При составлении отчетности за полугодие бухгалтеру приходится рассчитывать множество различных показателей. Одним из наиболее «востребованных» является среднесписочная численность работников организации.
Е. Камалова
Виды численности работников
Довольно часто понятия «средняя» и «среднесписочная» численность считают синонимами. Однако это не одно и то же. Правила их расчета утверждены постановлением Росстата от 20 ноября 2006 г. № 69. Так, средняя численность кроме среднесписочного количества работников включает в себя еще и среднюю численность внешних совместителей, а также сотрудников, работающих на основании гражданско-правовых договоров.
Чтобы определить среднесписочную численность работников организации, потребуются первичные документы по учету труда и его оплаты. Это приказ о приеме на работу (форма № Т-1, переводе на другую работу (форма № Т-5), предоставлении отпуска (форма № Т-6), приказ о прекращении трудового соглашения (форма № Т-8), личная карточка (форма № Т-2). Также документом, который нужен для расчетов, является табель учета рабочего времени (формы sТ-12, Т-13, утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1).
На основании данных, содержащихся в нем, устанавливают, сколько человек явилось на работу в конкретный день. Эта информация пригодится при определении ежедневной списочной численности. В нее включают наемных работников, которые на основании трудового договора выполняли постоянную, сезонную или временную работу один день или более, а также собственников компаний, получавших зарплату в своей фирме. При этом учитывают как сотрудников, которые в этот день работали, так и отсутствующих по причинам, перечисленным в пункте 88 Правил расчета средней и среднесписочной численности, утвержденых постановлением Росстата от 20 ноября 2006 г. № 69.
Так, например, в списочную численность нужно включать работников, находившихся в служебных командировках, отсутствовавших по болезни, надомников. Также учитывают обучающихся в вузах и других учебных заведениях, сотрудников, находящихся в учебном и ежегодном отпуске, в том числе дополнительном — с сохранением и без сохранения заработной платы.
Существуют категории работников, которые включаются в списочную численность, но не входят в среднесписочную численность. Это женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком, и работники, обучающиеся в образовательных учреждениях или взявшие отпуск без сохранения заработной платы для сдачи экзаменов.
Не состоят в списочном составе лица, работающие по договорам с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы). Однако их нужно учитывать при расчете среднесписочной численности.
Расчеты
Чтобы определить среднесписочную численность работников за месяц, нужно сложить списочную численность за каждый календарный день месяца и разделить полученную сумму на количество календарных дней в этом месяце. Праздники и выходные также нужно учитывать. Количество «списочных» работников в нерабочий день принимается равным численности, которая наблюдалась в предшествующий день. Это же правило действует, если нерабочих дней два или более подряд.
Рассмотрим ситуацию, когда фирма работала неполный месяц.
Пример 1
ООО «Манго» зарегистрировано с 21 марта 2007 года (таблица 1).
Определим среднесписочную численность работников за март 2007 года: она будет 32 чел. (982 чел. : 31 дн.).
Таблица 1
| Число | Списочная численность, чел. | ||
|---|---|---|---|
| Общая | Не включаемая в среднесписочную численность | Включаемая в среднесписочную численность | |
| 21 | 89 | 1 | 88 |
| 22 | 89 | 1 | 88 |
| 23 | 89 | 1 | 88 |
| 24 суббота | 89 | 1 | 88 |
| 25 воскресенье | 89 | 1 | 88 |
| 26 | 89 | 2 | 87 |
| 27 | 93 | 2 | 91 |
| 28 | 93 | 2 | 91 |
| 29 | 93 | 2 | 91 |
| 30 | 93 | 2 | 91 |
| 31 суббота | 93 | 2 | 91 |
| ИТОГО | 982 | ||
Нужно отметить, что при расчете среднесписочной численности за неполный месяц берут количество календарных дней полного месяца. При получении «десятых долей человека» производится округление и показатель определяют в целых единицах.
Теперь рассчитаем среднесписочную численность работников организации за квартал. Для этого нужно сначала рассчитать среднесписочную численность за каждый месяц данного периода, а потом определить их сумму и разделить ее на 3 (количество месяцев в квартале).
Пример 2
У компании ООО «Магна» в январе 2007 года среднесписочная численность работников составила 63 человека, в феврале — 65, в марте — 65 работников.
Среднесписочная численность за I квартал 2007 года составит 64 чел. (63 чел. + 65 чел. + 65 чел.) : 3 мес.
Таким же образом рассчитывают среднесписочную численность работников за любой период, превышающий 1 месяц. Например, если нужно определить ее величину за год, складывают показатели каждого месяца и делят на 12.
Допустим, компания работала неполный квартал. В этом случае порядок расчетов следующий:
Пример 3
ООО «Верона» организовано в мае 2006 года. В мае среднесписочная численность составила 34 человека, в июне — 38 человек.
Среднесписочная численность работников данной организации за II квартал 2006 года составит 24 человека ((34 чел. + 38 чел.) : 3 мес.).
Если организация работала неполный год, то среднесписочную численность рассчитывают аналогичным способом. Складывают показатели каждого месяца и делят полученную сумму на 12.
«Неполные» сотрудники
У бухгалтера могут возникнуть затруднения при расчете среднесписочной численности, если на предприятии есть сотрудники, работающие неполное рабочее время. В списочной численности их учитывают как целые единицы за каждый календарный день месяца. Однако при определении среднесписочной численности их считают пропорционально отработанному времени.
Для расчета существуют два способа: прямой и упрощенный. При использовании прямого метода определение среднесписочной численности сотрудников, работающих неполное время, производится следующим образом. Сначала высчитывают общее число человеко-дней, отработанных такими сотрудниками. Для этого нужно общее количество отработанных в месяце человеко-часов разделить на продолжительность рабочего дня. Далее полученный результат делят на число рабочих дней (по календарю) в отчетном месяце.
Пример 4
В ООО «Марица» предусмотрена 5-дневная рабочая неделя. Три сотрудника работают неполную неделю. Требуется рассчитать данные за март 2007 года. В этом месяце по календарю — 21 рабочий день (таблица 2).
- Определим количество человеко-дней. Это будет 25,88 ((4 ч × 18 дн. + 3 ч і× 20 дн. + 5 ч × 15 дн.) : 8 ч).
- Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников, работающих неполное время. Она равна 1,23 чел. (25,88 чел./дн. : 21 дн.).
При применении упрощенного метода порядок расчета следующий: неполное рабочее время нужно разделить на продолжительность рабочего дня. Результат умножают на число дней, отработанных сотрудником в этом месяце. Далее полученную величину делят на количество рабочих дней в месяце (по календарю). Воспользуемся условиями примера и рассчитаем численность, применяя упрощенный метод.
- Определим «долю человека», которую сотрудник отработал за день.
Суханова М. С. — 0,5 чел. (4 ч : 8 ч);
Кошкин В. Г. — 0,375 чел. (3 ч : 8 ч);
Рогов С. Р. — 0,625 чел. (5 ч : 8 ч). - Рассчитаем количество человеко-дней. Оно равно 25,875 чел./дн. (0,5 чел. × 18 дн. + 0,375 чел. × 20 дн. + 0,625 чел. × 15 дн.).
- Среднесписочная численность составит 1,23 чел. (25,875 чел./дн. : 21 дн.).
Таблица 2
| Количество рабочих дней в неделе | Количество часов в день | Отработано дней в месяце |
|---|---|---|
| Суханова М. С. | 4 | 18 |
| Кошкин В. Г. | 3 | 20 |
| Рогов С. Р. | 5 | 15 |
Нужно отметить, что некоторых сотрудников, работающих неполное время, включают в среднесписочную численность «целиком». Это работники, для которых законодательством предусмотрена сокращенная рабочая неделя, а также переведенные на неполное рабочее время по решению администрации компании.
Комментарии