Клерк.Ру

Про роуминг электронных документов: строго по делу

Фото Тимура Громова, Кублог

Когда вы подключаетесь к оператору обмена электронными документами и начинаете приглашать контрагентов к обмену, то обязательно узнаете, что вы далеко не первый, кто решился перейти на ЭДО. Некоторые ваши контрагенты уже давно выбрали себе другой сервис ЭДО, через который обмениваются электронными документами со своими партнерами. И самое важное – они не собираются менять оператора.

Здесь в игру вступает роуминг – особая технология межоператорского взаимодействия, с помощью которой абоненты разных сервисов могут свободно обмениваться документами друг с другом. С технической точки зрения этот процесс довольно сложен, но для конкретных абонентов абсолютно незаметен.

Еще осенью 2014 года продуктивных проектов по роумингу можно было пересчитать по пальцам. Сегодня же почти каждый оператор ЭДО охотно готов рассказывать о том, каких успехов он добился. На их сайтах вы легко можете найти разделы О роуминге, где содержится конкретная информация о том, с кем уже взаимодействие налажено.

Как запускается роуминг?

Необходимое условие – наличие контрагента, работающего с другим операторам, но заинтересованного в обмене с вами. Для вас начало процесса будет выглядеть достаточно просто: вы заявляете своему оператору о необходимости начать обмен с конкретными абонентами другого сервиса. Большинству компаний достаточно будет простого официального письма, подписанного электронной подписью и отправленного прямо в сервисе обмена. Далее начинают работать уже ваши операторы.

Если очень сильно упростить процесс, то его можно разделить на три условных этапа:

  1. Подготовка к запуску. На данном этапе идут подготовительные работы, тестируется обмен, производится настройка сервисов, подписывается соглашение о роуминге между операторами.
  2. Пилотный обмен. В рамках пилотной эксплуатации соглашение между операторами подписано, абоненты обоих сервисов уже обмениваются документами через роуминг, а операторы согласовывают последние нюансы взаимодействия.
  3. Продуктив. Перевод в продуктивное использование означает, что абоненты обоих операторов обмениваются электронными документами без каких-либо ограничений.
Скорость прохождения каждого этапа зависит от того, велись ли работы по настройке роуминга заранее. Случается, что между выбранными сервисами уже есть готовое решение по роумингу. В этом случае вам практически не придется ждать – операторы в течение нескольких дней заведут соответствующие учетные записи на своей стороне. В ином случае придется потратить время на ожидание, пока операторы организуют и проведут все необходимые работы.

А почему придется ждать?

Не все и не всегда проходит гладко. Иногда у ваших операторов в направлении роуминга не бывает позитивной динамики. В этом случае вам и вашему контрагенту необходимо настойчиво обращаться к своему оператору со своей потребностью. Конечно, для этого потребность в роуминге должна быть реальна, и абонент должен занимать активную позицию в необходимости роуминга.

Кроме того, абоненту может потребоваться роуминг с более чем одним оператором. Сама технология роуминга масштабируема, но соглашения о стоимости и уровне обслуживания между операторами могут существенно отличаться. Т.е. для организации роуминга с каждым дополнительным оператором потребуется дополнительное время.

Также может затянуться согласование стоимости и уровня обслуживания между операторами. При том, что сама настройка технологии и тестирование происходят достаточно быстро.

А сколько стоит?

В идеале, цена обмена в роуминге не должна превышать стоимости обмена в рамках одного сервиса. Но не всегда оператору удается этого достичь. Например, вы платите за исходящий документ 2 рубля, а оператор вашего контрагента хочет получать часть этой стоимости. Соответственно возникает ситуация вероятного увеличения стоимости передачи документов в роуминге. Не факт, что она повысится – это вопрос переговоров. Но и гарантировать, что документы в роуминге будут стоить столько же, сколько и документы в рамках одного оператора, вам никто не сможет.

Другой пример: вы договорились со своим оператором об определенном уровне обслуживания (доступность сервиса и техническая поддержка), у другого оператора уровень обслуживания может отличаться. И вам, и вашим операторам придется выравнивать этот вопрос, что не сможет не сказаться на стоимости услуг. Плюс это потребует дополнительных согласований между операторами или изменения условий обслуживания для абонента в случае роуминга.

Кто отвечает за роуминг?

Сам роуминг операторов ЭДО находится в ведомстве Ассоциации «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг» («РОСЭУ»), которое четко определяет его как «технологию обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота».

Роуминг по «РОСЭУ» решает следующие задачи:

  • создание единой сети доверия для хозяйствующих субъектов, имеющих необходимость обмена юридически значимыми электронными документами;
  • обеспечение возможности обмена, наряду со счетами-фактурами, регламент обмена которыми регулируется законодательно, другими юридически значимыми документами бухгалтерского учета и не только;
  • выработка единых требований к процедуре обмена и единых форматов технологических документов.
На данный момент технология роуминга успешно развивается всеми участниками некоммерческого партнерства. Если вы нашли своего оператора в списке рабочей группы РОСЭУ, значит, он готов решить вопрос роуминга для вас.

В законодательстве роуминг описан в следующих нормативных актах:

А если роуминга как не было, так и нет?

Да, бывает и такое. Иногда операторам постоянно чего-то не хватает – ресурсов, желания либо ваша просьба для них недостаточно весома. И, пока нет законодательного акта, обязывающего операторов организовывать роуминг, вам придется самостоятельно искать дополнительные решения. Вот несколько наших рекомендаций:

  1. Найдите генератора трафика. Ничто так не оживляет сервис, как работа с крупным пользователем со значительным объемом передаваемых документов. Если у вашего контрагента весомый документооборот, он подходит на рольтакого генератора. Так, оператор получит экономическое обоснование для начала работ.
  2. Обговаривайте заранее. Чтобы избежать ситуации затягивания реализации роуминга, сразу закрепите эти вопросы с оператором еще на этапе подключения к сервису. Возможно, придется описать эти вопросы в договоре.
  3. Рассмотрите альтернативы. Всегда доступно подключение к нескольким операторам (мультиоператорность), но в этом случае вам необходимо будет четко проработать организационную часть вопроса. Надо понимать, как вы будете маршрутизировать документы, как хранить и т.п. Возможно, вам потребуются интеграционные или специализированные решения, например, Межкорпоративный финансово-учетный документооборот.
Если в целом говорить о ситуации с роумингом, то сегодня мы наблюдаем очень позитивный процесс: все больше операторов показывают фактические результаты создания роуминга. И успешность его развития во многом зависит от абонентов, от их участия и активной позиции. Некоторые из них уже обмениваются с контрагентами через роуминг, чем помогают операторам осваивать и развивать технологию на практике, находить и закрывать узкие места. Нет смысла ждать, когда все заработает само собой, стоит проявлять инициативу.

На правах рекламы