Эффективность финансового менеджмента определяется состоянием дебиторской задолженности, которая в свою очередь состоит из двух частей — дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков и дебиторской задолженности покупателей. Во многом успешность работы с дебиторской задолженностью зависит от правильности оформления договоров с контрагентами, организации взаимодействия финансового менеджера с другими подразделениями аппарата управления и информированности высшего руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации.
Шубина Т.В., канд. экон. наук,начальник отдела стандартов и качества аудита ИКО «АНВЕСТ»
Опубликовано в номере: Финансовый менеджмент №5 / 2005
К основным задачам организации документооборота относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.
Обязанности должностных лиц и подразделений организации в ходе исполнения договора поставки.
Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок (сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в процессе деятельности организации или в иных целях, не связанных с личным или другим подобным использованием.
В процессе исполнения договора поставки и управления дебиторской задолженностью выделяют три этапа подготовки и движения документов:
1) распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации;
2) составление договора и юридический контроль;
3) определение ответственных исполнителей.
Рассмотрим содержание каждого этапа.
1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации.
Отдел снабжения:
а) согласовывает годовые потребности организации с потребностями производства;
б) определяет потребность в товарах и сырье на год;
в) конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;
г) согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой службой;
д) налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;
е) собирает подробную информацию о поставщике;
ж) представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций, возникающих при заключении договоров.
Финансовая служба:
а) согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом снабжения;
б) определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей в зависимости от ожидаемых поставок;
в) проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.
Юридическая служба:
а) перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает информацию о ней:
— |
учредительные документы (устав, учредительный договор); |
— |
сведения о месте расположения офиса; |
— |
данные о том, в каком банке обслуживается фирма-поставщик; |
— |
финансовую отчетность; |
— |
сведения о коммерческой репутации; |
б) представляет в финансовую службу характеристику фирмы-поставщика вместе с ее финансовой отчетностью для экспертизы на предмет финансовой устойчивости.
2. Составление договора и юридический контроль.
Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на финансовую и юридическую службы организации. Приведем примерный перечень их функций.
Финансовая служба:
а) уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта, подписанием и исполнением, в частности:
— |
условия оплаты; |
— |
финансовую ответственность; |
— |
сроки выполнения обязательств; |
— |
сроки действия договора; |
б) прогнозирует риски.
Юридическая служба:
а) разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;
б) при отсутствии типового договора под конкретный случай разрабатывает новый проект предстоящего договора;
в) проверяет наличие доверенности, если организация контактирует с представителем контрагента;
г) проверяет доверенность (реквизиты, подписи, печать, дату выдачи, срок действия, юридическое право и объем полномочий представителя и т.д.).
3. Определение ответственных исполнителей.
Отдел снабжения:
а) контролирует исполнение поставщиком его обязанностей согласно всем пунктам контракта;
б) своевременно принимает установленные договором поставки и установленные действующим законодательством меры по предотвращению или минимизации потерь по сделке;
в) организует погрузку, доставку и разгрузку товаров и сырья, когда согласно действующему договору поставки доставлять товары обязана организация;
г) контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставки согласно контракту;
д) в случаях нарушения условий контракта одной из сторон направляет в юридический отдел служебное письмо с просьбой о принятии необходимых мер.
Бухгалтерия:
а) осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;
б) контролирует правильность оплаты;
в) следит за соблюдением сроков оплаты;
г) оформляет соответствующие документы.
Организационно-технологическая схема реализации договора поставки включает следующие этапы.
Этап I: оформление договора.
1. Отдел снабжения оформляет проект договора и представляет его в финансовую службу.
2. Финансовая служба в случае согласия с содержанием договора визирует его и передает для юридического контроля в юридическую службу, в случае несогласия — возвращает договор со своими замечаниями на доработку в отдел снабжения.
3. Юридическая служба в случае согласия с содержанием договора визирует его и передает в отдел снабжения для оформления заключения сделки с поставщиком, в случае несогласия — возвращает договор со своими замечаниями на доработку в финансовую службу.
4. Отдел снабжения присваивает договору номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое количество копий договора и передает договор с визами юридической и финансовой служб, подписями и печатями другой стороны на подпись генеральному директору организации.
5. Отдел снабжения передает после подписания генеральным директором полностью оформленный договор в финансовую службу на регистрацию.
6. Финансовая служба регистрирует договор и передает его копии в юридическую службу, бухгалтерию и отдел снабжения — исполнителю.
Этап II: контроль за исполнением договора поставки.
1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контакт с контр-
агентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.
2. Исполнитель передает полученный счет в финансовую службу на визу.
3. Финансовая служба удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на подпись к оплате генеральному директору.
4. Подписанный генеральным директором счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов (форма 1).
Форма 1
Журнал учета документов, поступивших для оплаты
Дата поступления |
Наименование, дата и номер документа |
Получатель денежных средств |
Фамилия исполнителя |
Роспись исполнителя |
Роспись бухгалтера |
01.06.05 |
Счет от 28.05.05 № 36/1-Н |
ООО «Монолит» |
Петров |
|
|
12.05.05 |
Счет от 12.05.05 № 242-П |
ООО «Сервис» |
Полков |
|
|
5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений исполнителю.
6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии.
7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в финансовую службу данные о дебиторской и кредиторской задолженности (форма 2).
Форма 2
Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности
Дебиторы |
Кредиторы |
||||||
Наименование поставщика |
Номер договора |
Дата платежа |
Сумма платежа (руб.) |
Наименование поставщика |
Номер договора |
Дата постав ки |
Сумма поставки (руб.) |
ООО «Монолит» |
31/04 |
01.06.05 |
13 600 |
ООО «Демократ» |
1П-02 |
13.06.05 |
105 000 |
ООО «Сервис» |
23/04 |
15.05.05 |
25 600 |
ООО «Металлоконструкция» |
237/05 |
15.05.05 |
32 700 |
ООО «Стройком» |
12/03 |
01.02.05 |
300 000 |
|
|
|
|
ООО «Геоком» |
03/03 |
23.12.04 |
127 700 |
|
|
|
8. Финансовая служба на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки, и еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности генеральному директору и в отдел снабжения для принятия необходимых мер (форма 3).
Форма 3
Журнал учета просроченной дебиторской задолженности
Наименование поставщика груза |
Номер договора |
Дата платежа |
Сумма платежа (руб.) |
Объем поставки (руб.) |
Дата поставки по контракту |
Нарушение сроков поставки, в днях |
ООО «Лессервис» |
10.апр |
30.04.05 |
112 500 |
300 000 |
15.05.05 |
45 |
ООО «Стройком» |
12.мар |
01.02.05 |
300 000 |
300 000 |
23.02.05 |
129 |
ООО «Геоком» |
03.мар |
23.12.04 |
123 700 |
260 000 |
10.01.05 |
170 |
Этап III: оформление закрытия договора.
1. Исполнитель проверяет наличие доставленных товаров по данным бухгалтерии, их соответствие условиям контракта.
2. Исполнитель проверяет соответствие качества доставленных товаров характеристикам и качеству товаров, оговоренным в контракте с фирмой-поставщиком.
3. Исполнитель составляет в случае окончания срока действия договора акт о закрытии договора и передает его на визу в финансовую службу.
4. Финансовая служба проверяет выполнение договора, визирует акт и передает его на визу в юридическую службу.
5. Юридическая служба удостоверяется в юридической правильности закрытия договора, визирует акт и возвращает исполнителю для оформления закрытия договора.
6. Исполнитель присваивает акту номер, оформляет его в двух экземплярах, организует подписание акта с контрагентом, делает необходимое количество копий и передает акт с подписями и печатями другой стороны и визами юридической и финансовой служб на подпись генеральному директору.
7. После подписания генеральным директором полностью оформленный акт о закрытии договора и его копии передаются в финансовую службу для регистрации.
8. Финансовая служба регистрирует акт и передает его копии в бухгалтерию, юридическую службу и отдел снабжения.
9. Финансовая служба ежемесячно представляет в отдел снабжения сведения о неисполненных договорах.
Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью, а также для анализа спроса на товары и их предложения необходимые данные могут быть представлены в форме 4.
Форма 4
Дебиторы и кредиторы на 01 июля 2005 г.
Документ (договор, акт, накладная) |
Контрагент, исполнитель |
Нормальная задолженность, руб. |
Сроки |
Оплата |
Поступление в организацию, дата |
Наименование продукции |
Ед. Измерения |
Сальдо, руб |
|||
начало |
окончание |
Сумма |
Дата |
Д-т |
К-т |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
Договор 3/03 |
ООО Геоком |
123700 |
23.12.04 |
10.01.05 |
123700 |
23.12.04 |
- |
Доска обрезная |
куб. м |
123700 |
|
Договор 237/05 |
ООО Металлоконстрой |
- |
15.05.05 |
20.05.05 |
|
|
15.05.05 |
Гвозди в ассортименте |
кг |
|
32700 |
Исходная информация для заполнения формы:
1. Заявки на капитальные вложения.
2. Договоры.
3. Счета поставщиков.
4. Данные о банковском счете (выписки, первичные документы).
5. Кассовые документы.
6. Данные о поступлении товарно-материальных ценностей, оказанных услугах (накладные, акты и т.п.).
На основе полученных данных формируется файл дебиторов и кредиторов (заполняются графы 1, 2, 4—10).
Рассчитывается контрольный срок дебиторской задолженности каждого дебитора (графа 3).
Ежедневно по дебиторам и кредиторам составляется сальдо<*> (графы 1—1, 12). Если сальдо равно нулю, то данная запись о дебиторе (кредиторе) удаляется.
<*> Сальдо формируется на основе предположения, что счет оплачен.
Каждый понедельник формируется таблица дебиторов, чья плановая задолженность превышена (делается выборка данных о дебиторах, для которых: текущая дата — дата из графы 7 > графы 3).
Форма 4 представляется в юридический отдел для ведения претензионной работы. Выписки из этой таблицы направляются соответствующим исполнителям.
Не позднее 5-го числа каждого месяца формируется информация о просроченной (в соответствии с договорами) дебиторской и кредиторской задолженности, которая передается руководству.
Ежеквартально (не позднее 15-го числа первого месяца, квартала) готовятся предложения по списанию дебиторской и кредиторской задолженности.
Управление финансовыми отношениями осуществляется в рамках утвержденного финансового плана. В связи с этим при принятии решения об оплате счетов необходимо соблюдать определенную последовательность процедур:
1) проверка законности счета (наличия договора, соблюдения сроков оплаты);
2) проверка поставщика на предмет наличия просроченной дебиторской задолженности;
3) оценка возможности оплатить счет (сравнение сальдо по соответствующей статье сметы);
4) получение необходимых резолюций.
Представленный алгоритм организации документооборота способствует формализации взаимодействий между подразделениями аппарата управления при организации финансовых отношений с контрагентами, что в свою очередь снижает финансовые риски организации вследствие минимизации субъективных факторов. Формирование базы данных о состоянии расчетов в совокупности с контролем за исполнением финансового плана (сметы, бюджета) позволяет принимать обоснованные решения по оттоку финансовых ресурсов, что в свою очередь положительно влияет на финансовую устойчивость организации.
Регулярное информирование высшего руководства об уровне сверхнормативного отвлечения финансовых ресурсов с указанием конкретных уполномоченных контрактом с внешними контрагентами лиц организации способствует повышению ответственности исполнителей за качественное выполнение своих функций и финансовой дисциплины в целом.
Начать дискуссию