Что такое первичные документы в бухучете
Первичные документы в бухгалтерском учете — это документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственных операций и служат основанием для отражения этих операций в бухгалтерском учете.
Эти документы содержат информацию о фактах хозяйственной жизни организации, которые выражаются в натуральных или денежных показателях. Первичные документы обладают юридической силой и служат основанием для составления бухгалтерских и налоговых отчетов.
Согласно части 1 статьи 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, абсолютно все организации, независимо от применяемого режима налогообложения, обязаны вести бухгалтерский учет. Каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен соответствующим первичным учетным документом.
Первичные документы играют важную роль в бухгалтерском учете, поскольку служат основанием для всех последующих этапов учета — от регистрации хозяйственных операций до формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.
Таким образом, первичные документы являются неотъемлемой и фундаментальной частью бухгалтерского учета. Они служат источником первоначальной информации о хозяйственных операциях, который необходим для регистрации этих операций в учетных регистрах, формирования бухгалтерских отчетов и контроля за правильностью и своевременностью налоговых платежей.
Хотите перейти на аутсорс? Не спешите громко хлопать дверью. Если нет клиентов — вы только потеряете работу и деньги. Нужно научиться искать заказчиков, правильно продавать им свои услуги и вести переговоры. Специально для вас разработали курс по выходу из найма. Научим всему, что нужно для старта в бухаутсорсинге в 2023 году.
Формы и обязательные реквизиты первичных документов
Согласно ч. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации. Однако организация может не разрабатывать собственные формы первичных документов бухгалтерского учета, а использовать формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Так, первичные документы по учету кассовых операций приведены в постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Выбор формы первичных документов (собственные или унифицированные) организация должна зафиксировать в учетной политике.
Как указано в ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичные документы бухгалтерского учета должны содержать определенные обязательные реквизиты. Они включают в себя:
Наименование документа.
Дата составления документа.
Наименование организации, составившей документ.
Содержание факта хозяйственной жизни.
Величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.
Должность лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должность лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события.
Подпись вышеуказанного лица (лиц), его ФИО или иные реквизиты, необходимые для идентификации этого лица.
Эти реквизиты обеспечивают полную, точную и своевременную информацию о совершенной хозяйственной операции, что является ключевым для качественного и эффективного учета.
Как составляются первичные документы бухгалтерское учета
Бумажная форма
Большинство организаций традиционно используют бумажные первичные документы. Это означает, что документы оформляются на бумаге и подписываются руководителем и другими ответственными лицами вручную.
Бумажные документы имеют юридическую силу при наличии всех необходимых реквизитов и подписей.
Электронная форма
Согласно части 5 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичные документы могут составляться и в электронной форме. Электронные документы должны быть подписаны электронной подписью, что обеспечивает их юридическую значимость.
Электронные первичные документы могут храниться на электронных носителях информации, а обмен этими документами между контрагентами осуществляется через специализированные сервисы или через официальные порталы государственных и муниципальных органов.
Таблица: плюсы и минусы форм документов бухучета
Форма документа | Бумажная форма | Электронная форма | ||
Плюсы | Минусы | Плюсы | Минусы | |
Юридическая значимость | Высокая | Необходимость физического хранения | Высокая при наличии ЭП | Требование ЭП |
Экономия ресурсов | Нет | Затраты на печать и материалы | Да | Возможные технические проблемы |
Удобство хранения и поиск | Нет | Риск потери или повреждения | Да | Необходимость специализированных сервисов |
Примеры первичных документов бухучета
Примеры первичных документов в бухгалтерском учете могут включать в себя следующие типы документов: товарная накладная, акт приемки выполненных работ (в том числе форма КС-2), акт ОС—1, авансовый отчет и бухгалтерская справка.
Отдельно стоит упомянуть о договорах. Несмотря на то, что договоры являются важными юридическими документами, в большинстве случаев они не классифицируются как первичные документы в бухгалтерском учете.
Причина этому заключается в том, что договор не фиксирует конкретный факт хозяйственной жизни и, как правило, не содержит все обязательные реквизиты, которые требуются для первичных документов.
Право подписи первичных документов
Руководитель, главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за определенные операции (например, кассир), обладают правом подписи первичных документов. Для передачи этого права можно использовать как приказ, так и доверенность.
В первичном документе рядом с подписью необходимо указывать Ф.И.О. подписанта и реквизиты соответствующего документа, на основании которого он имеет право подписи.
Пример приказа о предоставлении права подписи первичных документов
ООО «Бета»
Приказ от 16.08.2023 № 7
Предоставить заместителю главного бухгалтера Смирновой Анне Владимировне право подписывать за главного бухгалтера следующие документы:
акт выполненных работ
товарная накладная
акт сверки взаиморасчетов
счет-фактура
универсальный передаточный документ
Генеральный директор Сергеев Сергей С.С.
С приказом ознакомлены:
Зам. главного бухгалтера Смирнова А.В.
16.08.2023
Главный бухгалтер Козлова Елена Алексеевна
16.08.2023
Внесение исправлений в первичные документы
В первичные документы, при необходимости, можно внести исправления. Однако существует исключение для кассовых документов, правка которых запрещена. Это регулируется частью 7 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также пунктом 16 Положения, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н.
Элемент | Описание |
Дата исправления | Точная дата, когда были внесены изменения в документ |
Подписи лиц, составивших документ | Подписи лиц, внесших изменения в документ, их ФИО или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц |
Первичные учетные документы необходимо хранить в течение определенного срока. Согласно пункту 277 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, этот срок составляет 5 лет.
Главные выводы про первичные документы
№ | Вывод |
1 | Первичные документы являются основанием для бухгалтерских записей. |
2 | Первичные документы должны быть оформлены в установленном порядке и содержать обязательные реквизиты. |
3 | Право подписи «первички» определяется приказом или доверенностью. |
4 | Исправления в первичных бухгалтерских документах должны быть обоснованы и заверены подписями. |
5 | Срок хранения первичных документов составляет 5 лет. |
6 | Договоры в большинстве случаев не являются первичными документами. |
7 | Подлинность первичных документов должна быть проверена. |
8 | Недостоверные первичные документы являются основанием для налоговых рисков. |
9 | Электронные формы первичных документов признаются наравне с бумажными. |
10 | Несоблюдение правил оформления первичных документов может привести к штрафам. |
Начать дискуссию