Прежде чем покупать мобильные телефоны для своих сотрудников или оплачивать служебные разговоры по ним, необходимо четко определить круг таких сотрудников и обосновать, почему именно им необходимы услуги сотовой связи. И это обоснование должно быть неразрывно связано с производственной деятельностью фирмы.
После обоснования доводов и закрепив их документально необходимо также указать не только необходимость использования мобильного телефона, но и расходы, с ним связанные, которые фирма берет на себя. Это может быть как покупка самого телефонного аппарата с оплатой всех «рабочих» разговоров, так и выплата компенсации тем сотрудникам, которые, имея собственный телефон, используют его в производственных целях.
Расходы на сотовую связь признаются при налогообложении прибыли на основании пп.5 п.1 ст. 264 НК РФ. Для этого, прежде всего, необходимо документально подтвердить такие расходы. Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для осуществления уставной деятельности необходимо иметь:
- утвержденный руководителем предприятия перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договор с оператором на оказание услуг связи, заключенный с организацией-налогоплательщиком;
- детализированные счета оператора связи.
Форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе:
- номера телефонов всех абонентов;
- даты и время переговоров;
- тарификация услуги.
Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.
К косвенным доказательствам производственного характера расходов могут быть отнесены письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя об их результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Точный и исчерпывающий перечень документов, которыми фирма обязана подтвердить свои расходы на мобильную связь, не определен ни в Налоговом кодексе, ни в каком-либо другом нормативном документе. Однако это не значит, что налоговые органы не могут попросить самый подробный отчет. Даже арбитражные судьи считают, что именно фирма обязана доказать производственный характер подобных расходов (например, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. N Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. N А58-1983/03-Ф02-2300/ 05-С1).
Во многих фирмах устанавливается лимит мобильных переговоров. В данном случае внутренним приказом руководителя должен быть установлен лимит на разговоры для сотрудников, а также указана единица измерения лимита. При наличии лимита на разговоры, затраты на них можно учесть при расчете налога на прибыль только в пределах утвержденных норм.
При превышении лимита соответственно данные расходы должны быть включены в совокупный доход работников для исчисления налогов, как полученная материальная выгода (ст.212 НК РФ).
Таким образом, расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления уставной деятельности, их размер должен быть экономически обоснован, а также они должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Автор — Аудитор Компании «Аудит МСК»
Комментарии