Памятка для работодателей о порядке расчета среднесписочной численности работников

Памятка для работодателей о порядке расчета среднесписочной численности работников

В соответствии с Указом Главы Республики Мордовия от 08.12.2005 №238-УГ в Администрациях муниципальных районов и налоговых органах Республики действуют межведомственные комиссии (рабочие группы), на которых заслушиваются налогоплательщики-работодатели.

Основным критерием для приглашения на заседания Комиссий руководителей организаций и индивидуальных предпринимателей, производящих выплаты физическим лицам, является размер средней заработной платы, выплачиваемой работникам, в сравнении со среднемесячной зарплатой по соответствующему виду экономической деятельности (отрасли).

Для расчета среднемесячной заработной платы налоговыми органами принимаются показатели, отраженные налогоплательщиками в расчетах авансовых платежей (деклараций) по единому социальному налогу (строки 0100, 1000, 1100) и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (строка 0100), а также численность работников.

В указанной налоговой отчетности, согласно порядка их заполнения, отражается вся численность работников, которым производились выплаты за отчетный (налоговый) период.

В целях более точного определения среднего размера заработной платы налоговым органам рекомендовано использовать показатель среднесписочной численности, отражаемый в расчетной ведомости по средствам Фонда социального страхования (форма 4-ФСС).

Вместе с тем, многими налогоплательщиками допускаются ошибки при расчете среднесписочной численности работников.

В связи с этим обращаем внимание, что среднесписочная численность работников рассчитывается в соответствии с Порядком заполнения форм федерального статистического наблюдения №1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности» (выдержки прилагаются) и №П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников».

Выдержки из Порядка заполнения формы статнаблюдения №1-Т

II. Заполнение показателей формы N 1-Т

8. Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

10. Не включаются в списочную численность работники:

10.1. принятые на работу по совместительству из других организаций. Учет внешних совместителей ведется отдельно.

10.2. выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера.

11. При определении среднесписочной численности работников следует иметь в виду следующее.

11.1. Некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К таким работникам относятся:

- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11.2. Лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

11.3. Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели:

40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Упрощенный способ (условный пример).

В организации три работника заняты на работе неполное рабочее время, по 3,2 часа в день. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 часа : 8 часов). Например, в сентябре Иванов отработал 22 рабочих дня, Петров - 10, Сидоров - 5. Средняя численность не полностью занятых работников составила 0,7 человека ((0,4 x 22 + 0,4 x 10 + 0,4 x 5) : 22 рабочих дня в сентябре). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Примечание. Лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

11.4. Ниже приводится условный пример расчета среднесписочной численности работников за месяц организации, работающей по графику пятидневной рабочей недели.

  1                    253                 3                 250

  2                    257                 3                 254

  3 (суббота)          257                 3                 254

  4 (воскресенье)      257                 3                 254

  5                    260                 3                 257

  6                    268                 3                 265

  7                    268                 3                 265

  8                    272                 3                 269

  9                    270                 3                 267

 10 (суббота)          270                 3                 267

 11 (воскресенье)      270                 3                 267

 12                    274                 3                 271

 13                    279                 3                 276

 14                    278                 3                 275

 15                    279                 -                 279

 16                    282                 -                 282

 17 (суббота)          282                 -                 282

 18 (воскресенье)      282                 -                 282

 19                    284                 -                 284

 20                    286                 -                 286

 21                    291                 -                 291

 22                    295                 2                 293

 23                    298                 2                 296

 24 (суббота)          298                 2                 296

 25 (воскресенье)      298                 2                 296

 26                    298                 2                 296

 27                    292                 2                 290

 28                    305                 2                 303

 29                    306                 2                 304

 30                    314                 2                 312

 31 (суббота)          314                 2                 312

───────────────────────────────────────────────────────────────────

                                                             8675

───────────────────────────────────────────────────────────────────

В данном примере сумма численности работников списочного состава за все дни месяца, подлежащих включению в среднесписочную численность, составляет 8675, календарное число дней в месяце - 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае составила 280 человек (8675 : 31). Численность показывается в целых единицах.

11.5. Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Пример.

     Январь             500           Июль              560

     Февраль            496           Август            570

     Март               500           Сентябрь          565

     Апрель             515           Октябрь           570

     Май                530           Ноябрь            580

     Июнь               518           Декабрь           600

                                                    ------------

                                                       6504

Среднесписочная численность за год составила 542 человека (6504 : 12).

11.6. Если организация работала неполный год (сезонный характер работы, ликвидация или создана после января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.

Пример. Организация с сезонным характером работы начала работать в апреле и закончила в августе. Среднесписочная численность работников составляла в апреле - 641 человек, мае - 1254, июне - 1316, июле - 820, августе - 457 человек. Среднесписочная численность работников за год составила 374 человека ((641 + 1254 + 1316 + 820 + 457) : 12).