8 вопросов по воинскому учету организаций в 2026 году: отвечают эксперты

В 2026 году работодатель обязан вести учет следующих сотрудников: 

• мужчин-призывников 18–30 лет;

• мужчин в запасе;

• женщин с военно-учетной специальностью (ВУС).

При приеме на работу у них нужно проверить документ, удостоверяющий личность призывника, или военный билет.

Не ставят на учет: женщин без ВУС, иностранных граждан, лиц, снятых с воинского учета, и работников, не относящихся к призывникам или военнообязанным.

Эксперты в Клерк.Консультации получили вопрос:

«Нанимаем нового сотрудника: 

• как определить, военнообязанный ли он?

• если у него нет военного билета, можно ли отказать в найме? 

Ответила эксперт Наталья Васильева: 

«Военнообязанный статус можно определить по отметке в паспорте на 13-й странице. Отсутствие военного билета — не основание для отказа в приеме на работу. При необходимости можно обратиться в военкомат по вопросам учета после найма сотрудника».

Вопрос: «В организации нет кадровика, и воинский учет раньше не велся. Как наладить этот процесс, чтобы избежать штрафов? 

Ответила эксперт Лилия Героева — с пошаговой инструкцией: 

Шаг 1. Назначаем штатного ответственного за воинский учет. 

• Руководитель издает приказ о назначении ответственного (Приложение № 4 к Методическим рекомендациям Генштаба).

• Если кадровика нет, обязанности можно передать руководителю, бухгалтеру или другому сотруднику с доплатой.

• Один человек может вести учет, если в организации меньше 500 военнообязанных сотрудников.

Шаг 2. Готовим документы для военкомата

Понадобятся: 

• карточка по форме № 18;

• заявление о постановке организации на учет;

• приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета;

• должностная инструкция для ответственного сотрудника;

• план работы по ведению учета;

• донесение по форме №11.

Точный список надо уточнить в военкомате.

Шаг 3. Ставим организацию на учет

• Передаем форму № 18 в районную администрацию (если это требуется в регионе, где зарегистрирована организация).

• Передаем согласованную форму № 18, приказ и план работы. Когда документы подпишут, организация будет считаться поставленной на учет.

Шаг 4. Заводим карточки на сотрудников

• Ответственный запрашивает военные билеты или удостоверения призывника у военнообязанных работников.

• На каждого заводится карточка формы № 10 — основной документ внутреннего воинского учета.

Шаг 5. Начинаем подавать сведения

В том числе:

• О приеме и увольнении сотрудников — в течение 5 дней с даты приказа.

• Об изменении данных сотрудника — также в течение 5 дней.

Также нужно ежегодно проводите сверку данных карточек № 10 с военкоматом.

«Уточнить полный список документов лучше лично в военкомате. Например, на моей практике однажды понадобилось официальное письмо на имя Военного комиссара о том, что в компании не работают нерезиденты». 

Вопрос: «Становимся на воинский учет впервые. Нужно ли добавить в пакет документов доверенность на представителя организации, а при визите в военкомат брать с собой карточки сотрудников по форме №10 и какие-либо журналы»?

Ответила эксперт Лилия Героева: 

«Дополнительная доверенность не нужна, если есть приказ о назначении ответственного лица за ведение воинского учета. Журналы и карточки по форме № 10 при первичной постановке обычно тоже не требуются. Однако лучше уточнить в военкомате, так как требования могут различаться по регионам».  

Вопрос: «Какие папки по воинскому учету нужно вести, что должно в них входить и нужно ли распечатывать нормативные документы полностью?»

Ответила эксперт Елена Пономарева:

«Единого перечня папок по воинскому учету нет. Нормативные документы обычно хранят в отдельной папке на бумаге: их можно купить в официальном издании или распечатать. Хранение таких документов только в электронном виде пока не предусмотрено».

Вопрос: «Разбираемся, кто из наших сотрудников военнообязанный. Есть внутренние и внешние совместители, есть удаленщики, есть офисные работники, есть сезонные исполнители. Кого можно не ставить на учет?»

Ответила эксперт Лилия Героева: 

«Важна не форма занятости, а наличие трудового договора. Воинский учет нужно вести по всем сотрудникам с ТД, включая совместителей, удаленных и т.д. Не нужно вести учет по исполнителям по договору ГПХ, СЗ по ГПД, ИП по договору».

Вопрос: «Есть сотрудницы, обе без военного билета. Первая — педиатр, вторая — оператор ЭВМ. Подлежат ли они воинскому учету?»

Ответили эксперты Александр Заворин и Елена Пономарева: 

«Специальности врача-педиатра и оператора ЭВМ относятся к военно-учетным, поэтому сотрудниц лучше поставить на учет. В их личных карточках укажите: «военный билет отсутствует». Затем выдайте сотрудницам направление для постановки на учет и направьте сведения в военкомат».

Вопрос: «Увольняем военнообязанного сотрудника. Нужно ли передавать в военкомат какие-то сведения об этом?»

Ответила эксперт Оксана Мочалкина:

«В течение 5 календарных дней нужно заполнить форму из Приложения № 2 к Положению о воинском учете и направить ее в военкомат, где уволенный сотрудник состоит на учете. Подать сведения можно лично, по почте или через Госуслуги».

Вопрос: «У ИП есть сотрудник, который сменил прописку и еще не встал на учет в новом военкомате. Он требует от ИП передать в военкомат сведения о приеме его на работу. Но разве так правильно, ведь ИП вообще не обязан вести воинский учет».

Ответила эксперт Лилия Героева: 

«ИП действительно не должны вести воинский учет, однако обязаны запрашивать у сотрудника документы воинского учета при приеме на работу. Поэтому в интересах ИП убедиться, что сотрудник обратился в военкомат и получил на руки все нужные бумаги».