Расчеты по оплате труда с увольняемыми работниками

Березкин И.В.

Опубликовано в номере: Заработная плата №1 / 2004

С увольняемыми работниками Трудовой кодекс Российской Федерации требует произвести окончательные расчеты по всем причитающимся ему суммам заработной платы, включая денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, пособия по социальному страхованию и др.

Все суммы заработной платы, пособий и иных выплат должны быть выплачены не позднее дня увольнения работника (статья 140 ТК РФ), под которым понимается последний день работы.

Для обеспечения своевременности выплаты заработной платы в организации должны быть оформлены соответствующие первичные учетные документы.

В день увольнения работнику также должна быть выдана трудовая книжка, а при наличии его письменного заявления, — в трехдневный срок также и копии документов, связанных с работой (приказ об увольнении, справки о заработной плате, о периоде работы и т.п.) (см. статью 62 ТК РФ).

Если в день увольнения работник не работал (отсутствовал) либо он отказался от получения трудовой книжки на руки, работодатель в соответствии со статьей 62 ТК РФ обязан направить по месту жительства работника уведомление о необходимости явиться за трудовой за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Четкое и своевременное выполнение таких требований освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если такие действия окажутся запоздалыми, то за время задержки работодатель может быть привлечен в соответствии со статьей 234 ТК РФ к выплате среднего заработка в пользу работника.

Увольнение работника оформляется на бланке «Приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (форма № Т-8). Если в один день увольняется несколько работников, оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками» (форма № Т-8а).

Приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. Именно на основании данного приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, а также производится окончательный расчет, для чего используется форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Соответствующие типовые формы утверждены постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Расчет сумм заработной платы в окончательный расчет

Расчет сумм заработной платы в окончательный расчет при увольнении работника производится исходя из правил и систем оплаты труда, принятых в организации и закрепленных в трудовом договоре с работником, коллективном договоре с трудовым коллективом, отдельных положениях по оплате труда и иных локальных актах, принятых на уровне организации.

При этом в расчет в обязательном порядке принимается последний день работы работника. Учитывая, что в этот день с работником должны быть произведены окончательные расчеты, администрация организации обязана заблаговременно определить причитающиеся работнику суммы премии за текущий месяц, вознаграждений по итогам работы за год, за выслугу лет, иных сумм заработной платы.

Расчет причитающихся увольняемому работнику выплат производится в специальном разделе «Записки-расчета при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (форма № Т-61).

Пример 1

Работник организации увольняется с 19 января 2004 года в связи с истечением срока действия трудового договора.

Согласно условия оплаты труда, принятых в организации, оклад работника составляет 6000 руб. в месяц. Кроме того, работнику установлена выплата надбавки за стаж работы в организации в размере 15 % от оклада, надбавка за работу в особых условиях в размере 40 % от оклада, а также премия в размере 50 % от суммы начисленной заработной платы.

Согласно отдельному положению по оплате труда работникам организации установлена выплата вознаграждения по итогам работы за год в размере четырех окладов из расчета за полностью отработанный год. В случае увольнения работника, вознаграждение выплачивается пропорционально отработанному рабочему времени, если только по решению работодателя он не лишен данной выплаты.

При увольнении работник ему не позднее 19 января 2004 года должны быть выплачены следующие суммы заработной платы:

1. оклад – 3158 руб. (6000 руб. / 19 дней х 10 дней), где 19 дней – количество рабочих дней по графику работы в январе 2004 года; 10 дней – количество фактически отработанных рабочих дней в период с 1 по 19 января, то есть до дня увольнения включительно;
2. надбавка за стаж работы – 474 руб. (3158 руб. х 15 %);
3. надбавка за работу в особых условиях – 1263 руб. (3158 руб. х 40 %);
4. премия – 2448 руб. ((3158 руб. + 474 руб. + 1263 руб.) х 50 %);
5. вознаграждение по итогам работы в 2004 году – 1053 руб. ((4 х 6000 руб.) / 12 мес. / 19 дней х 10 дней);

Всего сумма заработной платы при увольнении работника – 8396 руб.

С начисленных в пользу увольняемого работника должны быть исчислены положенные удержания, включая удержания, производимые по инициативе работодателя, предусмотренные статьей 137 ТК РФ, а также главой 39 ТК РФ.

При этом общий размер всех удержаний по инициативе работодателя в соответствии со статьей 138 ТК РФ не должен превышать 20 процентов причитающейся к выплате работнику заработной платы за минусом налога на доходы физических лиц.

Если из заработной платы производятся удержания на основании исполнительных документов, общий размер удержаний (включая удержания по инициативе работодателя) не может превышать 50 процентов.

Если по исполнительным документам взыскиваются алименты на несовершеннолетних детей, в возмещение вреда, причиненного работодателем здоровью работника, в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением, то общий размер удержаний не может превышать 70 процентов.

При расчете удержаний налога на доходы физических лиц стандартные налоговые вычеты на самого работника и его несовершеннолетних детей могут предоставляться за текущий месяц (т.е. за месяц, в котором увольняется работник) в том числе и в случае, если он отработан неполностью.

В установленном порядке суммы начисленных в пользу увольняемого работника доходов и удержанных суммах налога подтверждаются Справкой по форме № 2-НДФЛ. Это еще один из документов, который должен быть выдан работнику не позднее дня его увольнения.

Пример 2

Из примера 1 у работника двое несовершеннолетних детей, в связи с чем ему предоставляются стандартные налоговые вычеты на него самого в размере 400 руб., и по 300 руб. на каждого из детей.

Из заработной платы работника производятся удержания по исполнительному документу в пользу сторонней организации (остаток к удержанию по состоянию на январь 2004 года – 1200 руб.), а также удержания по инициативе работодателя невозвращенных подотчетных сумм в размере 1850 руб.

Удержания должны быть исчислены в следующем порядке:

1. налог на доходы физических лиц – 961 руб. ((8396 руб. – (400 руб. + 300 руб. х 2)) х 13 %);
2. удержания по исполнительному документу в пользу сторонней организации – 1200 руб. (удержания производятся в размере остатка, так как меньше, чем разрешенная к удержанию сумма в размере 3718 руб. ((8396 руб. – 961 руб.) х 50 %);
3. удержания по инициативе работодателя – 1487 руб. ((8396 руб. – 961 руб.) х 20 %);

Всего сумма удержаний – 3648 руб.;

К выплате на руки при увольнении работника – 4748 руб. (8396 руб. – 3648 руб.).

Остаток к взысканию невозращенных подотчетных сумм – 363 руб. (1850 руб. – 1487 руб.).

Если какие-либо удержания при увольнении работника произведены не будут, для взыскания остатка удержаний в пользу работодателя организации необходимо будет оформлять исполнительные документы (в части удержаний, производимых по инициативе работодателя), а также определять место будущей работы, для направления уже оформленных исполнительных документов.

В случае необходимости, исполнительные документы могут быть направлены судебному исполнителю по месту жительства должника.

Если на день увольнения работник не работает до конца того рабочего года, в счет которого он уже использовал ежегодный отпуск, с него должны быть удержаны суммы за неотработанные дни использованного отпуска.

Правила, по которым должны рассчитываться такие суммы, были подробно рассмотрены в 12 номере журнала за 2003 год в разделе «Налоги и удержания».

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск

При увольнении работника, не использовавшего в текущем рабочем году, своего права на отпуск, ему в соответствии со статьей 127 ТК РФ должна быть выплачена при увольнении денежная компенсация. При этом если на день увольнения работнику по какой-либо причине не были предоставлены отпуска и за предыдущие рабочие года, то компенсация подлежит выплате за все неиспользованные отпуска.

Выплата компенсации при увольнении согласно статье 127 ТК РФ может быть заменена предоставлением неиспользованных отпусков в натуре.

Компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или пропорциональной в зависимости от того, на отпуск какой продолжительности имеет право работник на день его увольнения.

Работники, проработавшие в организации в своем текущем рабочем году не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в стаж работы, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию (то есть работники, проработавшие в текущем году 11 или 12 месяцев и не использовавшие отпуск за этот год до дня увольнения, имеют право на получение компенсации в размере полного среднего заработка за отпуск, на который в соответствии с действующим законодательством они имеют право).

Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. Размер такой компенсации зависит от прав работника на отпуск соответствующей продолжительности и количества полных рабочих месяцев, отработанных работником в рабочем году увольнения, за который он не использовал на день увольнения своего права на отпуск. Так, при отпуске в 28 календарных дней компенсация устанавливается в размере 2,33-дневного среднего заработка за каждый фактически отработанный в рабочем году месяц работы (28 календарных дней/12 календарных месяцев), при отпуске в 30 календарных дней – в размере 2,5 календарного среднего заработка за каждый месяц работы в рабочем году (30 дней/12 календарных месяцев) и т.д.

Если в месяце увольнения отработано не менее 15 календарных дней, то количество полностью отработанных месяцев округляется в большую сторону, если менее 15 календарных дней – в меньшую сторону.

Размер денежной компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется исходя из среднего заработка, исчисляемого пропорционально продолжительности отпуска за количество отработанных полных месяцев (по правилам округления, изложенным выше), а также за все неиспользованные отпуска прошлых периодов.

Расчет среднего заработка для исчисления компенсации производится в соответствии со статьей 139 ТК РФ, а также Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года № 213.

Пример 3

Из примера 1 работник увольняется, не использовав отпуск в 28 календарных дней за рабочий год с 10 сентября 2003 года по 9 сентября 2004 года.

При увольнении работник имеет право на получение денежной компенсации за неиспользованный отпуск в размере 2,33-средневного заработка (28 календарных дней отпуска/12 месяцев) за каждый отработанный месяц в текущем рабочем году.

В текущем рабочем году работник отработал 4 месяца 10 дней (с 10.09.2003 по 19.01.2004), а по правилам округления — 4 месяца.

Компенсация подлежит выплате за 9,32 календарных дней неиспользованного отпуска (4 месяца х 2,33).

Согласно коллективному договору организации в качестве расчетного периода (в том числе для оплаты отпуска и расчета компенсации за неиспользованный отпуск) используется период в 12 месяцев, предшествующих месяцу, с которым связан расчет среднего заработка.

В расчетном периоде (1.01.2003 – 31.12.2003) работнику начислено заработной платы, учитываемой при расчете среднего заработка, на сумму 124000 руб. В этом периоде работник отработал 11 месяцев полностью, один из месяцев не отработан в связи с нахождением в ежегодном отпуске.

Сумма компенсации составит 3549 руб. :

1. среднедневной заработок – 380 руб. 84 коп. (124000 руб./11 мес./29,6);
2. сумма компенсации за неиспользованный отпуск – 3549 руб. (380 руб. 84 коп. х 9,32 календарных дня неиспользованного отпуска).

С начисленной при увольнении работника денежной компенсации за неиспользованный отпуск в установленном порядке удерживается налог на доходы физических лиц (пункт 3 статьи 217 НК РФ). Не облагается данная выплата единым социальным налогом, а также страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Следует отметить, что действующим в настоящее время законодательством округление количества дней компенсации за неиспользованный отпуск не предусмотрено.

В том случае, когда основной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный отпуск – в рабочих, общую продолжительность отпуска, на который работник имеет право на день увольнения, рекомендуется определять в календарных днях, путем пересчета продолжительности отпусков, выраженных в рабочих днях, в календарные дни. Для этого используется дробь 7 / 6 (где 7 – количество календарных дней в неделе при предоставлении отпуска в календарных днях; 6 – количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей дней при предоставлении отпуска в рабочих днях).

Расчет компенсации оформляется также в «Записке-расчете при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (форма № Т-61).

Предоставление неиспользованных отпусков при увольнении работника

В соответствии со статьей 127 ТК РФ по письменному заявлению увольняемого работника неиспользованные им отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).

В таком случае, во-первых, должен производиться расчет среднего заработка за все предоставленные при увольнении отпуска (а не расчет компенсации), и, во-вторых, днем увольнения (указываемым в том числе в трудовой книжке) должен считаться последний день отпуска.

В этом случае продолжительность отпуска должна определяться пропорционально количеству отработанных в текущем рабочем году полных месяцев (по правилам округления), и выражаться в полных календарных днях, в связи с чем возникает необходимость определения продолжительности отпуска по правилам округления.

На практике продолжительность отпуска, предоставляемого при увольнении пропорционально отработанному времени, определяется в сторону увеличения до полного дня.

Пример 4

Из примеров 1 и 3 работнику при увольнении предоставляется неиспользованный в текущем рабочем году продолжительностью 10 календарных дней (9,32 дня неиспользованного отпуска округляются в большую сторону).

Следовательно, работник должен быть уволен не 19 января, а 29 января.

Кроме того, так как день увольнения переносится с 19 на 29 января, то и календарное время, отработанное в текущем рабочем году переносится на 10 календарных дней, и по состоянию на день увольнения работник отработает уже 4 месяца 20 дней, что по правилам округления 5 месяцев.

Соответственно, отпуск при увольнении работнику должен быть предоставлен уже исходя из 5, а не 4 месяцев. Продолжительность отпуска составит 11,65 календарных дней (5 месяцев х 2,33), или по правилам округления 12 календарных дней.

Соответственно днем увольнения работника будет уже 31 января, а не 29 января.

Сумма среднего заработка за отпуск, предоставленный при увольнении, составит:

1. среднедневной заработок – 380 руб. 84 коп. (см. пример 3);
2. сумма среднего заработка за отпуск – 4570 руб. 08 коп. (380 руб. 84 коп. х 12 дней отпуска).

Выходное пособие

Выходное пособие в соответствии со статьей 178 ТК РФ выплачивается, если расторжение трудового договора связано с отдельными независящими от работника причинами.

Выходное пособие выплачивается:

1. В размере среднемесячного заработка — при увольнении работника по пункту 1 статьи 81 ТК РФ «в связи с ликвидацией организации» или по пункту 2 статьи 81 ТК РФ « в связи с сокращением численности или штата работников организации».

Кроме этого, за уволенными по данным причинам работниками сохраняется средняя заработная плата на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия) (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – не свыше шести месяцев.

Расчет среднего заработка при исчислении суммы выходного пособия также производится по правилам статьи 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года № 213.

Пример 5

Из примера 1 допустим, что работник увольняется по пункту 1 статьи 81 ТК РФ в связи с сокращением численности или штата работников организации.

При увольнении работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере месячного заработка, то есть за период с 20 января 2004 года (следующий за днем увольнения день) по 19 февраля 2004 года. На данное время приходится 23 рабочих дня.

В расчетном периоде (1.01.2003 – 31.12.2003) работнику начислено заработной платы на сумму 126000 руб., и отработано 230 дней (20 рабочих дней работник находился в ежегодном отпуске).

Сумма выходного пособия составит 12600 руб.:

• среднедневной заработок – 547 руб. 83 коп. (126000 руб. / 230 дней);
• сумма пособия – 12600 руб. (547 руб. 83 коп. х 23 дня).

Для выплаты выходного пособия за второй месяц трудоустройства при увольнении работника по пунктам 1 или 2 статьи 81 ТК РФ администрация организации, из которой был уволен работник, вправе потребовать представления трудовой книжки. На основании отсутствия отметок о поступлении на работу за первый месяц трудоустройства до даты выплаты среднего заработка за второй месяц трудоустройства принимается решение о выплате среднего заработка.

Пример 6

Из примера 5 пособие за второй месяц трудоустройства выплачивается за период с 20 февраля по 19 марта 2003 года, на который приходится 19 дней.

Сумма пособия составит 10409 руб. (547 руб. 83 коп. х 19 дней).

Для выплаты выходного пособия за третий месяц трудоустройства при увольнении работника по пунктам 1 и 2 статьи 81 ТК РФ администрация организации вправе потребовать от работника представления не только трудовой книжки, по отметкам в которой можно судить о том, устроился работник на работу или нет, но также и представления справки органов службы занятости о постановке на учет.

В размере двухнедельного среднего заработка выходное пособие выплачивается при расторжении трудового договора с работником по следующим основаниям:

• в связи с «несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы» (подпункт «а» пункта 3 статьи 81 ТК РФ),
• в связи с «призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу» (пункт 1 статьи 83 ТК РФ);
• в связи с «восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу» (пункт 2 статьи 83 ТК РФ);
• в связи с «отказом работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность» (пункт 9 статьи 77 ТК РФ).

При увольнении работника по пункту 11 статьи 77 ТК РФ «нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (если только нарушение правил заключения договора допущено не по вине работника), выходное пособие выплачивается в размере среднемесячного заработка (статья 84 ТК РФ).

Сумма начисленного работнику выходного пособия не учитывается при удержании налога на доходы физических лиц, при исчислении единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Еще раз следует обратить на то обстоятельство, что если в последний рабочий день работник не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования об окончательном расчете.

Если работник оспаривает при увольнении сумму выплачиваемого заработка, работодатель обязан в указанные выше сроки выплатить не оспариваемую им сумму.