СЭД ТЕЗИС поможет руководителям, финансистам, бухгалтерам, юристам и другим специалистам организовать эффективную работу с любыми документами.
Рано или поздно любые компании задумываются о приобретении системы электронного документооборота. Главный вопрос — что бизнес получит в результате. Об этом — в обзоре российского продукта, СЭД ТЕЗИС. Возможности системы позволяют автоматизировать канцелярию, управление поручениями, а также работу с различными документами: входящими и исходящими письмами, договорами, служебными записками, заявками.
Польза автоматизации для бизнеса:
- Централизованное хранение документов и удобный поиск. Вместо поиска бумажного документа в папке сотрудники смогут обратиться к единой базе данных. Возможности СЭД позволяют настроить права доступа, поэтому конфиденциальные документы получат достаточную степень защиты. Для поиска документов нужно будет всего лишь ввести несколько ключевых слов.
- Ускорение работы с документами. В системе можно организовать удобную совместную работу: подготовку документов, согласование с различными специалистами (юристами, бухгалтерией, финансистами, руководителями тех или иных направлений), отправку на ознакомление. Плюс, в системе легко понять, какая версия документа актуальна и учесть все комментарии.
- Повышение контроля. Возможности системы позволяют назначать сотрудникам задачи и контролировать исполнение. Когда подходит срок, уведомления поступают и исполнителю, и руководителю.
Помимо этого, СЭД ТЕЗИС дает возможность объединить общий документооборот и обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Документ можно заверить цифровой подписью и направить его через шлюз в Диадок, а оттуда он уйдет контрагенту.
Еще одна важная особенность продукта — наличие мобильного приложения. С его помощью можно выполнять основные действия через смартфон или планшет. Например, можно оставить комментарии по карточке документа и принять решение по согласованию, или поставить подчиненному задачу.
Самое главное — без цифровых инструментов работа с документами остается медленнее, они могут потеряться, при согласовании легко пропустить важный комментарий, сотрудники не понимают, на каком этапе находится процесс. Благодаря СЭД можно автоматизировать эти вопросы и сосредоточиться на том, что приносит бизнесу прибыль.