«Где производство теряет сырье и почему этого не видно в учете»: Татьяна Невская – о доступном методе учета без дорогой автоматизации

Потому что потери обычно видят только в конце: сколько сырья списали за месяц и сколько готовой продукции получили. Разница — это и есть «потери», одна цифра на все предприятие. Но производство многоэтапное: сырье сначала готовят, потом обрабатывают, потом фасуют, и на каждом этапе теряется что-то свое.

Когда видна только итоговая цифра, непонятно, на каком этапе проблема и кто за нее отвечает. Разбираться начинают через месяц, когда партия давно выпущена и причину уже не найти. А себестоимость считается по фактическому расходу: если на одном этапе сырья уходит больше нормы, продукция становится дороже, чем думают коммерческая служба и руководство. Цены и решения об ассортименте принимаются по неверным цифрам.

Нормативный учет и анализ отклонений — давно известные инструменты, и я ничего не изобретала заново. Разница в том, откуда мы начинаем. Обычно сравнивают деньги: нормативную себестоимость готовой продукции с фактической. Отклонение видно, но не видно, где оно возникло.

На каждом этапе сравниваем, сколько сырья или полуфабриката вошло и сколько вышло, — это баланс масс. Для каждого этапа есть карта допустимых потерь: вид потерь, допустимый процент от входа, точка и способ измерения, ответственный. Факт сравниваем с нормой, а сверхнормативную потерю сразу переводим в деньги. Так потеря становится показателем, который руководитель видит каждую неделю, а не необъясненным остатком в конце месяца.

Нормы должны устанавливать технологи — они знают процесс. Бухгалтерия считает по этим нормам и показывает отклонения. Если нормы задает бухгалтерия «от достигнутого», цех их не принимает, и любое отклонение превращается в спор, а не в поиск причины.

Но проблема чаще не в том, кто устанавливает нормы, а в том, что их вовремя не пересматривают. Меняются оборудование, поставщики, рецептура, а в учетной системе продолжают жить нормы многолетней давности. В итоге одни отклонения хронически «плюсовые», другие «минусовые», и к ним привыкают. Поэтому в карте потерь важна не только сама норма, но и дата ее утверждения и ответственный за пересмотр.

Каждый раз пересматривать технологические карты не нужно — это нереально и не имеет смысла. Нужно смотреть на конкретную партию на этапе приемки сырья.

Это работает на любом производстве — пищевом, мебельном, химическом или машиностроительном. Если партия заметно отличается от стандарта — по выходу мяса при обвалке, влажности древесины, ширине и толщине рулона пленки или содержанию основного вещества в химическом сырье, — для этой партии корректируются рецептура или технологические параметры и допустимая потеря. Тогда отклонение на этапе подготовки объясняется качеством сырья, а не работой цеха, и это сразу видно в документах. А еще это аргумент в разговоре с поставщиком.

Возьмем условную партию: 5 000 кг сырья по 120 рублей за килограмм, всего 600 000 рублей, и три этапа.

• Подготовка: норма потерь 10%, допустимый выход — 4 500 кг, фактически получили 4 520 кг, потери 9,6% — лучше нормы.

• Обработка: на вход пришло 4 520 кг, норма 6%, допустимый выход — 4 249 кг, фактически 4 160 кг, потери около 8% — сверхнормативная потеря 89 кг.

• Фасовка: норма 1,5%, допустимый выход из 4 160 кг — 4 098 кг, фактически 4 100 кг — снова лучше нормы.

По предприятию в целом видна одна цифра: 4 100 кг готовой продукции против нормы 4 167 кг, недостача 67 кг. Кажется, что все почти в порядке. На самом деле на обработке потеряно 89 кг сверх нормы, а хорошие результаты подготовки и фасовки частично это маскируют. В деньгах это около 11 800 рублей с одной партии, а при пяти партиях в неделю — около 3 млн рублей в год, и это только сырье, на одном этапе одной линии.

Потому что на каждом следующем этапе килограмм материала дороже, чем килограмм закупленного сырья. В примере сырье куплено по 120 рублей за килограмм, но на обработку из 600 000 рублей сырья пришло только 4 520 кг — значит, килограмм на входе в обработку стоит уже около 133 рублей. Часть сырья уже ушла в нормальные потери на подготовке, и ее стоимость легла на оставшийся материал.

Если оценить сверхнормативную потерю по цене закупки, получится около 10 700 рублей, а реальная — около 11 800. Разница кажется небольшой, но на поздних этапах, где в материал уже вложены труд, энергия и предыдущие потери, она становится существенной. Причем это консервативная оценка: в ней только сырье, без зарплаты и энергии.

Не нужно сразу охватывать все производство. Я рекомендую пилот на 90 дней на одной товарной группе:

• Первый месяц: выбрать одну продуктовую линейку и два-три этапа с самыми большими потерями, описать процесс, определить, где и чем взвешивать, и найти разрывы в учете передач между этапами.

• Второй месяц: вместе с технологами установить допустимые потери и вести баланс масс по каждой партии.

• Третий месяц: еженедельные разборы с производством, корректирующие действия, уточнение нормативной себестоимости и решение о распространении на другие линии.

Дорогая автоматизация не нужна. На большинстве предприятий уже есть весы или счетчики на ключевых этапах. Нужно фиксировать передачи между этапами — в таблице или в производственном модуле учетной системы — и выделить час-два управленческого времени в неделю на разбор.

Если ERP уже есть, метод ложится на ее стандартные объекты: спецификации с нормами расхода и выхода, маршруты, производственные заказы, выпуск, брак, незавершенное производство.

Там, где функций не хватает, баланс масс собирается отчетом из выгрузки.

Самая частая — незавершенное производство вообще не оценивается или оценивается «на глаз». Тогда вся стоимость сырья ложится на готовую продукцию месяца, и себестоимость скачет от месяца к месяцу без реальных причин. Вторая — НЗП считают редко, раз в квартал или в год, и к моменту инвентаризации расхождения уже не объяснить.

С побочной продукцией обратная ситуация: ее не приходуют. На мясопереработке, например, если субпродукты не оприходованы, их стоимость остается в себестоимости основной продукции, и туши выглядят дороже, чем есть. Еще одна ошибка — распределять затраты пропорционально массе выпуска, хотя продукты потребляют ресурсы очень по-разному. Все ошибки искажают себестоимость, и на основе такой себестоимости нельзя принимать решения о ценах и ассортименте.

Думаю, практичность и универсальность. Статья прошла двойное слепое рецензирование: рецензенты не знали, кто автор. Один написал, что статья затрагивает тему, интересную производителям в целом, и назвал числовой пример отличной иллюстрацией. Другой отметил, что материал очень актуален для производственных компаний и содержит пошаговые инструкции по внедрению.

Метод опирается на физический баланс масс и нормы технологических потерь, а не на национальные правила учета, поэтому он одинаково работает в любой стране и в любой учетной системе. Близкую логику использует и международный стандарт ISO 14051 по учету затрат материальных потоков. Проблема у производителей везде одна и та же: потери видны в итоговой цифре, но не видны по этапам. Опыт российских предприятий, где этот подход отработан на реальном производстве, оказался понятен и полезен коллегам за рубежом.