Отпуск сотрудника

А в случае повышения в расчетном периоде оплаты труда зарплата за этот период увеличивается на коэффициент повышения окладов. Так, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000 руб. : 5000 руб.).

Пример

Работник ООО «Малахит» Павлов уходит в отпуск 1 июня 2004 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника с января по март 2004 года был равен 15 000 руб. С апреля ему установлен оклад в размере 18 000 руб. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.

Для расчета отпускных зарплата работника за март должна быть увеличена в 1,2 раза (18 000 руб. : 15 000 руб.).

Апрель и май отработаны Павловым полностью, а в марте он проболел с 15-го по 19-е число включительно, то есть пять рабочих дней. Всего в марте 22 рабочих дня. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (22 – 5).

Заработок работника за март для оплаты отпускных бухгалтер «Малахита» рассчитал следующим образом:

15 000 руб. х 1,2 : 22 дн. х 17 дн. = 13 909 руб.

Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:

17 дн. х 1,4 + 29,6 дн. х 2 мес. = 83 дн.

Общая сумма начислений за расчетный период составила:

13 909 руб. + 18 000 руб. + 18 000 руб. = 49 909 руб.

Средний дневной заработок Павлова для определения отпуска бухгалтер «Малахита» посчитал так:

49 909 руб. : 83 дн. = 601 руб.

Размер отпускных составит:

601 руб. х 28 дн. = 16 828 руб.

Обратите внимание: выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указано в статье 136 Трудового кодекса.

Отражаем в учете

В бухгалтерском учете отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы на оплату труда. Они облагаются НДФЛ, ЕСН, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве.

В налоговом учете отпускные относятся к расходам на оплату труда. На это указано в пункте 7 статьи 255 Налогового кодекса. Поэтому они уменьшают облагаемую налогом прибыль.

Обратите внимание: сумма отпускных, относящаяся к месяцу, который не наступил, а также ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве учитываются в составе будущих периодов. При наступлении того месяца, за который начислены отпускные, их сумма включается в состав расходов по обычным видам деятельности.

Пример

Сотрудник Михеев торговой фирмы ЗАО «Ракета» берет отпуск с 12 мая по 8 июня 2004 года. Таким образом, отпуск предоставляется на 28 календарных дней, из них 20 дней в мае и 8 дней в июне.

Взносы на страхование от несчастных случаев организация платит по ставке 0,2 процента, а ЕСН – по ставке 35,6%.

Месячный оклад Михеева – 5000 руб.

В расчетный период включаются февраль, март и апрель.

Сумма выплат Михееву за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:

5000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб. = 15 000 руб.

Средний дневной заработок равен:

15 000 руб. : (3 х 29,6) = 169 руб.

Сумма отпускных:

169 руб. х 28 дн. = 4732 руб.

Начисление и выплату отпускных Михееву бухгалтер «Ракеты» отразил так:

в мае

Дебет 44 Кредит 70

– 3380 руб. (169 руб. х 20 дн.) – начислены отпускные за май;

Дебет 97 Кредит 70

– 1352 руб. (169 руб. х 8 дн.) – включены в состав расходов будущих периодов отпускные за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 615 руб. (4732 руб. х 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 44 Кредит 69-1, 69-2, 69-3

– 1203 руб. (3380 руб. х 35,6%) – начислены ЕСН и пенсионные взносы на сумму майских отпускных;

Дебет 44 Кредит 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»

– 7 руб. (3380 руб. х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму майских отпускных;

Дебет 97 Кредит 69-1, 69-2, 69-3

– 481 руб. (1352 руб. х 35,6%) – начислены ЕСН и пенсионные взносы на сумму июньских отпускных;

Дебет 97 Кредит 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»

– 3 руб. (1352 руб. х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму июньских отпускных;

Дебет 70 Кредит 50

– 4117 руб. (4732 – 615) – выданы отпускные;

в июне

Дебет 44 Кредит 97

– 1836 руб. (1352 + 481 + 3) – включена в состав расходов сумма затрат на выплату отпускных, приходящаяся на июнь.

Для оплаты отпускных сотрудникам фирма может создавать резерв на оплату отпусков. Однако это делать не обязательно. Если организация решила создать такой резерв, то отпускные начисляются за счет этой суммы. Решение о создании и порядок формирования резерва определяются в учетной политике организации. Величину резерва фирма определяет самостоятельно. Например, критерием могут служить расходы на выплату отпусков за предыдущий год.

Сумма резерва определяется в расчете на год. Ежемесячно бухгалтер начисляет резерв из расчета 1/12 его годовой суммы. Для формирования резерва на предстоящую оплату отпусков в учете используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

Е.А. Лебедева, эксперт АГ «РАДА»