизиты, как:
- Наименование вида документа – ПРИКАЗ
- Дата (датой приказа является дата его подписания)
- Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
- Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
- Текст
Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :
- «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
- «что сделать» (указывают конкретную работу)
- «в какие сроки»
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.
Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.
- Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
- Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
- Отметка об исполнителе
Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
Образец приказа:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З Об образовании юридической службы В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:
2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88 |
Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.
Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.
Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
- Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
- Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»
Образец указания:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80 |
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы
Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.
Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
- Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
- Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»
Образец распоряжения:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40 ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в комнате № 40. Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С. Срок исполнения – 01.06.2001 Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный инженер Б.К.Савельев 00.00.0000 Терентьева 233 67 88 |
