Как правильно заполнить уведомление об обработке персональных данных (образец заполнения)

Регистрация в реестре операторов персональных данных и последующее внесение изменений — обязательная процедура для организаций и ИП, работающих с персональными данными.

Однако на практике при оформлении уведомлений возможны ошибки, из-за которых Роскомнадзор отклоняет документы:

• Форма и оформление — уведомление оформляют на бланке организации или заверяют печатью. Указывают исходящий номер и дату, согласно требованиям делопроизводства.

• Адрес оператора — обязательно вносят индекс, улицу, номер дома, а также почтовый и фактический адрес. Наименование должно строго соответствовать данным из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

• Филиалы — отражают все территориально обособленные подразделения, относящиеся к оператору.

• Правовое основание обработки — недостаточно просто сослаться на 152-ФЗ. Указывают отраслевые НПА, устав, положения, лицензии, приказы и локальные акты.

• Цель обработки — опираются на уставные цели и реальные процессы: бухгалтерский и кадровый учет, исполнение государственных функций, подача отчетности, оказание услуг.

• Категории персональных данных — используют четкие и полные формулировки, исключая «и др.», «анкетные данные» и т.п. Указывают конкретные категории: ФИО, дату рождения, образование, профессию.

• Категории субъектов — список должен соответствовать целям обработки: работники, клиенты, учащиеся, родители, абоненты, пенсионеры, законные представители.

• Действия с персональными данными и способы обработки — указывают только реально совершаемые действия: сбор, хранение, использование, передача, уничтожение.

• Меры по обеспечению безопасности — перечисляют конкретные технические и организационные меры, применяемые в организацией. При использовании криптографических средств (ЭЦП) указывают полную информацию о них.

• Дата начала обработки — обычно соответствует дате, указанной в ИНН.

• Кто подписывает — только уполномоченное лицо: руководитель или представитель по доверенности (документ прикладывается).

• Контакт исполнителя — обязательно указывают ФИО, телефон и e-mail ответственного за подготовку уведомления.

Для минимизации ошибок можно использовать портал Роскомнадзора и ориентироваться на утвержденные примеры заполнения.

• На «Клерке» появился удобный инструмент, который быстро проверит ваш сайт на наличие сервисов cookies и метрик. Проверьте себя прямо сейчас, чтобы избежать новых штрафов. Проверить