Обязано ли бюджетное учреждение оформлять путевые листы?

Поводом для написания статьи послужил Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17, которым вносятся изменения в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее – Приказ № 152, Порядок заполнения путевых листов). Поскольку на страницах журнала освещаются все самые последние и интересные новинки законодательства, было принято решение проанализировать и названный приказ. Однако при изучении новшеств мы задались вопросом, обязательно ли бюджетному учреждению применять путевые листы. Результаты изученных нами документов приводятся в этом материале.

Общие требования законодательства  к оформлению путевых листов

Статьей 9 Закона о бухгалтерском учете[1] установлено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Бюджетные учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н[2]. Среди форм, содержащихся в данном документе, путевых листов нет. Основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230). В действующей редакции инструкций № 157н[3], 174н[4] нет ссылки на обязанность применения бюджетными учреждениями при списании топлива путевых листов.

Напомним: п. 36 Инструкции № 174н (в редакции, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н) устанавливал, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. При этом бюджетные учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Если обратиться к Постановлению Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения», то водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов. В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перево­зимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

Таким образом, если прямого указания на применение путевого листа законодательство РФ не содержит, использование данного листа не является обязательным.

Оформление путевых листов при перевозке детей

Вначале рассмотрим случаи, когда оформление путевых листов обязательно. Таким случаем является перевозка детей. В соответствии с п. 7 Поручения Первого заместителя Председателя Правительства РФ И. И. Шувалова от 21.02.2014 № ИШ-П9-24пр «О профилактике детского дорожно-транспортного травматизма и подготовке родителей» Минобрнауки совместно с Минтрансом и МВД разработало и направило методические рекомендации «Об организации перевозок обучающихся в образовательные организации». Данные рекомендации доведены Письмом Минобрнауки РФ от 29.07.2014 № 08-988 (далее – Методические рекомендации). Методическими рекомендациями установлено, что образовательные организации организуют перевозку обучающихся самостоятельно при выполнении условий, указанных в п. 3.1.1 – 3.1.12 поименованных рекомендаций. К перевозкам обучающихся относятся:

  • доставка обучающихся в образовательные организации;
  • развоз обучающихся по окончании занятий (организованных мероприятий);
  • организованные перевозки групп детей при организации туристско-экскурсионных, развлекательных, спортивных и иных культурно-массовых мероприятий.
Среди обязательных условий – проведение ежедневного предрейсового контроля технического состояния автобусов с соответствующими отметками в путевом листе.

В приложении 2 к Методическим указаниям приведены должностные обязанности директора образовательной организации по обеспечению безопасности перевозок обучающихся автобусом. Пунктом 3.1 данных должностных обязанностей установлено, что для обеспечения профессиональной надежности водителей в процессе их профессиональной деятельности директор обязан обеспечивать проведение ежедневного предрейсового контроля технического состояния автобусов перед выездом с соответствующими отметками в путевом листе. Водитель перед выездом в рейс должен в установленном порядке пройти медицинский
осмотр с отметкой в путевом листе и соответствующей записью в журнале предрейсовых медицинских осмотров, а также инструктаж по охране труда (п. 2.1 приложения 5 к Методическим рекомендациям).

При перевозке детей необходимо соблюдение требований, установленных законодательством РФ, в том числе в части соблюдения режимов труда и отдыха водителей, а также соблюдение норм (п. 3.1.9 Методических рекомендаций):

  • статьи 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безо­пасности дорожного движения»;
  • Правил организованной перевозки группы детей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.12.2013 № 1177 «Об утверждении правил организованной перевозки группы детей автобусами»;
  • Постановления Правительства РФ от 17.12.2013 № 1176 «О внесении изменений в правила дорожного движения Российской Федерации»;
  • Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7 (далее – Правила обеспечения безопасности перевозок).
Пунктом 62 Правил обеспечения безопасности перевозок установлено, что субъект транспортной деятельности, осуществляющий регулярные перевозки пассажиров, обязан обеспечить каждого водителя:

  • путевым листом;
  • расписанием (графиком) движения по маршруту регулярных перевозок;
  • схемой маршрута с указанием опасных участков.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что оформление путевого листа на транспортное средство, используемое для перевозки детей, обязательно. При оформлении путевого листа должны соблюдаться требования, установленные Приказом № 152.

Оформление путевых листов для перевозок сотрудников

Если говорить о необходимости оформления путевого листа на движение легкового автомобиля, используемого в учреждении для перевозки сотрудников (руководителя, заместителя руководителя, главного бухгалтера и др.) в служебных целях, то из положений действующего законодательства РФ следует, что путевые листы оформляются бюджетным учреждением, если это требование установлено:

– учредителем (ведомственным нормативном актом, распоряжением учредителя). В качестве примера такого ведомственного приказа можно привести Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 06.04.2016 № 293 «Об утверждении Методических рекомендаций по реализации мероприятий «Московский стандарт поликлиники» и критериев оценки устойчивости его внедрения»;

– учетной политикой учреждения.

В остальных случаях применение путевых листов в отношении легковых автомобилей необязательно. Учреждение может разработать для водителя форму отчета, в котором он будет отражать всю необходимую для расчета объема израсходованного им топлива информацию. Далее на основании данного отчета комиссией по поступлению и выбытию активов в учреждении оформляется акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Если учреждение использует в своей деятельности путевые листы (по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78 или разработанной учреждением самостоятельно), в них должны содержаться обязательные реквизиты, перечень которых установлен Приказом № 152. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Положения данного закона не распространяются на перевозку людей (сотрудников учреждения) на легковом транспорте (автомобиле). Однако если в учреждении оформляются путевые листы, то они, по нашему мнению, должны одержать обязательные реквизиты, установленные Приказом № 152. Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.
Правила заполнения данных обязательных реквизитов установлены также Приказом Минфина РФ № 152. Обращаем ваше внимание на то, что Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17:

  • из пункта 12 Порядка заполнения путевых листов исключено положение о том, что в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании;
  • Порядок заполнения путевых листов дополнен п. 16.1 следующего содержания: «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов».
Новшества, введенные в Приказ № 152, применяются с 26 февраля 2017 года.

* * *

В завершение кратко сформулируем основные выводы:

  • Бюджетные учреждения обязаны использовать при отражении фактов хозяйственной жизни путевые листы только в случае, если такая обязанность прямо установлена законодательством РФ либо если само учреждение прописало в своей учетной политике, что расходование бензина будет подтверждаться путевыми листами, оформленными водителем.
  • Если учреждение использует в своей работе путевые листы, то их форма должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Приказом № 152.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Гость, Подготовься к сдаче отчетности за 6 месяцев!

ВЕБИНАР про сдачу отчетности за II—квартал 2022 года

Проверь все ли изменения в налогах и учете учтены!

На вебинаре «Новое в отчетности за 6 месяцев 2022 года: как отчитаться без штрафов» вы узнаете:

  • как будет сделан обзор изменений и разъяснений ФНС по НДС;
  • про налог на прибыль и налог на имущество организаций
  • а также об информационных письмах и рекомендациях Минфина по применению новых ФСБУ.

Успей занять место на вебинаре!

Записаться (Осталось 10 мест)