Если в вашей организации пара автомобилей, и вам приходит 5-6 штрафов в месяц, скорее всего, эта статья не для вас. Наверняка вы вовремя получаете бумажные постановления от ГИБДД, знаете, кто из водителей нарушил правила, и без проблем проводите удержания по бухучету.
Но если в вашем автопарке более 40 машин и много водителей, оплата по бумажным постановлениям становится проблемой:
- Штрафы теряются или не доходят, долги передают приставам на взыскание. Приставы могут арестовать счета компании, и тогда работа встанет.
- Платежные поручения приходится формировать вручную, и чем больше штрафов, тем больше времени отнимает рутина. В суете могут возникнуть ошибки, и тогда штраф не погасится.
- Водители работают по сменам. Для удержания денег из зарплаты приходится вести строгий учет и долго выяснять, кто нарушил правила.
В статье расскажем, как бухгалтеру крупного автопарка оплачивать штрафы без ошибок и легко проводить удержания с водителей.
На кого выносится штраф и кто должен его оплатить
Все штрафы с камер приходят собственнику автомобиля. Поэтому если автомобиль принадлежит юрлицу, любые штрафы на него должна оплачивать организация (ч. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ).
Если водителя остановил инспектор, штраф выпишут на водителя. Компании в этом случае оплачивать штраф не нужно. Исключение — нарушения, в которых предусмотрена ответственность и водителя, и юрлица. Например, штрафы за отсутствие предрейсового медосмотра или неисправный тахограф.
При этом штрафы на организацию обычно крупнее, чем штрафы на физлицо. Например, за парковку на газоне в Москве водителя оштрафуют на 5 000 рублей, а организацию — сразу на 300 тысяч. Чтобы компенсировать убытки, компания может:
1. Обжаловать штраф. Для этого нужно доказать, что в нарушении виноват водитель. ГИБДД прекратит административное производство в отношении компании и выставит штраф на водителя.
2. Подать на водителя в суд и взыскать деньги в гражданском порядке. Правда, с водителем нельзя заключать договор о полной материальной ответственности, поэтому крупный штраф редко получается взыскать даже через суд.
3. Удержать деньги из зарплаты водителя. Если штраф небольшой, это самый простой вариант. Штраф — это прямой действительный ущерб, и работник обязан компенсировать его работодателю (Минфин, письмо 03-04-06/42105).
Какую сумму можно удержать из зарплаты работника
Размер удержания не может превышать 20% от зарплаты за месяц. Если штраф пришел на большую сумму, остальные деньги получится взыскать только со следующей зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
При этом общая сумма удержания не должна превышать среднемесячный заработок водителя (ст. 241 ТК РФ). Суммы сверх среднемесячного заработка можно взыскать с водителя только по договоренности с ним или через суд.
Какие доказательства нужны для удержания денег с водителя
Чтобы удержать штраф с водителя, понадобится доказать его вину в нарушении. Для этого нужно собрать и приложить к приказу об удержании:
1. Постановление о нарушении
Постановление — это доказательство того, что для взыскания денег есть основания.
Бумажные постановления ГИБДД отправляет по почте на юридический адрес компании. Но так как письма часто не доходят или теряются, большинство компаний перепроверяет штрафы онлайн — на сайте ГИБДД, Автокоде, Госуслугах и т.д.
Если компания получает штрафы от разных ведомств, заходить приходится сразу на несколько сайтов. При этом везде, кроме Госуслуг, для проверки нужно вручную набирать данные всех автомобилей компании. На Госуслугах это достаточно сделать один раз, но туда не доходят штрафы «Платон» и постановления региональных ведомств.
2. Доказательства того, что за рулем в момент нарушения был конкретный водитель
Чтобы вычислить нарушителя, нужно сверить смены водителей с временем и местом нарушения. Время и место указано в постановлении о нарушении, а учет смен все ведут по-своему — кто-то в Excel, кто-то в 1C. Обычно этим занимается флит-менеджер, но если его нет, обязанность могут передать бухгалтеру или кадровику.
Если машина сдавалась в аренду, доказательствами вины водителя будут:
- договор аренды или лизинга транспортного средства;
- полис ОСАГО, если в него вписан водитель.
Если водитель оформлен в штат, в качестве доказательства можно использовать путевой лист с отметкой о длительности смены.
Как удержать штраф из зарплаты водителя
Даже если компания планирует удержать штраф с водителя, сначала нужно оплатить его самостоятельно. Это можно сделать через расчетный счет организации.
При ручном заполнении платежки по штрафу нужно быть внимательным: любая ошибка приведет к тому, что штраф не погасится в государственной платежной системе и уйдет на взыскание приставам. За неуплату компании начислят штраф в двойном размере по статье 20.25 КоАП РФ, а приставы возьмут исполнительский сбор — 10 тысяч рублей. С водителя при этом можно будет удержать деньги только за нарушение ПДД. В остальных убытках он не виноват: организация как собственник машины сама должна оплачивать штрафы вовремя.
Когда штраф оплачен, нужно:
1. Издать приказ об удержании в произвольной форме.
Приказ подписывает директор, бухгалтер и водитель, с которого удерживают деньги. Издать приказ нужно не позднее 1 месяца со дня установления работодателем размера ущерба — это день вручения постановления о нарушении. Если месяц прошел, удержать деньги можно только по договоренности с работником или через суд (ст. 248 ТК РФ). Поэтому важно оплачивать и передавать штрафы на взыскание как можно быстрее.
2. Провести удержание в учетной системе компании.
Разберем на примере 1С: «Зарплата и управление персоналом». Для начала в разделе «Настройки» → «Удержания» нужно создать основание для удержания «Штрафы ПДД». Назначение такого удержания — «Удержание в счет расчетов по прочим операциям», вид операции по зарплате — «Возмещение ущерба».
Чтобы создать удержание, нужно перейти в раздел «Зарплата» → «Удержание» → «Удержание по прочим операциям». В поле «Размер» указать сумму штрафа, в поле «Удержание» — штрафы ПДД.
При расчете зарплаты в конце месяца в документе «Начисление зарплаты и взносов» отобразятся удержания по штрафам.
Копии путевого листа, приказа об удержании и постановления о нарушении лучше сохранить на случай споров с водителем.
Как автоматизировать удержание штрафов с водителя
Автоматизировать удержание штрафа с водителя можно при помощи специального сервиса для юрлиц — OnlineГИБДД. Сервис:
1. Вовремя отследит штраф любого ведомства — ГИБДД, МАДИ, АМПП, Ространснадзора и т.д. Не придется собирать бумажные постановления или проверять штрафы на разных сайтах.
2. По каждому штрафу покажет время и место нарушения. Эта информация поможет установить виновника нарушения, если вы ведете учет смен в 1С или другой программе.
3. Поможет оплатить штраф без ошибок. В сервисе можно скачать правильно заполненные платежные поручения и выгрузить их в банк-клиент. Также вы можете оплачивать штрафы прямо через OnlineГИБДД — картой или с расчетного счета компании.
4. Проверит погашение штрафов в государственной платежной системе. Если платеж по какой-то причине не прошел, вы об этом узнаете и сможете принять меры.
5. Поможет вести учет смен водителей. За каждым автомобилем компании можно закрепить водителей, которые им управляют, и указать продолжительность смены.
6. Покажет, на какой автомобиль пришел штраф и кто был за рулем в момент нарушения. Данные по штрафам каждого водителя можно выгрузить в таблицу. Вы будете знать, сколько денег нужно с него списать.
С OnlineГИБДД только на заполнении платежек бухгалтер автопарка на 50 машин сможет экономить 2 часа рабочего времени в неделю. Если нужно, все данные о штрафах и водителях сервис передаст в 1С, в личный кабинет сервиса заходить не придется. Вам останется только провести удержание денег с водителя по бухучету.
Проконсультироваться по внедрению сервиса можно:
- на сайте — https://onlinegibdd.ru/partneram/business/
-
по телефону
8-800-250-8335 - по электронной почте info@onlinegibdd.ru
Начать дискуссию