Управление персоналом

Как HR-служба может обеспечить коммуникации внутри компании?

Как донести нужную информацию до сотрудников? Как выстроить систему внутренних коммуникаций в компании? Какие ресурсы можно для этого использовать? О четырёх способах, доступных практически любой HR-службе, рассказывает Ульяна Селиванова.
1 тыс. 153

Как донести нужную информацию до сотрудников? Как выстроить систему внутренних коммуникаций в компании? Какие ресурсы можно для этого использовать? О четырёх способах, доступных практически любой HR-службе, рассказывает Ульяна Селиванова.

Одна из функций работы HR-службы в компании – это бесперебойное обеспечение и поддержка внутренних коммуникаций. Исходя из практического опыта, могу сказать, что это функция – одна из важнейших. Ниже мы рассмотрим, как максимально использовать все возможные ресурсы компании, чтобы поддерживать информационный и коммуникативный поток внутри компании на высоком уровне. Налаженный коммуникативный процесс в компании значительно облегчает протекание всех процессов внутренней жизнедеятельности, а наиболее яркую и заметную роль играет в процессе адаптации новых сотрудников и в формировании у них (новичков) лояльности к компании, а также повышает её (лояльность) у старых сотрудников.

К каким ресурсам может прибегнуть служба по работе с персоналом для выполнения этой задачи?

Ресурс 1. HR-блок на внутреннем информационном портале

Для того, чтобы система по поддержке и развитию коммуникативных связей работала без перебоя, важна каждая мелочь: дата рождения в карточке сотрудника компании, информирование сотрудников обо всех происходящих в компании событиях в доступном и понятном виде, отражение всех организационных изменений и т.д.

В настоящее время практически в каждой серьезной компании есть блок по работе с персоналом на внутреннем программном обеспечении. Например, в одной компании по производству и продаже пищевых ингредиентов используют программу собственной разработки, и в ней отведен для работы с персоналом довольно большой блок. В информационном наполнении этого действующего внутреннего портала по работе с персоналом задействованы все сотрудники HR-департамента, отдельные специалисты IT-департамента и сотрудник отдела сервиса. Так, например, HR-менеджеры отвечают за внесение кадровой информации о новом сотруднике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, прописка, наличие детей, семейное положение). Специалист IT-отдела размещает на портале номер внутреннего телефона и адрес рабочей электронной почты нового работника, сотрудник отдела сервиса – номер кабинета и этаж, где он работает.

Но HR-блок включает в себя не только раздел с «персональными данными» на каждого сотрудника, в нем есть и другие разделы: «Конкурсы», «Новости», «Электронный помощник» и др. За наполнение каждого из раздела отвечает определенный сотрудник HR-службы. Например, в разделе «Конкурсы» всегда актуальная информация о корпоративном конкурсе «Лучший сотрудник месяца», в котором могут участвовать и новые сотрудники. В разделе «Новости» размещается информация о том, кто из отделов продаж стал лидером месяца, какого числа пройдет отраслевая выставка и кто примет в ней участие, также здесь можно анонсировать новый выпуск корпоративной газеты и пр.

Также на внутреннем портале компании есть раздел, который называется «Рады представить, или в нашем полку прибыло». Здесь отображаются фотографии недавно пришедших сотрудников. На следующий день после появления в коллективе нового работника система автоматически рассылает всем оповещение о том, что такого-то числа новый сотрудник (дается его фото) вышел на работу (с указанием должности и подразделения), далее следует соответствующая контактная информация (номер кабинета и внутреннего телефона, электронный адрес).

Ресурс 2. Дополнительные опции, облегчающие взаимодействие сотрудников компании

Для вновь принятых на работу сотрудников в компании действует и электронный помощник, который также базируется на внутреннем портале в блоке, посвященном работе с персоналом. Электронный помощник – это такой путеводитель, в котором отражена краткая информация обо всех сервисных сотрудниках, с которыми ему нужно взаимодействовать в работе – как для решения вопросов как личных, так и деловых (которые связаны напрямую с его работой: вопросы его клиентов, поставщиков и т. д.) Например, сотрудник желает заказать цветы на день рождения для своего коллеги или узнать дату выдачи заработной платы, или, например, звонит клиент, и его нужно связать с технологической службой – на какого технолога его переключить или как заказать машину для поездки в командировку к клиенту. Ответы на все эти вопросы он может найти в путеводителе по компании: там отражены ФИО ответственных лиц, их фотографии и необходимые данные – рабочий телефон, кабинет, номер корпуса.

Хочу отметить, что изначально электронный помощник создавался специально для новых сотрудников (этим занималась команда, включающая в себя руководителя отдела персонала и начальника IT-отдела). Но в ходе использования оказалось, что это незаменимая вещь для получения необходимой информации и для старых сотрудников.

Ресурс 3. Информационные доски. Стенды

Практически каждая компания имеет информационные доски, обычно они размещаются по одной-две на каждом из этажей. Часто HR-сотрудник считает, что оформление информационных досок – это довольно нудная и ненужная работа. Но можно подойти к оформлению информационных досок творчески – например, разработать с отделом рекламы единый стиль подачи информации, обновлять не только «сухие» разделы, такие как «Итоги месяца, итоги квартала», но и придумать какие-то «фишки», например, сделать рубрику «Анекдот недели» или «Цитата недели», а также не забывать вывешивать яркие праздничные открытки с поздравлениями как минимум с новым годом и с 8 марта. Если сотрудник компании будет знать, что на информационных досках он увидит не только статичную информацию, но и что-то новое, яркое и даже развлекательное, то он (сотрудник), проходя мимо стенда, всегда обратит свое внимание на него. В компании, где я работала, например, многие сотрудники еженедельно списывали цитаты со стендов и вывешивали у себя в кабинете под рамочку.

На какие информационные блоки можно разделить стенд? Вот один из вариантов: цитата недели (тематическая цитата или афоризм про работу), результаты конкурсов (итоговые и текущие), поздравления (в этом разделе сотрудник отдела персонала вывешивает портреты сотрудников, успешно прошедших испытательный срок, и поздравление по этому случаю, а также поздравления с днем рождения, рождением ребенка, со свадьбой, с новой должностью, новым клиентом и т. д.), анекдот недели (на тему трудовой деятельности).

Ресурс 4. Издание корпоративной газеты

Выпускать корпоративную газету может позволить себе не каждая компания, но почти каждая может выпускать, к примеру, новостные листовки. Главное, как в издании газеты, так и листовок – этот процесс должен быть системным, и если заявлено, что газета выходит раз в квартал, то нужно поддерживать заявленный график, так как сотрудники привыкают и ждут ее выхода.

В компании по производству пищевых ингредиентов HR-служба тоже начала с издания информационной листовки, но с ростом компании росли и потребности сотрудников в информации, и в настоящее газета «Вестник» – это полноценная газета, имеющая свой стиль, преследующая свои цели и помогающая решать задачи руководства. Газета печатается в цветном варианте на плотной бумаге, состоит из четырех листов формата А3 и выходит раз в квартал. Она включает следующие разделы: «От первого лица», «Слово редактора», «События, факты, комментарии», «Новости компании», «Итоги квартала» (полугодия, года), «Мы – профессионалы», «Мы в развитии», «Наше творчество», «Корпоративная жизнь, «Поздравляем!». Писать для корпоративной газеты почетно. Кроме того, это прекрасный инструмент для поднятия корпоративного духа и сплочения коллектива единомышленников, а для нового сотрудника это – источник информации о том, чем живет компания.

Итак, HR-служба имеет в своём распоряжении довольно богатый арсенал методов, позволяющих наладить внутренние коммуникации в компании. Четыре таких способа, которые есть в наличии у каждого из сотрудников отдела персонала, мы с вами сегодня рассмотрели.

Начать дискуссию

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

За уклонение от исправительных работ будут чаще сажать под стражу

Минюст разработал законопроекты, регулирующие вопрос заключения под стражу осужденных, которые уклоняются от принудительных работ.

Лучшие спикеры, новый каждый день

«Утренний бухгалтер» № 5608. Будут изменения по имущественным налогам

Законопроект уже внесен в думу.

УСН

⚡ Срочное разъяснение ФНС: как заполнить уведомление о переходе на УСН

В форме 26.2-1 ювелиры должны ставить код налогоплательщика — 4 но можно и 3.

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
8
261
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
350

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

133

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

3
180

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

191
УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
140

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
284
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

3
89

Интересные материалы

Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс