Тенденции перехода на электронный кадровый документооборот
Переход на ЭДО уже не вопрос выбора, это вопрос времени. Электронный документооборот внедряется повсеместно в различные сферы делопроизводства. Начиная от отчетности и взаимодействия с государственными органами, и заканчивая внутренней перепиской и взаимодействием между сотрудниками внутри организации.
Мы видим две тенденции к скорому повсеместному переходу на кадровый электронный документооборот:
Президент подписал закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, закрепляющий возможность и механизмы использования кадровых документов, связанных с занятостью граждан, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.
Бумага резко подорожала. В последние недели цена на бумагу резко повысилась. Эти траты и раньше были существенными, сейчас стали запредельными. Массовый отказ от бумажного документооборота из-за экономической нецелесообразности — частое явление, особенно в среде крупных организаций.
Кадровый ЭДО — для чего
Электронный кадровый документооборот решает проблемы бумажного формата:
- риски неправильного или несвоевременного оформления документов;
- сложности с обработкой документов;
- необходимость закупки бумаги, канцелярских принадлежностей, оплата работы курьеров и т.п.
Особенно эти проблемы ощущают компании с обособками, когда подразделения находятся в разных городах.
Результат перехода на КЭДО — автоматизация и упрощение отдельных бизнес-процессов:
- нет необходимости вручную набирать и распечатывать документы;
- программа с платформой для КЭДО контролирует полноту, целесообразность и правильность указываемой сотрудником информации;
- значительно сокращается время оформления и подписания документов;
- снижаются затраты на организацию бумажного документооборота.
«1С:Кабинет сотрудника» — что это и как поможет компании
Для плавного перехода на кадровый ЭДО был разработан специальный сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это комплексное решение, значительно расширяющее возможности привычного кадрового документооборота и облегчающее работу компании.
Доступ к сервису возможен как через браузер, так и мобильное приложение. Самим сотрудникам доступ в базу «1С» давать не придется — им достаточно иметь свой личный кабинет. На сегодня сервис предусмотрен для штатных сотрудников, однако в планах разработчиков адаптировать его для работников по ГПД, в том числе самозанятых.
Сотрудник может в сервисе получить бесплатную неквалифицированную электронную подпись. Она хранится в облаке сервиса, имеет юридическую значимость после заключения дополнительного соглашения о ее применении сотрудником.
Как перейти на кадровый ЭДО
Для перехода на кадровый ЭДО работодатель составляет и утверждает локальный нормативный акт. Такой акт должен определять:
- информационную систему для ведения ЭДО;
- порядок доступа к информационной системе;
- список электронных документов и категорий сотрудников, по которым будет вестись ЭДО;
- сроки уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО;
- информацию о дате введения ЭДО в компании.
Как работать в «1С:Кабинет сотрудника»
Рассмотрим конкретный пример: сотрудник составляет заявление на отпуск.
В мобильном приложении или браузере сотрудник работает с данными, там же содержится необходимая информация. Сотрудник нажимает кнопку «Отправить» и заявление попадет на согласование к руководителю.
В своем приложении руководитель получит уведомление о новом событии. Если все в порядке, нажимает «Согласовать».
После согласования заявление попадает к ответственному сотруднику и отображается в окне сервиса. На основании заявления можно ввести документ «Отпуск», при этом все данные загрузятся автоматически.
Далее кадровик формирует приказ. Его можно не распечатывать, а отправить сразу в кабинет сотрудника — будущего отпускника.
В своем личном кабинете сотрудник может ознакомиться с приказом, скачать его, проверить правильность. Если все в порядке, подписывает приказ и документ снова попадает в программу.
Другие возможности сервиса
- публиковать расчетные листы;
- оформлять сотруднику налоговые вычеты;
- выдавать и получать справки;
- согласовывать периоды отсутствий (больничных, командировок, учебных отпусков и др.);
- узнать оставшиеся дни отпуска.
В планах разработчиков — создать возможности подписывать через личный кабинет сервиса авансовые отчеты и передавать произвольные файлы, подписанные ЭЦП (акты, договоры).
Какие документы не оформить через кадровый ЭДО
Через кадровый ЭДО нельзя оформлять (ч. 3 ст. 22.1 ТК):
- трудовые книжки;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы/распоряжения об увольнении сотрудника;
- документы о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда.
Комментарии
2А справки 2НДФЛ для банков, для налоговых тоже можно так оформлять?
только запрос на них.