Как не ошибиться при выборе системы оценки персонала? От каких факторов будет зависеть выбор, на что обратить внимание? В каких случаях целесообразно привлекать внешних экспертов, а в каких лучше выбрать автоматизированную систему оценки? От чего зависит стоимость программы? Как выбрать систему оценки, не только подходящую по стоимости, но и надёжную и удобную?
HR-специалист в любой компании постоянно решает огромное количество задач. Однако оценка при подборе и развитии персонала имеет особое значение. Неудивительно, что все большее количество организаций выбирает автоматизированные программы оценки персонала.
На сегодняшний день на российском рынке широко представлено несколько таких систем. На что следует обратить внимание при их выборе?
Прежде всего, необходимо как можно точнее определить, какие задачи будет решать эта система. При оценке персонала при рекрутинге или, например, ежегодной аттестации к таким системам будут предъявляться различные требования. Также необходимо определить примерное количество кандидатов или сотрудников, которых вы планируете оценить. От этого напрямую будет зависеть первое решение, которое необходимо принять – будет ли система приобретена для внутреннего использования в компании или следует воспользоваться услугами оценки, проводимой экспертами со стороны.
Большинство современных компаний, предлагающих инструменты оценки персонала, оказывают и услуги разовой оценки отдельных сотрудников на базе этих инструментов. В случаях, когда компания небольшая и оценку будут проходить всего несколько человек, этот способ, несомненно, будет более предпочтителен, так как специалисты, проводящие оценку, быстро и по умеренной стоимости предоставят результаты оценки, а также, в большинстве случаев, консультацию и рекомендации.
Однако если в крупной компании будет выбрана периодическая оценка персонала силами привлеченных экспертов, стоит задуматься, не получатся ли такие разовые консультации дороже, чем приобретение системы оценки для внутреннего использования в компании. В таких случаях часто приводится пример с арендой квартиры: расходы на ее покупку, конечно, несоизмеримо больше, чем арендная плата, но в долгосрочной перспективе приобретение жилья в собственность, несомненно, гораздо выгоднее.
Оценивая стоимость приобретения программы оценки персонала для компании, необходимо учитывать все факторы, из которых складывается стоимость. Как правило, условием установки программы в компании является сертификация одного или нескольких штатных сотрудников для работы в программе. Уточните, как проходит обучение, сколько длится, какой сертификат получает прошедший обучение сотрудник. Также необходимо определиться, кто из сотрудников компании может пройти обучение. Как правило, оно длится несколько дней и не требует длительного отрыва от работы. Сертификаты, выдаваемые участникам, обычно, именные, то есть выдаются не на компанию, а на сотрудника. В случае его ухода компании придётся обучить нового человека.
Однако если компания-дистрибьютор не проводит никакого обучения и позиционирует свою программу как инструмент, для использования которого обучение не требуется, то это вызывает определенные опасения. Оценка персонала не должна быть чисто механическим действием, как, к примеру, создание некоторых документов в бухгалтерских программах.
Второй фактор, который влияет на стоимость программы, – это ее установка и ежегодная абонентская плата, если она есть. Уточните, входит ли в эту стоимость техническая поддержка, установка обновлений при необходимости и т.п. Каким образом осуществляется техническая поддержка, будет ли закреплен за компанией специалист, к которому можно обращаться по любым вопросам, связанным с работой программы.
Особенностью этих программ часто является то, что помимо приобретения права использования программы, оплачивается оценка каждого сотрудника. Происходит это следующим образом: человек заполняет необходимые анкеты, далее вы обрабатываете их в системе. Для обработки требуется определенное количество расчетных единиц системы, эти единицы вы приобретаете за дополнительную плату. Так как без этих единиц программа, как, например, машина без бензина, «не поедет», необходимо закладывать в бюджет оценки персонала их систематическое приобретение. С учетом всех этих факторов итоговая стоимость инструмента оценки персонала часто может значительно отличаться от заявленной.
Стоимость, несомненно, является одним из важнейших факторов, влияющих на принятие решения о приобретении программы оценки персонала, но не менее важным является удобство ее применения. Здесь также стоит обратить внимание на множество факторов. Рассмотрим некоторые из них.
Первый момент, который необходимо учитывать, как выглядит опросник, который заполняет кандидат или сотрудник. Если первым (кандидатам) можно отправить приглашение для удаленного заполнения анкеты, то вторые (сотрудники), несомненно, будут заполнять ее в рабочее время. Поэтому стоит обратить внимание на размер анкеты и время, которое требуется на ее заполнение. Кроме того, в России по-прежнему крайне распространено негативное отношение к любым анкетам и оценке и, предлагая для заполнения бланк с парой сотен вопросов, вы можете увеличить этот негатив.
Второй важный фактор: как подводятся итоги выполнения оценки. Результатом обработки анкеты, как правило, является отчет, содержащий сведения о результатах оценки. В некоторых программах сертифицированный специалист пишет его вручную на основе результатов оценки, в других эти отчеты создаются самим инструментом. Обратите внимание на внешний вид отчета, насколько он читабелен для тех сотрудников, которые будут проводить оценку. Отчет обычно имеет помимо текстовой части определенное графическое представление, а именно – шкалы или графики с числовыми параметрами результатов. Стоит выбрать тот вариант, который наиболее понятен до прохождения обучения, так как результаты оценки будут озвучиваться тем, кто не прошел сертификацию, и им должно быть понятно, о чем идет речь.
Текстовые отчеты могут быть различной тематики и удовлетворять узкие потребности компании. Например, можно оценить исключительно лидерские качества человека, его интеллектуальное развитие или эмоциональный интеллект. Обилие вариантов, представленных в сфере оценки персонала сегодня, позволяет без труда выбрать набор отчетов, в наибольшей степени соответствующий потребностям компании.
Далее идут сертификаты, регалии создателей, опыт применения и т.п. Большинство методик, предлагаемых на российском рынке, являются зарубежными разработками. В результате вам, скорее всего, продемонстрируют копию сертификата Европейской Ассоциации Психологов, либо Сообщества Психологов страны происхождения инструмента. Несомненно, большинство из них проходили адаптацию на территории Российской Федерации, и вы сможете ознакомиться с данными этих исследований. Однако в нашей стране до сих пор не существует единого механизма сертификации инструментов оценки, и это значительно затрудняет ее осуществление.
С учетом всех этих факторов можно достаточно точно выбрать вариант оценки из обилия представленных на рынке. А правильный выбор, в свою очередь, позволит как облегчить и частично автоматизировать работу HR-специалиста, так и повысить точность и результативность решений в области управления персоналом, принимаемых в компании.
Начать дискуссию