ЭДО очень прост. Перевозочный документ загружается в систему грузоотправителем. После этого оператор ИС ЭПД проверяет полученный документ:

формат;
уникальный идентификационный код;
квалифицированную подпись на действительность.

Если ошибок не будет выявлено, то оператор ИС ЭПД направляет документ в информационную систему для последующей проверки.

Информационная система проверяет статус обмена в государственной системе и проверяет документ на расхождение. Если будут выявлены неточности или ошибки в документе — оператор ИС ЭПД направит грузоотправителю информацию о необходимости внесения изменений в документ. Новый перевозочный документ без ошибок надо направить в течение пяти календарных дней.

Если расхождений не было, то информационная система принимает документ к дальнейшей обработке и направлении документа в ГИС (государственную информационную систему), где также проводится повторная проверка файла на соответствия и усиленной квалифицированной подписи на действительность.

Если будут выявлены ошибки, то ГИС не принимает документ и формирует отрицательный результат проверки.

Если ошибок не выявлено — ГИС вводит документ в систему. Однако если к документу предусмотрен парный файл — то система проверяет его наличие. При отсутствии парного файла документ будет переведен в режим ожидания.

Парный файл — это документ от другого участника системы ЭДО по этой же перевозке или просто исправленный перевозочный документ.

После этого перевозочный документ становится доступен для перевозчика и грузополучателя.

ЭДО в грузоперевозках: что важно знать бухгалтеру