Клерк.Ру

Автоматический ввод первички в 1С. Сравниваем Jetlex, Entera Pro, Efsol загрузка документов и Gendalf

Иллюстрация: Борис Мальцев/Клерк

Сервисы по автоматическому вводу первичных документов в 1С существуют давно, но точность распознавания была низкой и польза была заметна только крупным компаниям. Прорыв случился в последние 2 года - с развитием искусственного интеллекта стало возможно распознать бумажный документ с высокой точностью.

После этого сервисы по автоматическому вводу первички начали приносить реальную пользу. Теперь можно кратно ускорить ввод первичных документов, а это соблазняет любого бухгалтера.

Так как мы сами бухгалтеры и выбираем программу под себя, то и решили результаты своих похождений описать здесь.

Мы подготовили сравнение Jetlex, Entera pro, Efsol и Gendalf – самых заметных сервисов в РФ. Отзывы о них ниже в статье.

 

1. Efsol загрузка документов

 

Efsol загрузка документов - это ветеран рынка ввода первички в 1С. Один из продуктов крупного 1С-франчайзи, что вызывает доверие. Также известен как 42 Clouds. Основное отличие – интерфейс внутри 1С, хотя сервис облачный.

Сервис строится на базе шаблонов. То есть разработчики Efsol взяли самые типовые шаблоны документов и сделали на их основе библиотеку шаблонов. Если попадется документ, под который есть шаблон, он обработается. Если такого шаблона нет, то увы, придется вбивать документ вручную.

Обработка документов в системе

10 документов обработались Efsol за 4 минуты. У одного документа не определился тип, а один двухстраничный документ разделился на два отдельных.

Перепроверка данных

После распознавания мы нашли в документах немало ошибок, их несложно поправить.  Сервис выделяет цветом поля, в которых возможно есть ошибка, однако делает это не всегда корректно. Поэтому приходится перепроверять документы полностью, что замедляет обработку.

Перепроверять данные неудобно из-за того, что изображение документа открывается в отдельном окне и нужно переключаться между 1С и изображением. Удивило, что документ в этом отдельном окне нельзя перевернуть. Если скан изначально повернут, то и вам придется поворачивать голову, чтобы с ним сверяться.

Из интерфейса Efsol в 1С можно работать со своими справочниками номенклатуры, счетов учета, и т. д, то есть сразу проставлять эти данные вручную. Так можно сразу понять как загрузится документ в раздел поступлений. Это удобно.

Загрузка документов в раздел поступлений

Загрузка документов простая, но не автоматическая - выбираете документы и выгружаете их в документы-поступления 1С.

Сколько потратили времени

Чтобы обработать и провести 1 документ уходит около 6 минут. В основном, время тратится на полную перепроверку данных. На все 10 документов затрачена 61 минута.

Отзыв на Efsol загрузка документов

Тем, кто любит интерфейс 1С и работает с наиболее шаблонными формами документов высокого качества этот сервис подойдет. Но не ждите от него современной точности и удобства.

Преимущества

  • Быстрая обработка сервисом документов – 20 секунд на 1 документ
  • Работает внутри 1С – привычный интерфейс
  • Можно сразу в интерфейсе проставить счета учета, основание, и другие данные
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Умеренная стоимость

 

Недостатки

  • Если попадается незнакомая форма документа – программа его не распознает
  • Потоковая загрузка работает не надежно, лучше загружать документы по одному
  • Средняя точность распознавания данных даже на сканах обычного качества
  • Нужно полностью перепроверять каждый документы, а делать это долго и неудобно
  • Нет локальной (серверной) версии.
  • Не работает с 1С Fresh

 

 

2. Jetlex

 

Jetlex –  облачный онлайн-сервис, но есть версия и для локальной (серверной) установки при больших объемах документов. Джетлекс построен на базе искусственного интеллекта и не привязан к каким-либо формам и шаблонам документов, что обеспечивает хорошую точность распознавания.

Обработка документов

10 документов обработались за 2 минуты. Все документы корректно разделились и правильно выбран тип документов. Пакетный ввод документов работает.

Проверка данных

Проверять документы удобно, так как изображение документа занимает большую часть экрана, а все поля или буквы, в которых есть ошибки подсвечены красным. Благодаря наличию красных полей проверка документа проходит быстро.

Точность распознавания довольно высокая, красных полей 2-3 штуки на документ. Однако, изображения низкого качества распознаются похуже.

Из всех сервисов только Jetlex указал на ошибку – один из документов содержал некорректное количество товара. Остальные сервисы ввели ошибочные данные, по своему усмотрению.

Jetlex нашел контрагентов и номенклатуру из наших справочников и показал есть ли такие данные в 1С или будут созданы новые карточки. Вид операции, вид номенклатуры, счета учета и другие данные выставились автоматически по нашим настройкам, хотя эти данные можно изменить. Также можно заменить входящую номенклатуру на номенклатуру из своего справочника.

Jetlex запоминает изменения, например, если от ООО «Ромашка» пришел «Товар X», а вы его заменили на «Товар 1» со счетом учета 10.06, то в следующий раз такая замена выполнится автоматически.

Из Jetlex автоматически создаются в 1С новые карточки номенклатуры, оснований и контрагентов или можно выбрать их в Jetlex из своих справочников 1С. Делать это в Джетлекс проще, чем в 1С.

Загрузка данных в 1С

Для загрузки документа в раздел поступлений 1С нужен один клик. После проверки документа нажимаете «все правильно», открывается следующий документ, а проверенный попадает в 1С и электронный архив Jetlex. В 1С нужно только провести документ, так как все нужные данные вводятся из Jetlex.

Затрачено времени на ввод 10 документов

Чтобы провести документ в 1С из Jetlex требуется, в среднем, 1,5 минуты. На ввод в 1С 10 документов затрачено 16 минут.

Отзыв о Jetlex

Сервис работает быстро и точно. Красные поля помогают обрабатывать документы за короткое время. Функционал автоматического заполнения счетов учета, видов номенклатур, карточек новых контрагентов и номенклатуры серьезно сокращает время ввода документа. Данные попадают в 1С одним кликом.

Преимущества

  • Быстрая обработка документов, 10-15 секунд на документ
  • Полный ввод документа в 1С занимает всего 1,5 минуты
  • Удобно проверять данные – сомнительные данные и ошибки отмечены красным цветом и хорошо видно изображение документа
  • Двусторонняя интеграция с 1С – можно из Jetlex работать со своей номенклатурой, счетами учета, контрагентами, основаниями, и т. д.
  • Удобно создавать новых контрагентов и номенклатуру – карточки в 1С создаются из Jetlex с нужными данным автоматически
  • Все данные попадают в 1С одним кликом
  • Есть локальная (серверная) версия для установки
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Потоковая загрузка работает надежно, можно загружать документы пачкой

 

Недостатки

  • Не работает с 1С 7.7.
  • Серверная версия доступна только для клиентов с объемом документов от 200 тысяч страниц в год, остальным предлагается облачная версия
  • Сканы низкого качества распознаются хуже сканов обычного качества
  • Для установки нужны права администратора 1С

 

 

3. Entera pro

 

Entera pro – это скорее бухгалтерский аутсорсинг. Документы с одной товарной позицией обрабатываются по 10 минут, а рекрутинговые сайты содержат информацию о поиске «операторов ПК» в Entera pro. Это говорит о том, что, видимо, данные в Энтера Про перепроверяют люди.

Это обеспечивает неплохую точность извлеченных данных, но приводит к негативным последствиям:

  1. Документ с одним товаром стоит в очереди на «распознавание» по 10-20 минут.
  2. если загрузить большой, сложный документ, то после обработки в нем будут самые обычные опечатки и ошибки. Документы приходится полностью перепроверять.
  3. В отчетные периоды нагрузка на операторов вырастет, а значит и время ожидания и количество ошибок. В итоге есть риск, что придется всю первичку за квартал вводить самому, либо в отчетности и 1С будет масса ошибок.
  4. Никакой конфиденциальности данных, так как каждый документ смотрят сотрудники Entera pro.

С учетом этих нюансов, кажется рискованным доверить первичку компании, которая зарегистрирована лишь в конце 2018 года.

Длительная обработка документов

Все 10 документов обработались за 27 минут. Это в 7 раз медленнее, чем в Efsol. Один двухстраничный документ распознался как 2 отдельных документа.

Полная перепроверка документов

На загрузку первого документа с семью товарами в 1С у нас ушло 18 минут: «распознавание» – 12 мин.; перепроверка данных – 3 мин; загрузка в 1С, проставление там счетов учета, основания, вида и категории товара, и т. д. – 3 мин.  Без entera.pro этот документ можно ввести за 5-7 минут.

В извлеченных данных обнаружилось немало опечаток. Возможно, в 5 вечера, под конец дня, операторы в Энтера Про уже устают и если грузить документы утром - точность будет повыше.

Из-за того, что ошибки сервиса никак не отмечаются в интерфейсе, приходится полностью перепроверять документ. Делать это неудобно, так как изображение документа открывается в крохотном окошке в углу экрана.

У сервиса современный дизайн, но удивляет отсутствие базового бухгалтерского функционала. В интерфейсе нельзя: (а) поменять КПП контрагента (б) адрес контрагента (в) удалить\добавить строку номенклатуры (г) выбрать счет учета, вид и категорию товара (д) выбрать основание (е) выбрать номенклатуру из своего справочника. Все это нужно делать в 1С, как обычно - руками.

Загрузка в 1С – много действий

Чтобы загрузить документы в 1С их нужно отметить для загрузки сначала в веб-интерфейсе, затем пойти в 1С, нажать там кнопку загрузки, затем в 1С перенести эти данные в раздел поступлений, проставить счета учета, виды номенклатуры, основание и другие данные и только после этого документ можно провести. Это долго.

Времени ушло на ввод 10 документов в 1С

На обработку отдельного документа уходит 18 минут (12 минут на обработку, 6 минут на перепроверку и загрузку в 1С). Если обрабатывать сразу 10 документов, то среднее время уменьшается до 7 минут на документ. Ввод 10 документов занял 72 минуты.

Entera pro отзыв о сервисе

Мы увидели бухгалтерскую услугу с самой долгой (до 20 минут на документ) обработкой документов, где извлеченные данные приходится полностью перепроверять, а интерфейс не обладает базовым набором бухгалтерского функционала.

Преимущества:

  • Приятный, современный интерфейс
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Может «распознать» низкокачественные изображения документов с небольшим количеством ошибок

 

Недостатки:

  • Самая долгая обработка и проверка документов - до 20 минут на один документ
  • Документы нужно полностью перепроверять, так как ошибки сервиса никак не отмечаются в интерфейсе.
  • Неудобно перепроверять данные, так как изображение документа в крохотном окошке.
  • Невозможно в веб-интерфейсе поменять КПП и адрес сторон,  удалить\добавить строку номенклатуры.
  • Из веб-интерфейса невозможно выбрать из своих справочников номенклатуру, счет учета, основание и другие данные. Приходится идти в 1С и делать все по-старинке
  • Никакой конфиденциальности данных: так как документы перепроверяют сотрудники Entera pro
  • Риски того, что в отчетные периоды сотрудники сервиса, перепроверяющие документы, не справятся с потоком документов и вам придется все вводить самостоятельно
  • Нет локальной (серверной) версии

 

 

4. Gendalf скан-загрузка документов

 

Главное отличие –можно установить себе на компьютер как обычную программу. Также это самый дешевый из сервисов. С точки зрения интерфейса эта программа на 90% похожа на Efsol, вся работа происходит в 1С.

Качество распознавания у этой программы самое низкое из рассматриваемых. Технология распознавания основана на доработанном бесплатном программном коде Tesseract. Программа расходует мощности вашего компьютера и не каждый компьютер потянет большую базу 1С и запущенную программу Гэндальф одновременно.

Обработка документов программой

10 документов обработались за 4 минуты. Только 7 из 10 документов обработались корректно.

Полная перепроверка документа

Проверка документов происходит в 1С. Очевидные ошибки расчетов программа отмечает, но ошибок много, поэтому документ нужно полностью перепроверять и исправлять много данных.

Изображение документа, как и у Efsol, открывается в отдельном окне, что усложняет перепроверку.

Выгрузка в раздел поступлений

Загрузка в 1С как и у Efsol простая, но не автоматическая – выбираете документы и загружаете их в раздел поступлений 1С.

Сколько потратили времени на ввод 10 документов

В среднем, на обработку одного документа ушло 7 минут. Работа с 10 документами занимает 70 минут

Отзыв о Гэндальф скан-загрузка

Данная программа подойдет тем компаниям, у кого только идеальные типовые сканы документов и самый ограниченный бюджет.

Преимущества:

  • Можно установить себе на компьютер, как обычную программу
  • Быстрая обработка сервисом документов – 15-20 секунд на 1 документ
  • Работает внутри 1С – привычный интерфейс
  • Можно сразу в интерфейсе проставить счета учета, основание, и другие данные
  • Быстрая интеграция с 1С
  • Умеренная стоимость

Недостатки:

  • Низкая точность распознавания, много времени уходит на корректировку
  • Потоковая загрузка работает не надежно, лучше загружать документы по одному
  • Нужно полностью перепроверять каждый документы, а делать это долго и неудобно
  • Сложная установка на компьютер и подключение к 1С

 

Итоги сравнения Jetlex, Entera pro, Efsol загрузка документов (42 Clouds) и Gendalf

 

У каждого из сервисов есть свои преимущества. Однако бухгалтеру следует выбрать сервис, который позволит сэкономить больше времени и делать меньше ручных операций. Гэндальф и Энтера Про не показали эффективности на тесте. Несмотря на интересное решение проверки документов через собственных сотрудников, Энтера Про не смогла сэкономить время, так как пришлось долго ждать документы, после чего полностью их перепроверять и делать массу лишних действий, чтобы провести документ в 1С. Итоги теста в таблице ниже:

 

 

Efsol загрузка документов

Jetlex

Entera pro

Gendalf скан-загрузка документов

Интеграция с 1С

5-10 мин, через 1С обработку

5-10 мин, через 1С обработку

5-10 мин, через 1С обработку

Требуется привлечение специалиста

Времени затрачено на ввод 10 документов в 1С

61 мин.

16 мин.

72 мин.

70 мин.

Точность распознавания

Средняя

Высокая

Высокая

Низкая

Скорость распознавания 1 документа

30 сек.

15 сек.

До 20 минут

30 сек

Стоимость

6 руб. за страницу + лицензия на год 12'000 руб. за 1 пользователя

От 5 до 12 руб. за страницу в зависимости от объема

От 7 до 24 руб. за страницу в зависимости от объема

9’800 руб. за 1 пользователя за 1 год

Потоковая загрузка

Да, ненадежно

Да

Да, ненадежно

Да, ненадежно

Подсветка возможных ошибок

Да, только целые поля, ненадежно

Да, отдельные символы или поля

Нет

Да, только целые поля, ненадежно

Логические проверки данных

Через ЕГРЮЛ и математические расчеты

Через ЕГРЮЛ, математические расчеты, расчет вероятности ошибок и поиск подозрительных символов, бухгалтерская логика

Через ЕГРЮЛ и математические расчеты

Математические расчеты

Доступ из интерфейса к справочникам 1С

Да

Да

Нет

Да

Облачная\локальная версия сервиса

Только облачная

Облачная или локальная

Только облачная

Только локальная

Типы обрабатываемых документов

УПД, СФ, ТН, Акт, Счет, Паспорт РФ

 

УПД, СФ, ТН, Акт, Счет, Чеки

УПД, СФ, ТН, Акт, Счет, Чеки

УПД, СФ, ТН, Счет

 

Форматы обрабатываемых документов

Любые форматы, кроме Word

Любые форматы

Любые форматы

Любые форматы, кроме Word

Итого:

6 баллов

11,5 баллов

5 баллов

3,5 баллов

 

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников. 

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш мега-популярный онлайн-курс по заполнению кадровых документов со скидкой 50 %.

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).