Некоторые особенности обработки персональных данных сотрудников

Рассмотрим несколько вопросов об особенностях обработки персональных данных сотрудников.
4,2 тыс. 68
Некоторые особенности обработки персональных данных сотрудников

Можно ли хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) в личном деле работника? Если нет, какие риски возникают для автономного учреждения в случае хранения копий? У учреждения есть положение о защите персональных данных (ПД), в котором в том числе урегулированы вопросы их хранения, и заявление работника на хранение ПД.

Порядок ведения личного дела работника действующим законодательством не установлен. В то же время, по мнению Роструда, работодатель вправе хранить в личном деле работника копии его документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) при соблюдении следующих условий:

1) кадровая служба получила от работника согласие на хранение и обработку ПД (ст. 88 ТК РФ);

2) персональные данные сотрудника обрабатываются исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ);

3) объем ПД, указанных в копиях документов, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ)). При определении объема и содержания обрабатываемых ПД работника учреждение должно руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ).

Однако Роскомнадзор придерживается другой точки зрения. Данное ведомство, а за ним и суды признают, что хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельств о заключении брака, рождении ребенка превышает объем обрабатываемых ПД работника, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. В частности, подобный вывод сделан в постановлениях ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013. Судьи считают, что для обработки ПД работников достаточно сверить предоставленные данные с оригиналами, а хранить копии документов не нужно.

К сведению
Роскомнадзор – уполномоченный федеральный орган исполнительной власти по защите прав субъектов персональных данных (см. Постановление Правительства РФ от 16.03.2009 № 228).

Таким образом, если принять во внимание позицию Роскомнадзора и судов, риск привлечения автономного учреждения к административной ответственности все же возникает. В связи с этим учреждению нужно самому решить, целесообразно ли вкладывать в личные дела работников копии их документов.

В свою очередь, ответственность за нарушения в области персональных данных установлена ст. 13.11 КоАП РФ. Так, обработка ПД в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, либо обработка ПД, несовместимая с целями их сбора (за исключением случаев, подпадающих под действие ч. 2 ст. 13.11), чревата предупреждением или штрафом в размере от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц (ч. 1 ст. 13.11). А за обработку ПД без письменного согласия субъекта ПД (если оно должно быть получено) либо обработку с нарушением установленных требований к составу сведений, включаемых в согласие субъекта на обработку его данных, должностным лицам грозит штраф в размере от 10 000 руб. до 20 000 руб., юридическим лицам – от 15 000 руб. до 70 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11).


Чтобы исключить вероятность несанкционированного проникновения в служебные помещения автономного учреждения, руководитель принял решение изготовить работникам пропуска. На них будут фотографии, позволяющие идентифицировать владельцев. Нужно ли получать их письменное согласие на использование фото (обработку персональных данных)?

Да, получать согласие работников в данной ситуации нужно. Сбор, оформление, размещение, использование фотографий подпадают под понятие обработки персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). В то же время сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются для установления личности, относятся к биометрическим ПД. В эту категорию попадают и фотографии. Согласно ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ биометрические ПД можно обрабатывать только при наличии письменного согласия субъекта ПД.

Аналогичного мнения придерживаются судьи (см., например, Определение ВС РФ от 05.03.2018 № 307-КГ18-101 по делу № А42-342/2017).


Правомерно ли включение в трудовой договор с работником пункта о его обязанности уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных?

Согласно ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными актами. В частности, можно внести условия:

– об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

– об испытании;

– о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной).

На основании ч. 5 ст. 57 ТК РФ по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, локальными актами, а также права и обязанности сторон, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей не может рассматриваться как отказ от их реализации (исполнения).

Таким образом, включение в трудовой договор с работником условия о том, что он обязан сообщать работодателю об изменении своих персональных данных, не нарушает действующие нормы законодательства.

Комментарии

4
  • Natalikr

    Я понимаю, что в нашем законодательстве не всегда все.... логично. Но кто-нибудь из уважаемых участников может мне объяснить - чем именно хранение копий документов нарушает права работников? Почему данные эти иметь можно , а копии хранить нельзя?

  • z_osen

    еще интересно каким образом, потом налоговой доказывать что в отчете РСВ, например, все данные верные, или право на вычет на ребенка как дать без свидетельств, равно как и возмещение из ФСС

  • А я не понимаю, зачем получать согласие работника на обработку его ПД, если это делается в рамках трудовых отношений. О чем сказано в
    пункте 1 части 2 статьи 22 Закона.

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»

Мы подготовили действительно ценный курс для предпринимателей. Здесь вы найдете не только задачи по бухгалтерскому учету, но и уникальные жизненные бизнес-ситуации, которые требуют от трупредпринимателей нестандартного мышления и гибкости.

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»
5
371

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Зачем Бенефициара объявляют в международный розыск?

Мнение налогового адвоката

Экономика России

В 2023 году дефицит федерального бюджета составил почти 3,23 трлн рублей

Минфин засекретил часть расходов федерального бюджета, за 2023 год они составили 32,35 трлн рублей. Тогда как на доходы пришлось 29,12 трлн.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банкротство

Совокупные долги банкротов выросли в 2 раза

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

Общество

На что обратить внимание при покупке загородного дома, дачи или участка

Федеральная нотариальная палата (ФНП) разъяснила, на что обратить внимание при покупке дачи или земельного участка.

Маркетплейсы

У Wildberries появились брендированные грузовики

Автомобили с фирменными логотипами будут доставлять заказы со складов и сортировочных центров до ПВЗ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Новые штрафы для бизнеса, банки против маркетплейсов и директор с лапками. Что обсуждали сегодня бухгалтеры. 😺«Ночной бухгалтер» № 1667

Бизнес больше не может звонить и отправлять рассылки по смс и e-mail без предварительного согласия абонента. Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят платежи через собственную структуру. Компания ищет сотрудника с лапками, который будет создавать уют, контролировать запасы вкусняшек и обниматься. А также другие новости дня для бухгалтера.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая
2
191
Банки

Данные об иностранных поставщиках платежных услуг станут закрытыми

Центробанк закроет доступ к перечню иностранных поставщиков платежных услуг до конца 2024 года.

Бесплатно с Социальные пособия

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс

Как назначается пособие по уходу за ребенком по новым правилам в 2024 году, какие документы нужно предоставить, рассказываем в мини-курсе и приводим форму уведомления о прекращение права сотрудника на получение ежемесячного пособия.

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс
Бесплатно с КоАП РФ

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

17 апреля 2024 года вступили в силу поправки в КоАП. Рассказываем, при каких условиях могут оштрафовать за обзвоны, письма и рассылку смс  и как не попасть под санкции.

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

Новостной дайджест: правила переводов с Сбербанке, новые меры поддержки МСБ, план Минэкономразвития, изменения в налогах, форум «Создай НАШЕ»

Самое интересное и важное за день в новостном дайджесте.

61
Банки

RBI: Европейский центральный банк потребует быстрее свернуть бизнес в РФ

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Импорт

Вводится режим «параллельного импорта» для зарубежных патентов

Импорт параллельного характера позволяет ввозить в РФ иностранные товары без получения на это согласия от производителя. Такой импорт считается параллельным, так как он осуществляется независимо от официальных каналов через дистрибьюторов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Мошенничество

Доверительные отношения между ИП и его бухгалтером обошлись предпринимателю в 20,6 млн рублей ущерба

Бухгалтер из Краснодарского края предстанет перед судом по обвинению в неправомерном обороте средств платежей и мошенничестве.

257

Что такое системное мышление и как руководителю научиться использовать его на практике

Мы живем в мире систем. Рабочий коллектив, проектная группа, спортивная команда, семья, зрители в театре, пользователи приложения — мы всегда находимся во взаимодействии с другими людьми и организациями или участвуем в процессах, а значит ведем системную деятельность. И этой деятельностью важно научиться управлять, чтобы достигать своих целей.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: «Яндекс» будет продавать товары для взрослых, Китай урезал поставки, а россияне стали чаще пить растворимый кофе и есть лапшу быстрого приготовления

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

1
117
Бухгалтеры

Авито ищет бухгалтеров и специалистов по финансам

Разбирайте горячие вакансии от крупной компании. Авито нужен специалист казначейства, бухгалтер и старший бухгалтер!

Отпуска

Как уйти в отпуск в 2024 году: как написать и подать заявление и рассчитать отпускные

Каждый работник имеет право на отпуск. Рассказываем, какие отпуска бывают, как написать заявление на каждый из них, как оплачивается период отдыха и когда работодатель может отказать в его предоставлении.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

Госдума защитит трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

103

Интересные материалы

Бухгалтеры

🔥 Безлимитных консультаций больше не будет! Успейте купить подписку «Клерк.Премиум» с безлимитными консультациями

Воспользуйтесь шансом купить подписку с безлимитными консультациями экспертов «Клерка» до 22 апреля, чтобы задавать вопросы без ограничений.