Учет в торговле

«Победить» недостачу

Правильно отразить недопоставку товара или избежать ее — это одна из основных задач для бухгалтера. В крупных фирмах, которые занимаются розничной или оптовой торговлей, очень часто возникают проблемы с поставщиками из-за того, что товар не привезли вовремя. Поэтому продумать пути решения этого вопроса стоит заранее.

Правильно отразить недопоставку товара или избежать ее — это одна из основных задач для бухгалтера. В крупных фирмах, которые занимаются розничной или оптовой торговлей, очень часто возникают проблемы с поставщиками из-за того, что товар не привезли вовремя. Поэтому продумать пути решения этого вопроса стоит заранее.

Юлия Лакша

Поверить на слово

Бухгалтерам крупных организаций, которые занимаются розничной или оптовой торговлей, приходится обрабатывать немалый объем первичных документов, что связано с большим количеством поставщиков. В таких условиях могут возникнуть ситуации, когда при приеме товара сотрудники склада обнаруживают недостачу. Если причина этому кроется лишь в невнимательности поставщика, то самый простой способ решить подобную проблему — это договориться с контрагентом. Отправитель просто вносит необходимые исправления в документы и передает их получателю. Конечно, большое значение здесь приобретают личностные взаимоотношения, уровень сотрудничества с поставщиком и взаимопонимание сторон.

Но, к сожалению, такой выход не всегда возможен. Не секрет, что внутри крупной фирмы с большим товарооборотом не всегда могут договориться и сами сотрудники — бухгалтеры с логистиками, закупщики с сотрудниками склада. Что уж говорить о переговорах с поставщиками! А результат — потеря или несвоевременная передача документов, ошибки при пересчете, неверное занесение данных в программу, и все эти проблемы могут исказить данные учета, если бухгалтер своевременно их не обнаружит.

Важно

В договоре следует зафиксировать требование, согласно которому одновременно с передачей товара партнер передает необходимые вам документы. Отдельным пунктом можно оговорить, что подпись актов и накладных со стороны получателя будет осуществляться только после проверки качества, количества и ассортимента товара.

Поможет договор

Чтобы избежать спорных ситуаций с поставщиком из-за выявленных недостач, все условия необходимо заранее прописать в договоре, который заключается с контрагентом. Если партнер настроен на долгосрочные и плодотворные отношения, то он будет в этом заинтересован. При этом в соглашении следует указать как количество товара, так и сроки его поставки (ч. 2 ст. 511 ГК РФ). Целесообразно будет предусмотреть размеры штрафов и неустоек за недопоставку — это позволит максимально упорядочить и дисциплинировать действия партнера, что поможет наладить с ним конструктивные отношения.

В договоре следует зафиксировать требование, согласно которому одновременно с передачей товара партнер передает необходимые вам документы. Отдельным пунктом можно оговорить, что подпись актов и накладных со стороны получателя будет осуществляться только после проверки качества, количества и ассортимента товара. Данные меры обезопасят фирму от недобросовестных поставщиков.

Если при получении товара было обнаружено, что его качество, ассортимент или количество не соответствует указанным в сопроводительных документах данным, то необходимо оформить акт. Для отечественных товаров это делается в соответствии с формой № ТОРГ-2, если же получена импортная продукция, то составляйте акт формы № ТОРГ-3 (утв. постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132). В них необходимо перечислить те товары, по которым выявлена недостача, и обязательно сделать пометку в конце о том, что по остальным позициям расхождений не обнаружено. В том случае, если товар перевозила сторонняя транспортная организация, нужно использовать форму акта, действующую на транспорте. Специальный бланк в этом случае предусмотрен только для железнодорожного транспорта (Правила составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом, утв. Приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 45). Данные акты служат юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.

Еще один выход — это отказаться от принятия товаров, но тогда необходимо обязательно уведомить об этом поставщика. В случае, если отправитель согласен с тем, что недопоставка товара — его упущение, он должен довезти недостающие позиции. Какие именно — решается по соглашению сторон. Зачастую поставщик свой недовоз «закрывает» излишками другой поставки или даже товаром другого наименования. Подобные процедуры возможны, но делаются только с разрешения покупателя.

Отказ от договора

В случае возникновения разногласий по условиям договора поставки при его заключении сторона, которой предложили заключить соглашение, должна в течение тридцати дней со дня получения этого предложения принять меры по согласованию соответствующих условий договора. Срок может быть изменен по договоренности между партнерами. Если же описанные условия не приемлемы, то фирма имеет право отказаться от заключения договора, уведомив об этом своего партнера.

В случае, если контрагент получил предложение по соответствующим условиям договора, но не принял мер по их согласованию и не уведомил другую сторону об отказе, то он обязан возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора (ст. 507 ГК РФ).

Сами виноваты

Если руководство фирмы доверяет данным поставщика, товар ставят на учет согласно его документам, а недостачу списывают. Какими проводками отразить это в учете — решать бухгалтеру. Недостачи отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если виновное лицо установлено, то расчеты отражаются по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или на счете 91.2 «Прочие расходы», когда виновное лицо не установлено.

Для того чтобы зафиксировать в учете фактические данные, необходимо проведение инвентаризации. Порядок подобной проверки определяет руководитель организации на основании статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете».

Приход товара и отражение недостач отражается в учете в следующем порядке:

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— получен товар от поставщика

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— отражена сумма НДС

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета»
— оплата поставщику

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41 «Товары»
— отражена недостача товара

Далее исходя из принятого решения недостачи списываются за счет виновного лица:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
— отражена сумма ущерба, которую должен возместить работник

Далее возможно удержать сумму недостачи из зарплаты сотрудника или же предложить виновному лицу внести деньги в кассу самостоятельно.

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям
— сумма ущерба удержана из зарплаты

Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям
— поступление денежных средств в счет погашения ущерба.

Списание недостачи на расходы компании, если виновное лицо отсутствует, отражается проводками:

Дебет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
— списан убыток

Чем раньше, тем лучше

Недостачи при получении товара неизбежны в деятельности любой компании. Задача бухгалтера — минимизировать их возникновение, а для этого нужно продумать заранее все нюансы, обсудить их с партнерами и внести в договор, чтобы в дальнейшем четко регулировать товародвижение внутри фирмы.

Начать дискуссию

Т-банк откроет доступ к сервису «Фрод-рулетка» для борьбы с мошенниками

Участники эксперимента смогут общаться с мошенниками напрямую. Это заставит злоумышленников тратить время, чтобы они не смогли обмануть других.

Нотариат

Произошла первая выплата из Компенсационного фонда нотариусов

Зафиксирована первая за 9 лет выплата из Компенсационного фонда Федеральной нотариальной платы (ФНП) за действия нотариуса.

Услуги по электронному акту признаются расходом по дате его подписания

По общему правилу расходы для целей главы 25 НК признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их оплаты. Но для некоторых расходов есть свои нюансы по дате учета.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Капвложения, которые учитываются как ОС, облагаются налогом на имущество

По ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» после приведения объекта капвложений в состояние и местоположение, в которых он пригоден к использованию, капвложения считаются основными средствами. Но это может быть отельный инвентарный объект.

Налоговые проверки

Больше никаких проблем с налоговой! Научитесь отвечать на требования ИФНС на новом курсе «Клерка»

Вместе с налоговым адвокатом мы записали практический курс «Требования ИФНС в 2024: как бухгалтерам отвечать» о том, как защитить свои права при взаимодействии с налоговой инспекцией, правильно реагировать на различные требования, чтобы избежать конфликтов с проверяющими органами.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как в 2025 году бизнес будет платить НДС и налог на прибыль

Самые грандиозные изменения по налоговой реформе 2025 года коснулись самых собираемых налогов – НДС и налога на прибыль.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

Бонусы покупателям не облагаются НДС

Выплаты, не связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг), в налоговую базу по НДС не включаются. Речь, в частности, о бонусах, которые производители товаров платят покупателям.

Закон 176-ФЗ, определение «дробление бизнеса», для НДС на УСН важен и 2024 год. Обзор для бухгалтера

Налоговые новости с Петром Захарченко. Все самое интересное из мира налогов в видео-обзоре.

Российские бренды на 38% увеличили число собственных интернет-магазинов

Покупатели предпочитают более индивидуальный подход и заказывают товары напрямую из магазинов брендов.

Обвиняемых в неуплате взносов на травматизм не могут ограничивать в контактах с омбудсменами

Генпрокуратура России заявила, что после ее вмешательства искоренена незаконная практика, ограничивавшая полномочия омбудсменов на посещение обвиняемых в совершении экономических преступлений.

Оплата услуг перевозки груза за границей не облагается налогом на прибыль в РФ

При выплате дохода иностранной компании, в том числе за международную перевозку, российская организация в качестве налогового агента должна удержать налог на прибыль.

Банкротство

Как определить момент, когда руководитель обязан обратиться в суд с заявлением о банкротстве организации

Кредиторы и конкурсный управляющий обычно занимают наиболее выгодную для них позицию, заявляя, что руководитель должен сразу, как только у компании появился первый долг или первый кредитор, подать в суд на взыскание и бежать голопом в суд и подавать на банкротство.

Бесплатно с НДФЛ

Как начислять НДФЛ с материальной выгоды в 2024 году. Мини-курс

Как облагается НДФЛ полученная материальная выгода и когда она образуется, рассмотрим в сегодняшнем мини-курсе.

Как начислять НДФЛ с материальной выгоды в 2024 году. Мини-курс
Бесплатно с Отчетность

Формы и сроки сдачи отчетности за полугодие 2024 года

Чтобы ничего не потерять и вовремя отчитаться за полугодие, собрали всю полезную информацию в одной таблице.

Формы и сроки сдачи отчетности за полугодие 2024 года
3
НДФЛ

Компенсация дистанционным работникам не облагается НДФЛ и взносами

За использование для работы личного оборудования, программ, средств защиты информации и т. д. дистанционным сотрудникам платят компенсацию.

Конституционный суд запретил убивать бездомных животных, если они не представляют опасности для человека

КС РФ признал умерщвление бездомных животных «исключительной мерой».

🎂 Суперакция в честь Дня рождения школы «Клерка»! Онлайн-курсы по 3 290 рублей

Какой же праздник без подарков? 22 июля мы празднуем наш первый юбилей — 5 лет школе «Клерка»! В честь этого устраиваем масштабную акцию на онлайн-курсы. До 19 июля включительно вы можете купить курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, ВЭД, работе на УСН и зарплате всего за 3 290 рублей. Успейте воспользоваться выгодным предложением!

🎂 Суперакция в честь Дня рождения школы «Клерка»! Онлайн-курсы по 3 290 рублей
Проверки

ФНС подключается к поиску нелегальных пищевых предприятий и общепита

Чтобы Роспотребнадзор мог оперативно определить новые компании из сферы общепита и следить за их деятельностью, он будет получать информацию от ФНС и сведения о движении денежных средств.

Как оформить квалифицированную электронную подпись ИП и руководителям компаний

С 2022 года ИП и руководители компаний могут получить квалифицированные сертификаты электронных подписей (ЭП) только в Удостоверяющем центре ФНС (далее — УЦ ФНС) или через его доверенных лиц.

Как оформить квалифицированную электронную подпись ИП и руководителям компаний

Интересные материалы

🥳 Онлайн-курсы по 3 290 рублей в честь Дня рождения школы «Клерка»!

22 июля нашей школе пять лет! Мы хотим разделить этот праздник с вами, поэтому устраиваем суперакцию на онлайн-курсы. До 19 июля включительно вы можете купить курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, ВЭД, работе на УСН и зарплате всего за 3 290 рублей.