Особенности возмещения работникам расходов по служебным командировкам

Беляев А.Н.

Опубликовано в номере: Заработная плата №9 / 2003

Учитывая отдаленность Калининградской области от основной территории Российской Федерации, на практике возникает целый ряд вопросов, связанных с оформлением и оплатой служебных командировок из данной области в другие регионы России, или наоборот, из регионов России в Калининградскую область.

В основном эти вопросы связаны с тем, к каким командировкам следует относить данные поездки — заграничным или командировкам по территории Российской Федерации, и соответственно по каким нормам следует оплачивать суточные.

Для разрешения данной проблемы следует обратиться к нормативным актам, регулирующим в настоящее время вопросы служебных командировок.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Аналогичное понятие служебной командировки дано в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которое сохраняет действие и в настоящее время, но только в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.

Согласно вышеуказанным нормативным актам организуются служебные командировки по территории Российской Федерации, а также возмещаются расходы, связанные с такими командировками.

Что касается «заграничных» командировок, то до последнего времени данные вопросы регулировались «Правилами об условиях труда советских работников за границей», утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 года № 365.

Однако постановлением Минтруда России от 17 января 2003 года № 3 данные Правила были признаны не действующими на территории Российской Федерации, в связи с чем вопросы «заграничных» командировок регулируются исключительно положениями Трудового кодекса РФ, который как таковых исключений для заграничных командировок не предусматривает.

В соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ в случае направления работников в служебную командировку, работодатель возмещает им следующие расходы:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

И опять же, каких-либо отличий для «заграничных» командировок не предусмотрено.

Конкретные порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются положениями заключаемого на уровне организации коллективного договора или иного локального нормативного акта (в частности, приказа, распоряжения, положения и т.п.).

При разработке и утверждении такого локального нормативного акта необходимо соблюсти условие о том, что размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Такие минимально допустимые размеры возмещаемых расходов в настоящее время определены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 года № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Согласно данному нормативному акту возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
• при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:
• железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

И опять же замечаем, что для «заграничных» командировок минимально допустимые размеры возмещаемых сумм трудовым законодательством не установлены.

Что касается максимально допустимых к возмещению расходов по служебным командировкам, то они также могут определяться коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации. При этом такие размеры могут быть поставлены в зависимость от размера расходов, признаваемых в целях налогообложения по налогу на прибыль.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к расходам, относимым на затраты производства в целях налогообложения по налогу на прибыль, могут быть отнесены следующие расходы, связанные со служебными командировками:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• на наем жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Согласно пункту 1 постановления Правительства РФ № 93 при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций расходы на выплату суточных принимаются в пределах следующих норм: за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации — суточные в размере 100 рублей, за каждый день нахождения в заграничной командировке — суточные в размере согласно приложению к постановлению.

В любом случае в целях налогообложения по налогу на прибыль расходы, связанные с оплатой служебных командировок, принимаются при наличии подтверждений о производственном характере поездки (пункт 9 раздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2002 года № БГ-3-02/729).

Таким образом, в настоящее время только в постановлении Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года № 93 определены какие-либо правила оплаты заграничной служебной командировки. Остальные вопросы согласно положениям статьи 168 ТК РФ могут и должны решаться коллективным договором или специальным локальным нормативным актом организации.

Если работник направляется в какой-либо заграничный пункт командировки, что подтверждается командировочным удостоверением, распоряжением на служебную командировку или иным документом, то дополнительных вопросов возникать не должно. Данная командировка должна быть причислена к заграничной с оплатой суточных в размерах, установленных приложением к постановлению Правительства № 93.

При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные подлежат выплате по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию — по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации (см., в частности, письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 года № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу»).

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня прибытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте или ином документе), суточные подлежат выплате по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Учитывая же, что при служебных командировках из Калининградской области в другие регионы России, или наоборот, из регионов России в Калининградскую область, пункт отправления и пункт назначения находятся на территории Российской Федерации, то такая командировка «заграничной» признана быть не может. По крайней мере, иной вывод для целей налогообложения по налогу на прибыль не позволяет сделать действующее законодательство.

Кроме того, учитывая тот факт, что для бюджетных учреждений вопросы использования средств, предназначенных для оплаты служебных командировок, строго регламентированы, то и такими учреждениями служебные командировки из Калининграда в Россию и наоборот, заграничными также не должны признаваться.

Если же организация примет решение расходы по служебным командировкам из Калининграда в Россию или наоборот признавать заграничными, или частично суточные за дни проезда по территории Белоруссии и (или) Литвы возмещать по нормам «заграничных» командировок, то они должны быть готовы соответствующие превышающие разницы производить за счет собственных средств, оставшихся после налогообложения.

Последний вариант характерен для организаций, направляющих своих работников в служебные командировки на автотранспорте организации или самого работника. При этом в целом ряде случаев движение по территории зарубежных стран (особенно для тяжелогрузных машин) в одну или обе стороны составляет свыше суток.

Вместе с тем следует учитывать, что любая задержка в пути против общеустановленного срока должна быть обоснована водителем, и по результатам рассмотрения таких обоснований работодателем или уполномоченным им лицом должно быть принято решение о количестве дней командировки, подлежащих оплате по норме «заграничной» командировки, служебной командировки по территории Российской Федерации, или же о количестве неоплачиваемых дней командировки в связи с наличием вины водителя в задержке в пути.

Пример

Организация, расположенная в г.Москве, направляет грузовой автомобиль для доставки груза в г. Калининград.

Выезд автомобиля из г. Москвы 14 июля 2003 года. Согласно представленным документам пересечение границы Белоруссии с Литвой при въезде и выезде при следовании в г. Калининград — 15 июля 2003 года.

Из Калининграда водитель выехал 16 июля 2003 года, в этот же день пересек границы Литвы, и 17 июля прибыл в г. Москву.

При прибытии из командировки водитель представил отчет о командировке, в котором указал временные интервалы движения, которые по решению начальника автотранспортного цеха признаны обоснованными.

По решению работодателя за время следования по территории зарубежных стран суточные подлежат выплате по нормам, установленным для «заграничных» командировок.

Всего суточные причитаются к выплате за 4 дня командировки — с 14 по 17 июля включительно.

Учитывая тот факт, что пересечение границы России с Белоруссией не подтверждается документально, то даты пересечения границы приняты из отчета водителя — 14 июля при следовании в г.Калининград, и 17 июля при следовании в г. Москву.

Согласно положениям письма Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 года № 1037-ИХ суточные подлежат выплате по следующим нормам:

за 14 июля 2003 года — по норме, установленной для служебных командировок в Белоруссию — 48 долларов (как за день пересечения границы Российской Федерации при выезде из Российской Федерации);

за 15 июля 2003 года — по норме, установленной для служебных командировок по территории России — 100 руб. (как за день пересечения государственной границы Литвы с Калининградской областью);

за 16 июля 2003 года — по норме, установленной для служебных командировок в Литву — 58 долларов (как за день пересечения границы Российской Федерации при выезде из Калининградской области);

за 17 июля 2003 года — по норме, установленной для служебных командировок по территории России — 100 руб. (как за день пересечения государственной границы Российской Федерации при выезде из Белоруссии).

Если при следовании в Калининград пересечение границ России с Белоруссией и Белоруссии с Литвой производится в один и тот же день, а граница Литвы с Калининградской областью в другой день, то за первый день суточные подлежат выплате по норме, установленной для командировки в Литву. В этом случае применению подлежит правило, согласно которому, если в период командировки работник находился в нескольких странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. За второй день суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по территории России.

Если пересечение всех границ производится в один и тот же день, суточные за этот день выплачиваются по норме, установленной для командировок по территории Российской Федерации.

Если при следовании в Москву пересечение границ Калининградской области с Литвой и Литвы с Белоруссией производится в один и тот же день, а граница Белоруссии с Литвой пересекается в другой день, то суточные за первый день выплачиваются по нормам, установленным для командировок по территории Белоруссии, так как граница при въезде в нее пересекается последней. За второй день суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по территории России.

И опять же, если пересечение всех границ производится в один и тот же день, суточные за этот день выплачиваются по норме, установленной для командировок по территории Российской Федерации.

В целях налогообложения по налогу на прибыль выплачиваемые суточные подлежат корректировке исходя из нормы суточных за все дни командировки из расчета 100 руб. за сутки.

При курсе доллара на день выплаты в 30 руб. 25 коп., в целях налогообложения по налогу на прибыль могут быть приняты суточные в размере 400 руб. (4 суток х 100 руб.), а за счет собственных средств — 3006 руб. 50 коп. ((48 долларов + 58 долларов) х 30 руб. 25 коп.) — (100 руб. х 2 суток)).

При этом еще раз обращаем внимание на положения статьи 166 ТК РФ, согласно которой служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы, служебными командировками не признаются.

Поэтому, если в командировку направляются работники (водитель, экспедитор, курьер, грузчик и т.п.), в должностные обязанности которых входит постоянная работа в пути, то права на получение суточных они не имеют вовсе.

В этом случае им устанавливается надбавка взамен суточных за разъездной характер работы в соответствии с постановлением Минтруда России от 29 июня 1994 года № 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работы, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации» (в редакции изменений и дополнений).

Надбавка выплачивается в процентах к месячной тарифной ставке (должностному окладу) без учета коэффициентов и доплат в следующих размерах:

а) при разъездах, связанных с выполнением работ в пути, — 1,5 процента; работникам, обслуживающим пассажирские поезда, почтово-багажные поезда, вагоны-рестораны (кафе-буфеты) в пассажирских поездах и почтовые вагоны, — 3,0 процента в сутки;

б) работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых участков, если они находятся в разъездах 12 и более дней в месяц, — 20 процентов, а если менее 12 дней в месяц, — 1,5 процента в сутки.

Во всех случаях размер выплачиваемой надбавки не может превышать размера суточных при служебных командировках.

Входит ли постоянная работа в пути в круг обязанностей того или иного работника определяется его служебными обязанностями или должностной инструкцией, принятыми в установленном порядке.

При оформлении проездных документов для следования в Калининградскую область с остальной территории Российской Федерации и в обратном направлении железнодорожным транспортом, командированные лица должны учитывать положения постановления Правительства РФ от 23 июня 2003 года № 361 «О мерах по обеспечению выполнения обязательств, принятых на себя Российской Федерацией в Совместном заявлении Российской Федерации и Европейского союза о транзите между Калининградской областью и остальной территорией Российской Федерации».

Как подписаться >>>