Первичка в электронном виде: ответы на вопросы бухгалтеров

В соответствии с абзацем 1 п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

На основании абзаца 4 п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми виностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Законодательство о первичке в электронном виде

В ст. 313 НК РФ установлено, что подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

В силу п. 1 ст. 9 Федерального закона от 6.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Согласно п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Электронная подпись

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

На основании ст. 2 Федерального закона от 6.04.11 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон №63-ФЗ) электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Данный Закон устанавливает требования ко всем видам электронных подписей, при несоблюдении которых она будет считаться недействительной.

Таким образом, первичный учетный документ, составленный в электронной форме, может быть подтверждением доходов и (или) расходов при обложении налогом на прибыль организации, если он составлен в соответствии со всеми требованиями НК РФ, Законов № 402-ФЗ и № 63-ФЗ.

Когда электронный документ приравнивается к бумажному?

В Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разъясняется, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, неявляются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Также в письме ФНС России от 6.02.14 г. № ГД-4-3/1984@, которое посвящено проблемам применения первичных документов в электронной форме, разъяснено, что первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей приведенным выше требованиям, может являться основанием для формирования данных налогового учета. Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям, закрепленным в ст. 9 Закона №402-ФЗ, а также подписан электронной подписью с соблюдением требований Закона № 63-ФЗ, то может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы в целях обложения налогом на прибыль организации.