Рассчитываться с покупателями и поставщиками наличными – занятие довольно хлопотное. Во-первых, правил для работы с «наличкой» уж очень много. При этом штрафы за их нарушение весьма внушительные. Во-вторых, на такие расчеты установлены разнообразные ограничения (так называемые лимиты). В-третьих, оформление «наличных» операций вызывает ряд сложностей. Попробуем решить основные проблемы, связанные с расчетом «живыми» деньгами.
Тарасова Е.Н., эксперт «НА»
Лимит расчетов наличными...
...между юридическими лицами составляет 60 000 рублей по одной сделке*.
Напомним, что за превышение этого предела отвечает покупатель. Штраф для организации составляет от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц – от 4000 до 5000 рублей. Продавец в этом случае от ответственности освобожден.
Как же быть, если покупка стоит больше 60 000 рублей и оплатить ее компания может только наличными? Рассмотрим несколько способов решения такой проблемы.
Самый простой вариант – разбить крупный договор на несколько контрактов, сумма по которым не будет превышать 60 000 рублей. Например, партия товаров делится на несколько мелких партий. При этом по каждой партии заключают отдельный договор купли-продажи. Причем такой договор можно письменно не оформлять. Главное, чтобы во всех товаросопроводительных документах (накладных, счетах-фактурах) общая стоимость товаров по каждому из них не превышала максимума. В данном случае будет считаться, что компания заключила несколько договоров. В аналогичном порядке разбивают на этапы работы и услуги с оформлением на каждый этап отдельного договора.
А как действовать, если за наличные покупается один дорогостоящий объект, который нельзя разбить на несколько (например, легковая машина)? В таком случае можно привлечь для расчета посредника – физическое лицо (к примеру, работника или руководителя организации). С ним нужно заключить агентский договор. Физлицо от своего имени купит необходимый товар за деньги, полученные от фирмы-принципала. Таким образом, превышения лимита не будет, поскольку это правило установлено только для расчетов между юрлицами. Однако данная схема имеет несколько недостатков. Во-первых, посреднику придется выплатить вознаграждение. Во-вторых, с этого дохода необходимо будет удержать НДФЛ. То есть действовать согласно этому варианту стоит лишь в безвыходных ситуациях. Еще один способ. Работник компании может перечислить деньги через любое отделение Сбербанка. Для этого будет достаточно заполнить специальную форму. Однако такая услуга является платной. Из средств, которые внесены в кассу банка, он удержит свое вознаграждение.
Лимит остатка кассы...
...определяет банк по желанию фирмы. Для этого в начале года компания должна заполнить и подать в кредитное учреждение специальный расчет. Если фирма этого не сделает, то предел будет равен нулю. Тогда вся выручка, оставшаяся в кассе на конец дня, считается сверхлимитной. У организации также есть право пересмотреть лимит в течение года, главное – вовремя заявить об этом в банк.
Хранить в кассе сверхлимитные деньги можно лишь в дни выдачи зарплаты. И то – не более трех рабочих дней. В остальных случаях фирма обязана при поступлении «налички» в тот же день сдавать ее в банк.
А как быть тем организациям, которые не могут выполнить это требование? Например из-за того, что компания работает без выходных до 19 часов? Для таких организаций срок сдачи наличных может быть установлен на следующий рабочий день.
Правила использования наличных
Согласно пункту 7 Порядка ведения кассовых операций, расходовать наличную выручку из кассы можно только:
- на оплату труда;
- на выплату социально-трудовых льгот;
- на закупку сельскохозяйственной продукции;
- на скупку тары и вещей у населения.
Получается, что если фирма захочет купить, например, канцелярские товары, то сначала ей придется сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму на хозяйственные нужды, оприходовать деньги в кассу и только потом выдать их под отчет. Согласитесь, непростая операция?
Но ответственности за игнорирование данного правила законодательство не предусматривает. Поэтому фирма должна сама решить, выполнять ей это требование или нет. Чтобы не конфликтовать с банком, можно поступать таким образом. Заранее снимать с расчетного счета деньги на хознужды (например, в пределах лимита). И эту сумму хранить в кассе и постепенно расходовать ее на покупку канцтоваров, выдавая деньги под отчет.
* Указание Банка России от 14.11.2001 № 1050-У.
Начать дискуссию