Есть проблемы, которые касаются всех без исключения. К ним можно отнести исчисление среднего заработка.

Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»

Когда рассчитывается

Средний заработок необходимо рассчитывать, чтобы определить сумму отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск (ст. 114, 127 ТК). Причем не только за основной, но также за дополнительный и учебный отпуска (ст. 126, 173-176 ТК).

Однако это далеко не все ситуации. Ведь Трудовой кодекс предусматривает несколько десятков случаев, когда сотрудник не работает на своем рабочем месте, а фирма (предприниматель) обязана выплатить ему за это время средний заработок. Вот самые распространенные из них:

– сотрудника временно перевели на другую работу вследствие производственной необходимости (ст. 74 ТК);

– он простаивает по вине работодателя (ст. 157 ТК);

– работник находится в командировке (ст. 167 ТК);

– сотрудникам выплачиваются выходные пособия (ст. 178 ТК);

– работники проходят обязательное медицинское обследование (ст. 185 ТК);

– сотрудников направляют для повышения квалификации (ст. 187 ТК).

Что включает

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда на фирме. Это записано в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213 (далее – Положение № 213). При этом источник выплат никакого значения не имеет. Так что премия за счет прибыли после налогообложения или фондов специального назначения одинаково учитывается при расчете среднего заработка.

Оплата труда – это система отношений по выплатам работникам за их труд. Ее нужно оформить в виде документа и сделать доступной. Это может быть Положение об оплате труда, Положение о премировании и т. д. Каждый сотрудник должен знать, за что и в каком размере он получит свое вознаграждение.

В приказах на премирование лучше избегать таких формулировок, как «за высокие производственные показатели», «за добросовестный труд» и т. п. В первом случае неясно, о каких показателях идет речь и каков их уровень. Поэтому директор, когда станет распределять премии, наверняка будет руководствоваться личными симпатиями и антипатиями. А это совершенно недопустимо.

Что касается добросовестного труда, то он является обязанностью каждого сотрудника. А если применить данную формулировку, то получится, что заработную плату выплачивают за недобросовестную работу, а уже за качественный труд поощряют премиями.

Стоит обратить внимание на характер некоторых поощрительных выплат. Во многих организациях принято выдавать премии к праздникам и дням рождения. Но даже если такие премии предусмотрены соответствующим положением, их нельзя включать в расчет среднего заработка. Ведь это не вознаграждение за труд. Их можно рассматривать как обычный подарок.

Постарайтесь также не употреблять в приказах и положениях термин «депремирование», так как он неверен по существу. Депремировать – значит удержать с работника часть его зарплаты. А это противоречит статье 137 Трудового кодекса.

Вместо этого в положении можно оговорить условия, при которых выплата премий ограничивалась бы определенными рамками. Это, например, могут быть недостижение фирмой или самим работником какого-то конкретного уровня (прибыли, производительности труда и т. д.), невыполнение определенных требований (техники безопасности, трудовой дисциплины). Влияние ограничений на размер премии можно оценить в баллах или коэффициентах. Используя их, можно изменить размер премии как в сторону ее повышения, так и в сторону понижения.

Расчетный период

Во всех случаях, кроме отпуска, средний заработок рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих моменту выплаты. В этой фразе некоторые эксперты усматривают подвох. Что значит «месяцев, предшествующих моменту выплаты»?

В старом Положении о порядке исчисления среднего заработка записано по-другому: «месяцев, предшествующих наступлению события». Поэтому раньше было понятно, что если сотрудник едет в командировку 20 октября 2003 года, то в расчет надо брать зарплату с 1 октября 2002 года по 30 сентября 2003 года.

Теперь же, исходя из нового Положения № 213, расчетный период надо сдвинуть на один месяц вперед. Он начинается с ноября 2002 года и заканчивается октябрем 2003 года. Ведь зарплату за октябрь сотруднику выплатят в ноябре.

Продолжая тему командировок, заметим следующее. Трудовой кодекс не разрешает сохранять работнику оклад на время командировки. Нужно рассчитывать средний заработок. На частные же запросы чиновники из Минтруда отвечают, что если, например, ремонтник едет в командировку для выполнения ремонтных работ, то вполне можно сохранить за ним оклад, а не рассчитывать средний заработок.

Однако чтобы с полным правом выплачивать сотруднику суточные и гостиничные, нельзя ставить ему в табеле учета рабочего времени «восьмерки» (отработанный рабочий день). Ведь они означают присутствие работника на его рабочем месте, то есть на фирме. Так что лучше придумать специальное обозначение, например «К8».

Вообще в каждом конкретном случае направления работника в командировку можно рассуждать аналогично. Если сотрудник выполняет там свои прямые должностные обязанности, то ему можно начислять зарплату в обычном порядке, а если другие функции – то надо платить средний заработок. Во всяком случае, это надо хорошо обосновать.

Нужно ли включать отпуск за свой счет в стаж, необходимый для предоставления очередного отпуска? По закону в него засчитываются только первые 7 дней такого отпуска в этом году. А остальные дни отпусков без сохранения содержания отодвигают момент предоставления оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК). В стаж для получения отпуска также не включается время прогулов и отпуска по уходу за ребенком до достижения им определенного возраста. Вот почему бухгалтер должен следить за этим.

Порядок расчета

Чтобы определить средний дневной заработок во всех случаях, кроме отпусков, сумму начисленного за расчетный период заработка делят на количество фактически отработанных дней. Это установлено пунктом 8 Положения № 213.

Дело осложняется, если работнику начислялись премии. И проблема опять заключается в некорректных формулировках. В пункте 14 Положения № 213 говорится о «премиях и вознаграждениях, фактически начисленных за расчетный период». Это порождает неясности и разночтения. Если понимать буквально, то в расчет среднего заработка, полученного командированным в сентябре сотрудником, нужно включить квартальную премию, которую ему начислили в октябре.

Однако в сентябре о ней еще ничего не известно. Получается, что после ее начисления нужно делать перерасчет отпускных выплат? И так каждый раз?

На самом деле законодатели имели в виду премии, начисленные именно в расчетном периоде. То есть в данном примере можно учесть премии, начисленные в период с сентября 2002 года по август 2003 года. При этом премия за предыдущий год будет целиком участвовать в расчете независимо от того, когда она начислена – в декабре прошлого или в марте текущего года.

Укрепление финансового положения фирмы, естественно, сказывается на благосостоянии коллектива. Иногда оно выражается в повышении окладов и тарифных ставок. В пункте 15 Положения № 213 говорится, что в таких случаях средний заработок нужно корректировать на коэффициент повышения окладов. Но всегда ли нужно это делать?

По нашему мнению, это необходимо, когда оклады (тарифные ставки) повышены в целом по организации или филиалу. Если это коснулось только части сотрудников, тогда никому нельзя корректировать средний заработок.

Отпуска

Для расчета отпускных применяется свой порядок: средний заработок рассчитывается за три предшествующих месяца. При этом полностью отработанные месяцы приравниваются к 29,6 календарного дня. Рабочие дни в не полностью отработанных месяцах переводятся в календарные с помощью коэффициента 1,4.

Отработав месяц, сотрудник зарабатывает себе 2,33 дня отпуска (28 дней : 12 месяцев). Округлять это число нельзя. А при определении дней отпуска, за которые выплачивается компенсация при увольнении, правила иные. Отработанные месяцы округляются по правилам математики: до 15 дней – в меньшую сторону, а от 15 дней считаются полным месяцем.

В последние годы стало принято брать отпуск по частям: один раз – не менее чем на 14 дней, остальные – любой продолжительности, в том числе на один день. Обратите внимание, что однодневные отпуска ставят сотрудников в более выгодное по сравнению с остальными положение. Поскольку продолжительность отпуска искусственно увеличивается за счет невключения в него выходных дней.

А вот фирме это, наоборот, невыгодно, поскольку она расходует лишние деньги. Чтобы этого избежать, лучше записать в Положении об отпусках (ином документе), что их продолжительность должна быть кратна 7 дням.

Очень часто люди предпочитают не отгуливать отпуск, а получить вместо него денежную компенсацию. Можно ли это сделать, если работник не увольняется?

Фирмам (предпринимателям) разрешено выплачивать компенсации за неиспользованные отпуска. Однако они не обязаны это делать. Выплату компенсаций можно предусмотреть в Положении о зарплате. Но тогда придется ее платить всем желающим. Нельзя одним работникам выдавать компенсацию, а другим отказывать в ней.

По закону можно компенсировать работающим неиспользованный отпуск сверх 28 календарных дней. Каких именно – непонятно. По данному вопросу у специалистов два мнения. Одни считают, что компенсировать можно только дополнительные дни неиспользованных отпусков. Другие уверены, что речь идет обо всех днях основных и дополнительных отпусков сверх 28.

Более справедливым нам представляется первый вариант, и вот почему. На сумму компенсации при увольнении работника ЕСН не начисляется. А если организация оплатила такую компенсацию работающему сотруднику, то налог начислить придется. В результате, как правило, расходы фирмы увеличатся, и ситуация может заинтересовать налоговиков.

Если сотрудник хочет непременно получить деньги, а отгуливать отпуск не собирается, то можно предложить следующий вариант. Поскольку отпуск считается в календарных днях, можно написать заявление на выходные. Таким способом сотрудник может получить желаемую компенсацию законным путем. А чтобы у проверяющих не было подозрений, лучше оформлять такие отпуска не на два выходных, а на четыре дня – с пятницы по понедельник.

Иногда отпуск сотрудники берут авансом, не отработав достаточного количества месяцев. Как быть, если этот сотрудник, отдохнув, решил уволиться? Можно ли удержать переплаченные отпускные при его увольнении?

Да, это можно сделать, но только в пределах начисленных под расчет сумм. Сверх них взыскать с работника ничего нельзя. Но он может внести в кассу излишне выплаченные деньги добровольно. При этом сумму возврата не нужно пересчитывать в связи с повышением оклада перед увольнением. Она берется по фактическим расценкам в период, когда выплачивались отпускные. И не забудьте также, что размер удержаний ограничен.