Учет товаров в розничной торговле: правила, автоматизация и новшества 2026 года

В розничной торговле учет товаров — это фундамент для контроля остатков, ценообразования, инвентаризации и отчетности. В 2026 году требования стали жестче: учет должен быть синхронизирован с государственными системами (прежде всего «Честный знак»), а любые движения товара — от приемки до списания — отражены и подтверждены документально.

• Поэкземплярный учет и вывод из оборота по кодам маркировки. Для многих товарных групп (напитки, сладости, игрушки, отдельные категории хозтоваров и др.) розница обязана фиксировать коды Data Matrix при продаже на кассе и при любом выводе из оборота (списание, бой, уценка, возврат поставщику). Просто «списать в учетной системе» уже нельзя: сведения должны быть переданы в «Честный знак».

• Расширение перечня маркируемых товаров и поэтапный ввод маркировки. С 1 сентября 2026 года стартует маркировка ряда позиций бакалеи (макароны, мед, мюсли и др.). Для части категорий (например, отдельные виды консервов) поэкземплярный учет в рознице вводится позже — с октября или ноября 2026 года. Важно отслеживать точные сроки по каждой товарной группе в постановлениях Правительства РФ и на официальном сайте «Честного знака».

• Объемно‑сортовой учет (ОСУ) как переходный режим. На период до конца 2027 года для ряда новых категорий допускается объемно‑сортовой учет: в документах фиксируется GTIN и количество, без сканирования каждого отдельного кода. Это снижает нагрузку на розницу, но требует корректного учета по партиям.

• Разрешительный режим на кассе. Кассовая техника должна проверять статус кода маркировки перед продажей через ТС ПИОТ. Если код невалиден (просрочен, уже выведен из оборота, не прошел проверку), касса автоматически блокирует продажу. Это защищает от реализации нелегального или просроченного товара, но требует правильной настройки кассы, ОФД и интеграции с системой маркировки.

• Риск‑ориентированные проверки и фиксация аномалий. Данные из «Честного знака» используются для выявления расхождений остатков, массовых списаний и нетипичных перемещений. Нарушения фиксируются автоматически; при систематических аномалиях растет вероятность выездной проверки и наложения штрафов по КоАП.

• Ужесточение требований к документообороту. Приемка — только по электронным УПД со сверкой кодов. Возвраты, перемещения между точками, списания и иные движения должны быть корректно оформлены и переданы в систему. Ошибки в карточках товаров, адресах точек и разрешительных документах могут привести к отказу во вводе товара в оборот.

• Единая номенклатура и карточки товаров. Каждому товару соответствует карточка с кодами ТН ВЭД/ОКПД2, единицами измерения и привязкой к кодам маркировки.

• Приемка по УПД со сверкой кодов. При поступлении партии коды сканируются и сверяются с данными в УПД; расхождения фиксируются актом до постановки на остаток.

• Продажа через кассу с выводом из оборота. Каждая продажа маркированного товара автоматически передает сведения в «Честный знак» через ОФД.

• Списание и иные движения — с обязательным выводом из оборота. Бой, уценка, использование для собственных нужд, благотворительность — все это оформляется документами и передается в систему.

• Регулярная сверка остатков. Сверка остатков в учетной системе и в «Честном знаке» должна проводиться регулярно (например, ежемесячно либо чаще при высоком обороте). Расхождения нужно оперативно устранять.

• Перемещения между точками. Перемещение маркированного товара между магазинами/складами — это отдельное движение, которое нужно оформить и передать в «Честный знак», иначе система покажет аномалию.

Для большинства розничных магазинов товары учитываются по фактической себестоимости на счете 41 «Товары». При продаже себестоимость списывается, выручка отражается на счете 90.

Для плательщиков НДС по стандартным ставкам:

• Поступление товара: Дебет 41 — Кредит 60.

• НДС по приобретенным товарам: Дебет 19 — Кредит 60.

• Продажа товара: Дебет 50/51 — Кредит 90 (выручка), Дебет 90 — Кредит 41 (себестоимость).

• Списание недостачи при инвентаризации: Дебет 94 — Кредит 41.

• Отнесение недостачи на виновное лицо: Дебет 73 — Кредит 94.

• Списание недостачи при отсутствии виновных (в пределах норм естественной убыли): Дебет 44 — Кредит 94; сверх норм — Дебет 91 — Кредит 94.

Магазин принимает партию безалкогольных напитков (100 бутылок) по электронному УПД. Коды сканируются, сверяются с документом; расхождений нет. В учетной системе создается приходная накладная: Дт 41 — Кт 60 на сумму 25 000 руб., Дт 19 — Кт 60 — 4 166,67 руб. (НДС 20 %). Коды передаются в «Честный знак», товар ставится на остаток.

Покупатель приобретает бутылку напитка. Кассир сканирует код Data Matrix, касса через ТС ПИОТ проверяет статус кода, формирует чек и автоматически передает сведения о выводе из оборота в «Честный знак» через ОФД. В учете отражается выручка и списание себестоимости: Дт 50 — Кт 90 на 120 руб., Дт 90 — Кт 41 на 80 руб.

При инвентаризации выявлен бой 5 бутылок напитков. Комиссия фиксирует факт, коды сканируются для вывода из оборота в «Честном знаке». В учете: Дт 94 — Кт 41 на сумму 400 руб. Поскольку виновных нет и бой укладывается в нормы естественной убыли (если они утверждены для этой группы), сумма списывается на расходы: Дт 44 — Кт 94 на 400 руб. Если бой сверх норм, проводка — Дт 91 — Кт 94.

Магазин возвращает 10 бутылок поставщику из‑за брака. Оформляется корректировочный документ, коды сканируются, сведения о возврате передаются в «Честный знак». В учете: Дт 60 — Кт 41 на стоимость возврата; Дт 60 — Кт 19 (восстановление НДС, если он был принят к вычету). Для УСН восстановление НДС не требуется.

• Интеграция учетной системы с «Честным знаком». Это позволяет автоматически передавать сведения о приемке, продажах, списаниях, возвратах и перемещениях.

• Настройка разрешительного режима и ТС ПИОТ. Проверьте, что касса и ОФД поддерживают проверку кодов маркировки перед продажей и корректно передают данные.

• Обучение персонала. Кассиры и кладовщики должны знать, как сканировать коды, что делать при ошибках кассы и как оформлять возвраты и списания.

• Регулярные сверки остатков. Ежемесячная (или более частая) сверка остатков в учетной системе и в «Честном знаке» снижает риск штрафов и блокировок продаж.

• Контроль карточек товаров. Следите за корректностью кодов ТН ВЭД/ОКПД2 и разрешительных документов — ошибки могут привести к отказу во вводе товара в оборот.

• Учет перемещений между точками. Оформляйте перемещения как отдельные документы и передавайте сведения в «Честный знак».

• Списывать товар без вывода из оборота в «Честном знаке». Это прямое нарушение, которое система фиксирует автоматически и которое ведет к штрафам. Всегда фиксируйте коды при списании.

• Принимать товар без сверки кодов по УПД. Расхождения между фактическими кодами и данными в документе могут обернуться претензиями от поставщика и проблемами с оборотом.

• Не настраивать разрешительный режим и ТС ПИОТ на кассе. Продажа «невалидных» кодов фиксируется системой и повышает риск проверок.

• Игнорировать регулярные сверки остатков и перемещения. Аномалии в остатках — главный триггер для риск‑ориентированных проверок.

• Смешивать учет по партиям и поэкземплярно без учета разрешенного режима. Для отдельных категорий до конца 2027 года допустим объемно‑сортовой учет — используйте его, чтобы снизить нагрузку, но соблюдайте правила оформления документов.

Учет товаров в рознице в 2026 году — это не только бухгалтерские проводки, но и сквозной контроль движения маркированных товаров через государственные системы. Грамотная организация приемки, продаж, списаний, возвратов и перемещений, а также регулярная сверка остатков позволяют избежать штрафов, блокировок продаж и претензий со стороны контролирующих органов.

Автоматизация процессов, корректная настройка разрешительного режима на кассе и обучение персонала делают учет прозрачным и управляемым, а бизнес — устойчивым.