ЭДО

Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО СФ

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.
2,8 тыс. 250
Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО СФ
На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.

Инструменты для самостоятельного обмена

Электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Facebook), мессенджеры (Telegram, 4talk), файлообменники, Skype и другие сервисы поддерживают функциональность обмена файлами, электронными документами. При этом законодательство нас никак не ограничивает. Приобретите сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП), подпишите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО, установите сертифицированное ФСБ РФ СКЗИ и работайте (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63). Такой сценарий не подойдет только в том случае, если вы планируете обмениваться электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Об этом позже.

Бизнес вряд ли выберет обмен через мессенджеры – несерьезно как-то, а вот электронная почта пользуется популярностью. Так бы и работали, но в 2012 году появились Операторы ЭДО СФ. Давайте сравним обмен по e-mail и через сервис Оператора.

Обмен по e-mail

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Заметьте, о способе обмена ничего не сказано. После получения КЭП приобретите средства криптографической защиты (СКЗИ) для работы с электронной подписью и заключите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО. Последнее – рекомендация, а не обязательное условие. Начинайте обмен.

Единственное ограничение – обмен ЭСФ. В соответствии с п. 1.3 Приказа Минфина РФ № 50н обмен электронными фактурами осуществляется через Операторов и только через них. Если вы не планируете обмениваться ЭСФ и минусы электронной почты не доставляют вам неудобства, используйте этот вариант.

E-mail

Плюсы

Минусы

Бесплатно.

Для обмена электронными договорами, накладными, актами рекомендуется заключать соглашение с каждым контрагентом о начале ЭДО.

Популярно. Контрагенты уже пользуются.

Законодательство запрещает обмениваться электронными счетами-фактурами (п. 1.3 Порядка обмена ЭСФ).

Настройка папок позволяет сортировать письма.

Отсутствует архив самих электронных документов.

Функциональность поиска позволяет искать нужные письма.

Отсутствует поиск по документам.

Техническая поддержка.

Специалисты поддержки не ответят на вопросы по работе с электронными документами.

Отсутствует поддержка форматов ФНС накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ.

Отсутствует автоматическая выгрузка документов. При подготовке к налоговой проверке придется выгружать по отдельности каждый документ.

Спам.

Отсутствует поддержка работы с электронной подписью (или ее надо самостоятельно настраивать, что бывает очень непросто).

Обмен через Оператора

Чтобы приступить к обмену, выберите своего из списка ФНС и приобретите сертификаты КЭП и СКЗИ. Какие нюансы вас ожидают – смотрите в таблице:

Оператор ЭДО СФ

Плюсы

Минусы

Обмен любыми видами документов.

Платно

Готовые интеграционные решения с ECM и ERP-системами.

Технология находится на этапе проникновения в бизнес. Контрагенты могут быть не подключены к ЭДО.

Поддержка форматов ФНС счетов-фактур, накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ.

Медленное развитие технологии роуминга.

Специалисты поддержки ответят на любые технические вопросы, а также на вопросы по работе с электронными документами.

Отсутствует возможность выставления документов задним числом.

Хранение счетов-фактур и первичной документации в течение 5 лет.

Подтверждения Оператора, как независимой стороны, о фактах подписания и обмена документами.

Подготовка первичной документации к налоговой проверке (поиск, фильтрация, массовая выгрузка).

E-mail или Оператор?

Предлагаю сравнить варианты между собой:

Получилось наглядно, даже добавить нечего. Мы проводили сравнение по общим критериям. Не забывайте, что функциональность сервисов разных Операторов отличается. Не через каждого Оператора возможен обмен по факторингу или бесплатная интеграция с 1С и др.

Делайте выбор, исходя из своих задач и целей. Если вы небольшая компания, не планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, вам не нужен архив и т. д., – используйте электронную почту. В противном случае обращайтесь к Оператору.

Начать дискуссию

На продление программы материнского капитала выделят еще 600 млрд рублей

Татьяна Голикова с Минтрудом подсчитала, что на выплату материнского капитала будут нужны дополнительные 600 млрд рублей.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: депутаты хотят цирк без животных, Роналду оштрафовали за неприличный жест, а основатель Wildberries на первом месте в Forbes

Подготовили обзор главных событий дня. Всё самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

263
Инвестиции

Брокер ВТБ начнет проводить сделки с ценными бумагами в выходные дни

В первую очередь в нерабочие дни инвесторы смогут управлять БПИФ денежного рынка «Ликвидность».

Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Трудовые отношения

Отпуск за свой счет: кому положен, когда его нужно согласовать с работодателем

Разберем, кто имеет право на неоплачиваемый отпуск, когда его нужно согласовать с работодателем, почему нельзя массово отправить работников в отпуска без содержания и за что суды взыскивают с работодателей внушительные суммы в качестве компенсаций за нарушение трудовых прав граждан. 

Отпуск за свой счет: кому положен, когда его нужно согласовать с работодателем
Лицензирование

Алкогольным компаниям с уставным капиталом меньше 100 млн рублей перестанут выдавать лицензии

Чтобы получить лицензию на производство алкоголя, у компании должен быть уставный капитал не меньше 100 млн рублей. В этом капитале доля акционеров, зарегистрированных в офшорах, не должна превышать 25%.

Инвестиции

За 6 лет появится минимум 100 индустриальных технопарков-кластеров

Такое поручение дал правительству В. Путин в ходе обращения к Федеральному Собранию 29 февраля.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бесплатно с Исполнительное производство

Что делать бухгалтеру с исполнительным листом на сотрудника. Мини-курс

Регламент по работе с исполнительными листами очень строгий, и любые отклонения от него недопустимы. Поэтому при получении исполнительного документа повторите наш мини-курс.

Что делать бухгалтеру с исполнительным листом на сотрудника. Мини-курс

Кому можно сдавать упрощенную отчетность и кто должен проходить обязательный аудит

Пора готовиться к составлению годовой бухгалтерской отчетности. Нужно проверить, может ли ваша компания вести упрощенный учет и попадет ли бизнес под аудит.

🌺 Как заполнить декларацию по УСН, заявление на возврат денег с ЕНС и трудовой договор с дистанционщиком: разъяснения экспертов

Ежедневно наши эксперты готовят для вас статьи-разборы и мини-курсы о законопроектах, новых правилах, разъясняют действующие нормы НК и ТК, на примерах показывают, как заполнить декларацию, провести операцию в 1С и прикладывают образцы, бланки и другие полезные документы. Сегодня собрали топ таких разборов за неделю.

Дробление бизнеса

Налоговики не будут определять точные критерии дробления бизнеса

ФНС считает, что достаточно сложившейся правоприменительной практики по делам с искусственным дроблением, а в законе определять «дробленку» излишне и даже вредно.

РСВ

Вышли новые контрольные соотношения для РСВ

Налоговики сверят, сходится ли сумма взносов с суммой начислений, умноженной на тариф. По каждому работнику проверят превышение базы.

НДС

Четыре неоднозначные ситуации с исчислением и уплатой НДС

Налог на добавленную стоимость — один из самых проблемных в практике налогоплательщиков. Есть ситуации, которые вызывают вопросы даже у опытных бухгалтеров.

Иллюстрация: vwalakte/freepik
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Бухгалтеров шокируют на собеседованиях, а из профессии они уходят из-за высоких рисков и нервотрепки. 💃«Ночной бухгалтер» №1633

Бухгалтер и без того непростая профессия, но когда тебя не берут на работу из-з духов или знака зодиака, а собеседование проводит некомпетентный главбух, поневоле задумаешься — а тем ли я занимаюсь? На уход из профессии влияют и высокие риски (наравне с директором), и конфликты с руководством. Слушаем «глас народа» и про профновости, конечно, не забываем.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Для обрабатывающей промышленности увеличат базу расчета амортизации

Такое предложение сделал В. Путин 29 февраля в ходе выступления перед Федеральным собранием.

Бесплатно с ФСБУ Аренда

Как заполнить годовую отчетность-2023 при лизинге по шагам. Разница между налоговым и бухгалтерским учетами

Малое предприятие на общем налоговом режиме приобрело автомобиль в лизинг. Разберем по шагам, как при упрощенном учете лизинга (без дисконтирования) правильно заполнить отчетность.

Как заполнить годовую отчетность-2023 при лизинге по шагам. Разница между налоговым и бухгалтерским учетами

Что такое well-being и как эта система помогает бизнесу

Мы живем в мире с неопределенным будущим: от нагнетания глобальной катастрофы до радикального продления жизни. В этой парадигме well-being рассматривается как благополучие человека, общества и планеты в целом. Поэтому наше общее будущее зависит от вклада каждого человека и каждой компании в well-being.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
59

Уведомлять о ведении бизнеса станет проще: создаётся единый реестр

Правительство утвердило постановление об упрощённом порядке подачи уведомлений о предпринимательской деятельности

Взносы на травматизм платят до 15 числа в СФР и не включают в уведомление по ЕНП

В уведомление по ЕНП идут налоги и взносы с авансовой системой уплаты, которые администрирует ФНС. КБК этих налогов начинается на 182.

Инвестиции

Путин: вложения бизнеса в науку должны вырасти не менее чем в 2 раза

Такую задачу обозначил президент в ходе обращения к Федеральному собранию 29 февраля.

Интересные материалы

Стандартный вычет

Цифра дня. Про стандартный вычет

Налоговый вычет на второго и каждого последующего ребенка будет увеличен в два раза.

Цифра дня. Про стандартный вычет
279