Первичные документы

Автоматический ввод первички в 1С. Сравниваем Jetlex, Entera Pro, Efsol загрузка документов и Gendalf

Сервисы по автоматическому вводу первичных документов в 1С существуют давно, но точность распознавания была низкой и польза была заметна только крупным компаниям. Прорыв случился в последние 2 года - с развитием искусственного интеллекта стало возможно распознать бумажный документ с высокой точностью.
33,1 тыс. 4 тыс.
Автоматический ввод первички в 1С. Сравниваем Jetlex, Entera Pro, Efsol загрузка документов и Gendalf
Иллюстрация: Борис Мальцев/Клерк

Сервисы по автоматическому вводу первичных документов в 1С существуют давно, но точность распознавания была низкой и польза была заметна только крупным компаниям. Прорыв случился в последние 2 года - с развитием искусственного интеллекта стало возможно распознать бумажный документ с высокой точностью.

После этого сервисы по автоматическому вводу первички начали приносить реальную пользу. Теперь можно кратно ускорить ввод первичных документов, а это соблазняет любого бухгалтера.

Так как мы сами бухгалтеры и выбираем программу под себя, то и решили результаты своих похождений описать здесь.

Мы подготовили сравнение Jetlex, Entera pro, Efsol и Gendalf – самых заметных сервисов в РФ. Отзывы о них ниже в статье.

1. Efsol загрузка документов

Efsol загрузка документов - это ветеран рынка ввода первички в 1С. Один из продуктов крупного 1С-франчайзи, что вызывает доверие. Также известен как 42 Clouds. Основное отличие – интерфейс внутри 1С, хотя сервис облачный.

Сервис строится на базе шаблонов. То есть разработчики Efsol взяли самые типовые шаблоны документов и сделали на их основе библиотеку шаблонов. Если попадется документ, под который есть шаблон, он обработается. Если такого шаблона нет, то увы, придется вбивать документ вручную.

Обработка документов в системе

10 документов обработались Efsol за 4 минуты. У одного документа не определился тип, а один двухстраничный документ разделился на два отдельных.

Перепроверка данных

После распознавания мы нашли в документах немало ошибок, их несложно поправить.  Сервис выделяет цветом поля, в которых возможно есть ошибка, однако делает это не всегда корректно. Поэтому приходится перепроверять документы полностью, что замедляет обработку.

Перепроверять данные неудобно из-за того, что изображение документа открывается в отдельном окне и нужно переключаться между 1С и изображением. Удивило, что документ в этом отдельном окне нельзя перевернуть. Если скан изначально повернут, то и вам придется поворачивать голову, чтобы с ним сверяться.

Из интерфейса Efsol в 1С можно работать со своими справочниками номенклатуры, счетов учета, и т. д, то есть сразу проставлять эти данные вручную. Так можно сразу понять как загрузится документ в раздел поступлений. Это удобно.

Загрузка документов в раздел поступлений

Загрузка документов простая, но не автоматическая - выбираете документы и выгружаете их в документы-поступления 1С.

Сколько потратили времени

Чтобы обработать и провести 1 документ уходит около 6 минут. В основном, время тратится на полную перепроверку данных. На все 10 документов затрачена 61 минута.

Отзыв на Efsol загрузка документов

Тем, кто любит интерфейс 1С и работает с наиболее шаблонными формами документов высокого качества этот сервис подойдет. Но не ждите от него современной точности и удобства.

Преимущества

  • Быстрая обработка сервисом документов – 20 секунд на 1 документ
  • Работает внутри 1С – привычный интерфейс
  • Можно сразу в интерфейсе проставить счета учета, основание, и другие данные
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Умеренная стоимость

Недостатки

  • Если попадается незнакомая форма документа – программа его не распознает
  • Потоковая загрузка работает не надежно, лучше загружать документы по одному
  • Средняя точность распознавания данных даже на сканах обычного качества
  • Нужно полностью перепроверять каждый документы, а делать это долго и неудобно
  • Нет локальной (серверной) версии.
  • Не работает с 1С Fresh

2. Entera pro

Entera pro –  облачный онлайн-сервис. Энтера про построена на базе искусственного интеллекта и не привязана к каким-либо формам и шаблонам документов, что обеспечивает хорошую точность распознавания.

Обработка документов

10 документов обработались за 2 минуты. Все документы корректно разделились и правильно выбран тип документов. Пакетный ввод документов работает.

Проверка данных

Проверять документы удобно, так как изображение документа занимает большую часть экрана. Благодаря удобному интерфейсу проверка документа проходит быстро.

Точность распознавания довольно высокая. Изображения низкого качества тоже хорошо распознаются.

Из всех сервисов только Entera pro помогла найти ошибку – один из документов содержал некорректное количество товара. Остальные сервисы ввели ошибочные данные, по своему усмотрению.

Entera нашла контрагентов и номенклатуру из наших справочников и показал есть ли такие данные в 1С или будут созданы новые карточки. Вид операции, вид номенклатуры, счета учета и другие данные выставились автоматически по нашим настройкам, хотя эти данные можно изменить. Также можно заменить входящую номенклатуру на номенклатуру из своего справочника.

Энтера запоминает изменения, например, если от ООО «Ромашка» пришел «Товар X», а вы его заменили на «Товар 1» со счетом учета 10.06, то в следующий раз такая замена выполнится автоматически.

Из Entera автоматически создаются в 1С новые карточки номенклатуры, оснований и контрагентов. Делать это в Энтера проще, чем в 1С.

Загрузка данных в 1С

Для загрузки документов в раздел поступлений 1С нужен один клик. После проверки данных документов нажимаете «Создать документ», открывается следующий документ, а проверенный попадает в 1С и электронный архив Entera. В 1С нужно только провести документ, хотя и автоматическое проведение можно настроить.

Затрачено времени на ввод 10 документов

Чтобы провести документ в 1С из Entera требуется, в среднем, 1,5 минуты. На ввод в 1С 10 документов затрачено 16 минут.

Отзыв о Entera

Сервис работает быстро и точно. Красные поля помогают обрабатывать документы за короткое время. Функционал автоматического заполнения счетов учета, видов номенклатур, карточек новых контрагентов и номенклатуры серьезно сокращает время ввода документа. Данные попадают в 1С одним кликом.

Преимущества

  • Быстрая обработка документов, 10-15 секунд на документ
  • Полный ввод документа в 1С занимает всего 1,5 минуты
  • Удобно проверять данные – хорошо видно изображение документа
  • Двусторонняя интеграция с 1С – можно из Entera работать со своей номенклатурой, счетами учета, контрагентами, основаниями, и т. д.
  • Удобно создавать новых контрагентов и номенклатуру – карточки в 1С создаются из Entera с нужными данным автоматически
  • Все данные попадают в 1С одним кликом
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Потоковая загрузка работает надежно, можно загружать документы пачкой
  • Работает в 1c fresh, доступна в каталоге расширений

Недостатки

  • Не работает с 1С 7.7.
  • Нет локаьльной (серверной версии)

3. Jetlex

Jetlex – это скорее бухгалтерский аутсорсинг. Документы с одной товарной позицией обрабатываются по 10 минут, а рекрутинговые сайты содержат информацию о поиске «операторов ПК» в Jetlex. Это говорит о том, что, видимо, данные в Джетлекс перепроверяют люди.

Это обеспечивает неплохую точность извлеченных данных, но приводит к негативным последствиям:

  1. Документ с одним товаром стоит в очереди на «распознавание» по 10-20 минут.

  2. Если загрузить большой, сложный документ, то после обработки в нем будут самые обычные опечатки и ошибки. Документы приходится полностью перепроверять.

  3. В отчетные периоды нагрузка на операторов вырастет, а значит и время ожидания и количество ошибок. В итоге есть риск, что придется всю первичку за квартал вводить самому, либо в отчетности и 1С будет масса ошибок.

  4. Никакой конфиденциальности данных, так как каждый документ смотрят сотрудники Jetlex.

С учетом этих нюансов, кажется рискованным доверить первичку компании, которая зарегистрирована лишь в конце 2018 года.

Длительная обработка документов

Все 10 документов обработались за 27 минут. Это в 7 раз медленнее, чем в Efsol. Один двухстраничный документ распознался как 2 отдельных документа.

Полная перепроверка документов

На загрузку первого документа с семью товарами в 1С у нас ушло 18 минут: «распознавание» – 12 мин.; перепроверка данных – 3 мин; загрузка в 1С, проставление там счетов учета, основания, вида и категории товара, и т. д. – 3 мин.  Без Jetlex этот документ можно ввести за 5-7 минут.

В извлеченных данных обнаружилось немало опечаток. Возможно, в 5 вечера, под конец дня, операторы в Джетлекс уже устают и если грузить документы утром - точность будет повыше.

Из-за того, что ошибки сервиса никак не отмечаются в интерфейсе, приходится полностью перепроверять документ. Делать это неудобно, так как изображение документа открывается в крохотном окошке в углу экрана.

У сервиса современный дизайн, но удивляет отсутствие базового бухгалтерского функционала. В интерфейсе нельзя: (а) поменять КПП контрагента (б) адрес контрагента (в) удалить\добавить строку номенклатуры (г) выбрать счет учета, вид и категорию товара (д) выбрать основание (е) выбрать номенклатуру из своего справочника. Все это нужно делать в 1С, как обычно - руками.

Загрузка в 1С – много действий

Чтобы загрузить документы в 1С их нужно отметить для загрузки сначала в веб-интерфейсе, затем пойти в 1С, нажать там кнопку загрузки, затем в 1С перенести эти данные в раздел поступлений, проставить счета учета, виды номенклатуры, основание и другие данные и только после этого документ можно провести. Это долго.

Времени ушло на ввод 10 документов в 1С

На обработку отдельного документа уходит 18 минут (12 минут на обработку, 6 минут на перепроверку и загрузку в 1С). Если обрабатывать сразу 10 документов, то среднее время уменьшается до 7 минут на документ. Ввод 10 документов занял 72 минуты.

Jetlex отзыв о сервисе

Мы увидели бухгалтерскую услугу с самой долгой (до 20 минут на документ) обработкой документов, где извлеченные данные приходится полностью перепроверять, а интерфейс не обладает базовым набором бухгалтерского функционала.

Преимущества:

  • Приятный, современный интерфейс
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Может «распознать» низкокачественные изображения документов с небольшим количеством ошибок

Недостатки:

  • Самая долгая обработка и проверка документов - до 20 минут на один документ
  • Документы нужно полностью перепроверять, так как ошибки сервиса никак не отмечаются в интерфейсе.
  • Неудобно перепроверять данные, так как изображение документа в крохотном окошке.
  • Невозможно в веб-интерфейсе поменять КПП и адрес сторон,  удалить\добавить строку номенклатуры.
  • Из веб-интерфейса невозможно выбрать из своих справочников номенклатуру, счет учета, основание и другие данные. Приходится идти в 1С и делать все по-старинке
  • Никакой конфиденциальности данных: так как документы перепроверяют сотрудники Jetlex
  • Риски того, что в отчетные периоды сотрудники сервиса, перепроверяющие документы, не справятся с потоком документов и вам придется все вводить самостоятельно

4. Gendalf скан-загрузка документов

Главное отличие –можно установить себе на компьютер как обычную программу. Также это самый дешевый из сервисов. С точки зрения интерфейса эта программа на 90% похожа на Efsol, вся работа происходит в 1С.

Качество распознавания у этой программы самое низкое из рассматриваемых. Технология распознавания основана на доработанном бесплатном программном коде Tesseract. Программа расходует мощности вашего компьютера и не каждый компьютер потянет большую базу 1С и запущенную программу Гэндальф одновременно.

Обработка документов программой

10 документов обработались за 4 минуты. Только 7 из 10 документов обработались корректно.

Полная перепроверка документа

Проверка документов происходит в 1С. Очевидные ошибки расчетов программа отмечает, но ошибок много, поэтому документ нужно полностью перепроверять и исправлять много данных.

Изображение документа, как и у Efsol, открывается в отдельном окне, что усложняет перепроверку.

Выгрузка в раздел поступлений

Загрузка в 1С как и у Efsol простая, но не автоматическая – выбираете документы и загружаете их в раздел поступлений 1С.

Сколько потратили времени на ввод 10 документов

В среднем, на обработку одного документа ушло 7 минут. Работа с 10 документами занимает 70 минут

Отзыв о Гэндальф скан-загрузка

Данная программа подойдет тем компаниям, у кого только идеальные типовые сканы документов и самый ограниченный бюджет.

Преимущества:

  • Можно установить себе на компьютер, как обычную программу
  • Быстрая обработка сервисом документов – 15-20 секунд на 1 документ
  • Работает внутри 1С – привычный интерфейс
  • Можно сразу в интерфейсе проставить счета учета, основание, и другие данные
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Умеренная стоимость

Недостатки:

  • Низкая точность распознавания, много времени уходит на корректировку
  • Потоковая загрузка работает не надежно, лучше загружать документы по одному
  • Нужно полностью перепроверять каждый документы, а делать это долго и неудобно
  • Сложная установка на компьютер и подключение к 1С

Итоги сравнения Jetlex, Entera pro, Efsol загрузка документов (42 Clouds) и Gendalf

У каждого из сервисов есть свои преимущества. Однако бухгалтеру следует выбрать сервис, который позволит сэкономить больше времени и делать меньше ручных операций. Гэндальф и Джетлекс не показали эффективности на тесте. Несмотря на интересное решение проверки документов через собственных сотрудников, Jetlex не смог сэкономить время, так как пришлось долго ждать документы, после чего полностью их перепроверять и делать массу лишних действий, чтобы провести документ в 1С. Итоги теста в таблице ниже:

Efsol загрузка документов

Entera pro

Jetlex

Gendalf скан-загрузка документов

Интеграция с 1С

5-10 мин, через 1С обработку

5-10 мин, через 1С обработку

5-10 мин, через 1С обработку

Требуется привлечение специалиста

Времени затрачено на ввод 10 документов в 1С

61 мин.

16 мин.

72 мин.

70 мин.

Точность распознавания

Средняя

Высокая

Высокая

Низкая

Скорость распознавания 1 документа

30 сек.

от 15 сек.

До 20 минут

30 сек

Стоимость

6 руб. за страницу + лицензия на год 12'000 руб. за 1 пользователя

От 7 до 14 руб. за страницу в зависимости от объема

От 7 до 24 руб. за страницу в зависимости от объема

9’800 руб. за 1 пользователя за 1 год

Потоковая загрузка

Да, ненадежно

Да

Да, ненадежно

Да, ненадежно

Подсветка возможных ошибок

Да, только целые поля, ненадежно

Да, отдельные символы или поля

Нет

Да, только целые поля, ненадежно

Логические проверки данных

Через ЕГРЮЛ и математические расчеты

Через ЕГРЮЛ, математические расчеты, расчет вероятности ошибок и поиск подозрительных символов, бухгалтерская логика

Через ЕГРЮЛ и математические расчеты

Математические расчеты

Доступ из интерфейса к справочникам 1С

Да

Да

Нет

Да

Облачная\локальная версия сервиса

Только облачная

Облачная или локальная

Только облачная

Только локальная

Типы обрабатываемых документов

УПД, СФ, ТН, Акт, Счет, Паспорт РФ

УПД, СФ, ТН, Акт, Счет, Чеки

УПД, СФ, ТН, Акт, Счет, Чеки

УПД, СФ, ТН, Счет

Форматы обрабатываемых документов

Любые форматы, кроме Word

Любые форматы

Любые форматы

Любые форматы, кроме Word

Итого:

6 баллов

11,5 баллов

5 баллов

3,5 баллов

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
128

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
248
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

95

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
116

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
209
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

53
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
63
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.