Семь типичных ошибок при выборе офисной оргтехники
Автор
Алексей КулешовМенеджер по продукции компании PANTUM.
Ошибка № 1. Некорректный расчет объема печати
При выборе принтера для офиса важно учитывать реальные потребности компании, чтобы избежать лишних затрат и обеспечить бесперебойную работу. Эксперты отмечают, что одна из самых частых ошибок – несоответствие мощности устройства объему печати.
Покупка бюджетного принтера для организации с высокой нагрузкой (несколько сотен страниц в день) чревата его быстрым износом и постоянными затратами на ремонт.
Профессиональные модели, рассчитанные на интенсивную работу, обладают более надежными компонентами и реже требуют замены расходных материалов, таких как ролики и барабаны. Однако приобретение дорогостоящего принтера для офиса с небольшим объемом печати также не является оптимальным решением — инвестиции в избыточную мощность могут оказаться неоправданными.
Совет: прежде чем покупать принтер, тщательно проанализируйте текущие и прогнозируемые потребности компании. Оцените объем печати и добавьте к нему запас примерно в 20% для учета возможного роста бизнеса. Такой подход позволит выбрать оптимальное решение, которое не только удовлетворит текущие нужды, но и обеспечит гибкость на будущее.
Ошибка № 2. Переплата за цвет
Приобретение цветного печатного устройства для офиса имеет смысл только при регулярном использовании функции цветной печати. В противном случае эта инвестиция не окупится, особенно если речь идет о струйных моделях. Картриджи в таких принтерах могут высохнуть, если его долго не использовать, что приведет к дополнительным расходам на замену.
Лазерные цветные принтеры в этом плане более надежны: даже после длительного простоя достаточно просто встряхнуть картридж, и он продолжит работать без сбоев.
Совет: прежде чем покупать цветной принтер, тщательно оцените частоту использования цветной печати. Учитывайте, что цветные устройства обычно дороже монохромных и занимают больше места.
Если цветная печать требуется редко, оптимальным выбором будет лазерный монохромный принтер — это позволит сэкономить средства и избежать проблем с расходными материалами.
Ошибка № 3. Неправильный способ подключения и обмена данными
Покупка принтера без поддержки сетевой печати в офисе, где она необходима, или выбор устройства только с проводным соединением при потребности в беспроводной печати — все это может привести к серьезным неудобствам и снижению производительности.
Совет: для средних и крупных офисов стоит выбирать сетевые технологии подключения. Они обеспечивают более высокую скорость работы, особенно при сканировании и печати больших объемов документов, что позволяет оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность сотрудников.
Ошибка № 4. Слишком большое количество функций в оборудовании
При выборе нового офисного принтера многие компании стремятся приобрести модель с максимальным количеством функций: автоматическая подача документов, сортировка распечаток, отложенная печать, идентификация пользователей, поддержка различных типов бумаги, сканирование и копирование.
Безусловно, такие возможности могут значительно упростить работу в офисе. Однако стоит помнить, что расширенный функционал напрямую влияет на стоимость устройства.
Совет: перед покупкой проанализируйте потребности вашего бизнеса и определите, какие именно функции действительно необходимы для эффективной работы. Избегая ненужных опций, вы сможете существенно сэкономить бюджет без ущерба для производительности.
Ошибка № 5. Игнорирование особенностей российского рынка
Приобретение принтера, изначально предназначенного для использования в других странах (например, в Азии), может обернуться сложностями. Таким устройствам часто требуются специфические картриджи и расходные материалы, которые не всегда доступны или не соответствуют стандартам, принятым на российском рынке.
Совет: выбирайте модели, которые были разработаны специально для использования в России. Это обеспечит вам легкую и бесперебойную замену картриджей, а также избавит от необходимости проводить сложные операции с ПО или прошивкой принтера в попытке обеспечить совместимость с расходными материалами из других стран.
Ошибка № 6. Отсутствие гарантии и сервисного обслуживания
Важно понимать ценность гарантийных обязательств и сервисной поддержки при приобретении нового оборудования. Недостаточное внимание к этим аспектам может обернуться серьезными проблемами в случае поломки: задержка ремонта приведет к простою сотрудников и, как следствие, к финансовым потерям.
Совет: перед покупкой оборудования важно внимательно ознакомиться с условиями гарантии и возможностями технической поддержки от производителя. Это поможет вам быть уверенными, что в случае возникновения проблем вы сможете оперативно получить квалифицированную помощь.
Ошибка № 7. Покупка устаревших моделей
При выборе оргтехники стоит обратить внимание на возраст оборудования. Покупка устаревших моделей принтеров, которые уже сняты с производства или имеют ограниченную функциональность, может привести к проблемам с поиском расходных материалов и отсутствием технической поддержки. Это чревато простоями в работе и дополнительными расходами на ремонт.
Совет: выбирайте модели, выпущенные не более одного-двух лет назад. Такая техника гарантирует, что вы сможете приобрести оригинальные картриджи и запчасти как минимум на ближайшие пять лет. Если поиск необходимых комплектующих вызывает затруднения, лучше отказаться от покупки – это позволит избежать потенциальных проблем в будущем и гарантировать бесперебойную работу офиса.
Как выбрать офисную технику: выводы
Правильно подобранная офисная техника — залог эффективной работы любой организации. При покупке принтера или многофункционального устройства (МФУ), объединяющего функции сканера и копира, важно тщательно проанализировать потребности компании и основные характеристики печатного оборудования.
Ошибочный выбор может сократить срок службы техники или не принести ожидаемой выгоды от инвестиций.
Начать дискуссию